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Capacitación de personal: qué es y cómo crear una estrategia efectiva 

Descubre cómo mejorar la capacitación de personal

Publicado el 29 diciembre, 2023 - Modificado el 1 febrero, 2024

Eleva las competencias y las habilidades de tu plantilla con un plan efectivo de capacitación de personal. ¡Te damos las claves para crearlo e impulsar el desarrollo profesional de tu equipo!

La capacitación de personal es una práctica fundamental que impulsa el crecimiento y el éxito de una organización. En este artículo nos sumergimos en el ámbito de la formación y la capacitación de personal, abordando en profundidad su definición, las ventajas que ofrece y cómo diseñar una estrategia efectiva dentro de la empresa. ¿Nos acompañas?  

¿Qué es la capacitación del personal?  

Podemos definir la capacitación de personal como un proceso continuo y sistemático que busca desarrollar las habilidades, conocimientos y competencias de las personas empleadas en una organización. El objetivo de este proceso es optimizar el desempeño y productividad de la plantilla, lo que contribuye directamente al logro de los objetivos corporativos. La estrategia de capacitación va más allá de la simple formación inicial, abarcando el aprendizaje a lo largo de toda la trayectoria laboral.  

Ventajas de la capacitación de personal   

La inversión en capacitación de personal conlleva una serie de ventajas significativas que impactan positivamente en la organización:  

  • Productividad: las personas capacitadas son más competentes en sus funciones, lo que se traduce en un aumento de la productividad y la eficiencia operativa.  
  • Motivación: la capacitación muestra al personal que la empresa se preocupa por su crecimiento profesional. Esto genera un mayor compromiso, motivación y satisfacción laboral.  
  • Retención del personal: las personas empleadas que reciben capacitación suelen sentirse más valoradas y comprometidas con la organización, lo que reduce la rotación de personal y las fugas de talento.  
  • Cultura corporativa: asimismo, la capacitación se convierte en un medio para transmitir y fortalecer los valores y la cultura corporativa, creando un ambiente de trabajo cohesivo y alineado con los objetivos de la empresa. 

Cómo diseñar una estrategia de capacitación de personal de éxito 

La elaboración de una estrategia efectiva de capacitación de personal requiere una planificación meticulosa, que consta de una serie de pasos clave que veremos a continuación.  

Definición del problema 

El primer paso implica identificar aquellas áreas específicas donde las personas empleadas necesitan mejorar sus habilidades o conocimientos. Esto puede lograrse a través de encuestas, evaluaciones de desempeño y la recopilación de retroalimentación, tanto de los equipos de trabajo como de sus supervisores.  

Establecimiento de objetivos 

Una vez identificadas las áreas de mejora, es fundamental establecer objetivos claros de capacitación. Estos deben ser objetivos SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y poder alcanzarse en un tiempo definido. 

Criterios de desempeño 

Determinar cómo se medirá el éxito de la capacitación es esencial. Para ello, lo mejor es establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) que permitan evaluar el impacto de la capacitación en la organización, como el aumento de la producción o la mejora de la satisfacción del cliente.  

Control y seguimiento 

La capacitación no es un evento aislado, sino que debe constituirse como un proceso continuo. Realizar un seguimiento constante del progreso de las personas empleadas durante y después de la capacitación garantiza que estén aplicando efectivamente lo aprendido en sus funciones diarias.  

Observación a largo plazo  

La mejora continua es clave. Es imprescindible evaluar regularmente las necesidades de capacitación y ajustar la estrategia según sea necesario para garantizar que la organización esté alineada con los cambios en el mercado y las demandas de la industria. 

Etapas del proceso de capacitación  

Una estrategia correcta de capacitación de personal se divide en diversas etapas, cada una de las cuales tiene su propio propósito:  

  • Diagnóstico: en esta etapa se identifican las necesidades de capacitación mediante el análisis de las habilidades actuales del personal y la evaluación de las brechas de conocimiento, es decir, la diferencia entre lo que las personas empleadas saben y lo que la empresa necesita que sepan.  
  • Intervención: a continuación, comienza el proceso de diseño y ejecución del programa de capacitación, en el que se seleccionan las herramientas y los métodos adecuados para abordar las necesidades identificadas.  
  • Comprobación: durante esta fase se evalúa el desempeño de las personas empleadas después de la capacitación para determinar si se han alcanzado los objetivos establecidos.  
  • Evaluación: la etapa de evaluación se centra en medir el impacto general que ha tenido el proceso de capacitación en la organización, incluyendo mejoras en la productividad, el compromiso del personal y la satisfacción del cliente.  

