Dar una buena bienvenida a las nuevas personas empleadas puede ser la mejor carta de presentación de una empresa. ¿Sabes cómo recibir el talento para integrarlo con éxito? ¡Descúbrelo!
Tras la fase de reclutamiento y el proceso de selección, que desemboca en la elección de la persona candidata más compatible con el puesto que necesitamos cubrir, es momento de acogerla e integrarla lo mejor posible en la empresa. Pero ¿cómo conseguirlo? ¿Cómo elaborar un buen plan de acogida para nuevas personas empleadas y ponerlo en práctica? ¡Te lo explicamos!
¿Qué es un plan de acogida?
Un plan de acogida es un documento detallado con información clave sobre la empresa y el puesto de trabajo que cubrirá la persona incorporada. Al redactarlo, cada compañía debe tener en cuenta sus propios valores, objetivos y necesidades para transferirlos correctamente a los recién llegados profesionales y favorecer el onboarding.
Facilitar la adaptación, fomentar la motivación y la integración en la compañía, así como transmitir claramente la cultura de la empresa, son objetivos prioritarios cuando recibimos a nuevas personas empleadas.
¿Quién debe participar en el plan de acogida?
Si bien es cierto que el plan de acogida suele originarse en los departamentos de RRHH, estos no son los únicos que deberían implicarse en esta tarea. Veamos cuáles son los actores que deben involucrarse y sus principales roles:
- Recursos Humanos: después de liderar el reclutamiento de personal, culminando en un proceso de selección y posterior contratación del perfil más idóneo, el área de personas desarrolla el plan de acogida y revisa cómo responde. Para ello, recibe feedback tanto de la persona que se incorpora como de la persona responsable de ella en la empresa, lo cual permite detectar prácticas mejorables y favorecer los procesos de adaptación.
- Persona supervisora del puesto: este perfil tiene un papel esencial sobre el acogimiento de la nueva persona empleada, ya que ejerce de guía e interlocutor con ella. Es también quien resuelve sus dudas y vela por el buen entendimiento del plan de acogida establecido.
- Resto del equipo: contribuye a integrar a la nueva incorporación a la plantilla, generándole mayor confianza y un buen ambiente laboral. Su intervención es indispensable para familiarizar a las personas que se incorporan con la rutina laboral y la cultura corporativa. De hecho, pueden elegirse perfiles específicos para desarrollar un programa de acompañamiento más personalizado, liderado por un Buddy.
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¿Cuáles son las ventajas de implementar un plan de acogida?
Elaborar y aplicar un plan de acogida en la empresa trae consigo una buena suma de ventajas:
- Favorece que la nueva persona empleada se adapte mejor y más rápido a la compañía. Fruto de esta exitosa adaptación, su productividad tomará un mayor impulso y, con ello, aumentará su motivación y sentido de pertenencia hacia la empresa.
- Permite establecer un protocolo para que todas las personas se incorporen siguiendo las mismas dinámicas y proporcionándoles la información necesaria.
- Mejora el proceso de incorporación, haciéndolo más organizado y controlado, ya que la empresa puede elegir en todo momento qué comunicar y no a los nuevos perfiles.
- Fomenta la comunicación interna (en el equipo y entre departamentos o unidades).
- Mejora la imagen que el nuevo perfil tiene de la organización a la que acaba de llegar. De esta manera, se crean los mejores embajadores de marca para fortalecer el employer branding.
- Instaura hábitos positivos para mejorar el desempeño de las personas empleadas y mejorar el clima laboral.
- Optimiza procesos y gastos, reduce la rotación de personal e incrementa la fidelización del talento.
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¿Cómo hacer un plan de acogida?
Hemos visto qué es un plan de acogida, quiénes lo lideran y por qué es una buena inversión en las organizaciones. Ahora vamos a ver cómo crearlo: cuáles son los elementos que debe incluir y en qué fases se desarrolla.
Estructura del plan de acogida
En la gestión de RRHH, hay tres partes que dan forma a la estructura de la etapa inicial de un plan de acogida:
- Dimensión general: incluye los datos globales de la compañía independientemente del puesto o departamento, como su historia, personas fundadoras, hitos, niveles de facturación, organigrama etc., así como el servicio que proporciona y la información de contacto. En esta estructura general también se contemplan las principales normativas internas, los canales de comunicación, el funcionamiento de los programas informáticos corporativos y los protocolos de atención al cliente.
- Dimensión específica: orientada al departamento concreto que va a ocupar la nueva persona empleada. Por lo que, esta parte debe contener el organigrama de la unidad, el detalle de las tareas a realizar en el puesto y la metodología de trabajo alineada al cumplimiento de objetivos estratégicos.
- Dimensión formativa: en esta parte se deben definir los objetivos y las acciones relacionadas con el desarrollo y la capacitación de las personas empleadas e informarlas de las opciones de aprendizaje, promoción interna y evaluación del desempeño que se ofrecen.
Elementos imprescindibles en el plan de acogida
Todo plan de acogida debe contar con unos elementos clave, cuyo contenido se organizará de forma precisa y concisa:
- Información general: todos los datos que definen a la empresa, así como sus productos y/o servicios.