Modelos de capacitación de personal 

En función del tipo de organización y las necesidades concretas detectadas durante el primer momento de la estrategia, es posible elegir entre distintos modelos de capacitación, cada uno de los cuales tiene su propio enfoque.  

Modelo de entrenamiento basado en la gestión por competencias 

Parte de una detección previa de las necesidades formativas de la plantilla, que se realiza mediante una evaluación de competencias, a partir de la cual es posible poner en marcha un plan de formación que solvente las carencias detectadas en el primer paso. Requiere de un conocimiento exhaustivo de las competencias requeridas y un plan con las acciones concretas para alcanzar las aptitudes necesarias. 

Modelo de Arnold 

Se basa en la evaluación continua y la retroalimentación constante, creando un ambiente de aprendizaje interactivo y colaborativo. Se enfoca en analizar la implicación que tiene cada competencia que adquiere la persona, no solo a nivel laboral, sino incluso en su vida personal.  

Modelos de Chiavenato 

Considera la capacitación como una inversión en capital humano, lo que implica una comprensión profunda de las necesidades y el potencial del personal empleado. Funciona dividiendo el tiempo de capacitación en función del uso, el tiempo y las posibles aplicaciones de cada competencia aprendida.  

Técnicas de capacitación de personal 

Existen innumerables técnicas de capacitación, que abarcan una amplia variedad de enfoques para lograr el objetivo final: el aprendizaje y desarrollo de las personas empleadas.  

Entrenamiento motivacional  

Esta técnica se centra en motivar a la plantilla a través de estrategias que refuerzan su compromiso y autoestima, estimulando el aprendizaje. Los momentos de desmotivación o baja productividad son una gran oportunidad para implementar este tipo de formación, una vez que se conozcan los motivos que han provocado esa bajada en la implicación de la persona (usualmente, monotonía, bajas perspectivas de desarrollo o problemas con el equipo o superiores).  

El entrenamiento motivacional está basado en la resolución de casos prácticos, la mejora de las políticas de valoración, la organización de acciones formativas para cubrir aquellas áreas que generan más desinterés en la plantilla o la puesta en marcha de un plan de incentivos asociados a la productividad.  

Capacitación organizacional 

Aquí se desarrolla la estructura organizativa y se fomenta el trabajo en equipo, creando una cultura de aprendizaje y mejora continua. Este tipo de capacitación propone un programa formativo completo que garantice que todas y cada una de las personas que trabajan en la empresa puedan adquirir los conocimientos que necesitan para desempeñar sus tareas diarias.  

Formación en liderazgo   

Se orienta a mejorar las habilidades de liderazgo, esenciales para el desarrollo de las personas líderes en la empresa, y es precisamente a estos puestos a los que está dirigida. Entre otras capacidades, se centra en la gestión de personas, la resolución de conflictos y el pensamiento crítico.  

Tipos de programa de capacitación    

Una vez elegido el modelo y las técnicas de capacitación más interesantes en función de las circunstancias de la empresa, es el momento de ver qué tipo de programa de capacitación es el más adecuado para cubrir las necesidades específicas de la organización. Estos son algunos de los más importantes:  

Incorporación y orientación  

Orienta a las personas que se incorporan en la compañía, incluye información acerca de la cultura y las políticas de la empresa, así como de su historia, misión, visión y valores. Habitualmente, en este punto se incluye la información acerca del cargo que la persona va a desempeñar y las expectativas que se tienen sobre ella. Este tipo de capacitación está orientada a facilitar su adaptación al nuevo puesto.  

Capacitación sobre cumplimiento 

Puede estar incluida en la capacitación de incorporación y sirve para asegurar que las personas empleadas conozcan y cumplan con las regulaciones y políticas vigentes, tanto en la propia compañía como en la industria, contribuyendo a reducir riesgos tanto legales como operativos. 

Capacitación en hard skills  

Esta capacitación se enfoca en el desarrollo de hard skills, las habilidades técnicas y específicas necesarias para desarrollar las funciones inherentes al puesto de trabajo, especialmente en el caso de áreas particulares como la programación, las ventas o el diseño.     

Capacitación en soft skills  

El dominio de las soft skills, o habilidades “blandas” que, si bien no son imprescindibles para un puesto concreto, sí contribuyen a mejorar el éxito de la empresa. Nos referimos a habilidades como la comunicación, el trabajo en equipo, la resolución de conflictos y el liderazgo, que son esenciales en cualquier entorno laboral.  

Capacitación sobre productos 

Aporta a las personas empleadas la formación necesaria acerca de los productos y servicios específicos de la empresa, lo que les permite ofrecer un mejor servicio al cliente.  

Cómo organizar la capacitación de personal 

La capacitación del personal puede llevarse a cabo de diversas maneras, cada una de las cuales tiene sus propias ventajas:  

Capacitación presencial 

Se trata del método de capacitación tradicional, en el que una persona profesional imparte formación en un aula a la plantilla, lo que resulta ideal para generar interacciones directas y prácticas.  

Entre las ventajas de este método destaca que todos los participantes están familiarizados con esta dinámica, que además es fácil de organizar y de personalizar, pero tiene costes por alumnado significativamente más altos que otras opciones. 

Capacitación presencial virtual 

El aprendizaje en línea en tiempo real a través de plataformas de videoconferencia y webinars es muy similar al aprendizaje tradicional, aunque traslada el aula física al espacio online

La capacitación presencial virtual elimina la necesidad de disponer de un espacio físico y permite que las personas puedan capacitarse independientemente de dónde se encuentren, lo que resulta una enorme ventaja en aquellas empresas que han implementado el teletrabajo. Eso sí, es necesario que las personas asistentes cuenten con una buena conexión a Internet y equipos compatibles, además de estar familiarizados con la tecnología.  

Aprendizaje en línea 

Ofrece módulos de capacitación disponibles en línea, permitiendo a las personas empleadas aprender a su propio ritmo. Se trata del formato imperante ahora mismo, ya que a las ventajas anteriores se une la libertad horaria para las personas que siguen la formación y una mejor relación de coste beneficio para la empresa. 

Es probable que el coste inicial de esta forma de capacitación sea un tanto más elevado y el acceso a la tecnología puede ser un desafío para determinadas personas, especialmente las plantillas de edad más avanzada o con trabajos menos tecnológicos.  

B-learning 

Combinación de capacitación presencial y online, aprovechando lo mejor de ambos mundos para adaptarse a diferentes estilos de aprendizaje. Entre sus ventajas destaca que es escalable y ofrece una mayor accesibilidad a la formación, mientras que su principal desventaja es la infraestructura requerida, que aúna las necesidades de ambos tipos de formación.  

¿Cómo medir el ROI de un proceso de capacitación del personal?  

La medición del ROI, o retorno sobre la inversión, es esencial para evaluar el impacto de la capacitación, tanto sobre las personas empleadas como en la empresa. A la hora de analizar esta métrica, se deben considerar factores como:  

  • Aprendizaje: el conocimiento y las habilidades adquiridas por las personas empleadas durante la capacitación.  
  • Satisfacción: es interesante obtener retroalimentación directa de las personas participantes en el proceso acerca de su experiencia de capacitación.  
  • Valor: análisis del valor agregado por la capacitación en términos de mejora del desempeño y la productividad.  
  • Eficiencia: relación entre los recursos invertidos en capacitación y los resultados obtenidos.  
  • Impacto económico: huella financiera de la capacitación, en términos de aumento de ingresos, reducción de costes o mejora de la retención de clientes.  

En resumen, la capacitación de personal es un proceso fundamental en cualquier organización que busca el crecimiento y el éxito sostenible. Desde su definición hasta la implementación de estrategias efectivas, la capacitación desempeña un papel clave en el desarrollo de equipos de trabajo altamente competentes y comprometidos.   

Al abordar las necesidades de capacitación de manera integral, utilizando diversas técnicas y modelos, y evaluando constantemente el impacto, las organizaciones pueden aprovechar al máximo el potencial de su talento humano. La inversión en la capacitación de personal es una inversión en el futuro y la competitividad de la empresa.  

¿Quieres implementar un plan de formación en tu empresa? Desde