- Objetivos: qué quiere lograr la entidad y qué visión adopta para conseguirlo.
- Valores corporativos: los propósitos que impulsan las actitudes y las acciones de las personas que integran la compañía. O lo que es lo mismo: la máxima representación de la misión y la visión de una empresa.
- Datos importantes del puesto: la información detallada sobre las tareas a desempeñar en el puesto.
- Información sobre los planes formativos y de desarrollo del talento.
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Fases del plan de acogida
Para que el plan de acogida sea satisfactorio es importante desarrollarlo en las siguientes fases, teniendo en cuenta los diferentes niveles de estructura mencionados anteriormente:
- Cultura organizacional: el primer paso al implementar un plan de acogida es facilitar la asimilación de toda la información acerca de la compañía: genérica, concreta y relacionada con la formación. De esta manera la persona que llega a la empresa toma el máximo conocimiento de la organización y de su misión en ella.
- Presentación: se realiza la presentación del equipo a la nueva incorporación y se le hace un tour por las instalaciones si se trata de un trabajo con presencialidad.
- Seguimiento inicial: tras las etapas previas de toma de contacto y confianza, el nuevo perfil iniciará sus primeras tareas recibiendo seguimiento y apoyo de sus supervisores. En esta fase se puede favorecer la acogida a través de recursos como el manual de bienvenida, el acceso al organigrama, un documento que responda a preguntas frecuentes, instrucciones sobre procesos determinados, etc.
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Ejemplos de planes de acogida creativos y originales
No cabe duda de que idear un buen plan de acogida repercute directamente sobre la fidelización del talento, el compromiso laboral y, en suma, influye en el crecimiento de cualquier compañía. Por ello, es indispensable poner todos los esfuerzos en ofrecer un recibimiento que esté a la altura de las circunstancias.
¿Necesitas ideas para desarrollar un plan de acogida creativo y que cumpla su cometido? ¡Puedes inspirarte en estos ejemplos!
Buddy Program
El Buddy Program, también conocido como programa de acompañamiento, consiste en elegir a una persona empleada con recorrido en la empresa, y vinculada al departamento que recibe la nueva incorporación, para facilitarle el proceso de adaptación.
El Buddy, perfil que se encarga de guiar al profesional recién llegado, es una pieza clave para transmitir la cultura corporativa, además de responder dudas, explicar funciones y procesos, así como ofrecer toda la información necesaria para que la nueva persona empleada pueda desempeñar su labor correctamente.
Búsqueda del tesoro
Para darle un toque lúdico al plan de acogida, puedes plantear la dinámica de grupo de la búsqueda del tesoro. ¿En qué consiste? Se trata de organizar una serie de actividades con preguntas, pistas y desafíos por resolver. A través de este itinerario, las nuevas personas empleadas pueden conocer mejor todos los departamentos y obtener información clave de la compañía. Al mismo tiempo se fomenta la colaboración y el trabajo en equipo desde el primer momento.
Vídeo de bienvenida
Otra idea para crear un plan de bienvenida original es preparar un video donde la plantilla haga sus presentaciones sobre qué rol ocupan en la empresa y por qué forman parte de esta. Este formato facilita que la nueva persona empleada sepa quién hace qué, y que pueda poner nombre y cara al equipo con el que va a trabajar, por lo que es óptimo en modelos de teletrabajo.
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Decoración de la mesa de trabajo
Si la persona se incorpora presencial, la bienvenida puede tomar un tono más emotivo y festivo. ¿Cómo? “Vistiendo de gala” el espacio de trabajo para la ocasión con globos, pancarta, música y un pequeño tentempié o pastel de bienvenida.
Manual de bienvenida creativo
Otro ejemplo de plan de acogida con plus de creatividad es darle una vuelta al clásico y extenso manual de bienvenida. Para lograrlo se puede optar por una comunicación más informal y dar más presencia a los recursos visuales para que resulte más atractivo de leer.
Fiesta sorpresa
Organizar una fiesta de bienvenida sorpresa para la nueva persona empleada puede ser otra forma de celebrar a lo grande su incorporación, además de hacerla memorable para ella. Se trata de una forma de expresar aprecio y admiración por la plantilla, a la vez que se genera confianza desde el primer día y favorece el clima laboral.
Campamento de entretenimiento
Esta propuesta de plan de acogida consiste en llevar a la persona que se incorpora por las diferentes áreas de la empresa para que conozca la función e importancia de cada departamento. Esta iniciativa refuerza la cooperación y permite saber cuál es la misión de cada persona empleada en la organización.
Fiesta de los 100 días
Esta fiesta va más allá de los primeros días de acogida, ya que consiste en celebrar los tres meses que cumple la persona incorporada, que ya ha ido adaptándose a la empresa y asimilando sus responsabilidades. Puede ser una forma emocionante de festejar que el plan de acogida ha dado sus buenos frutos.
En definitiva, como ves, crear un plan de acogida tiene una buena suma de beneficios y múltiples posibilidades para hacerlo tan efectivo como inolvidable. En Grupo Castilla, desde nuestra área Talent Services, nuestro personal experto puede ayudarte a satisfacer el ciclo de vida de las personas empleadas desde su incorporación en la empresa. ¿Te ayudamos a gestionar el talento?
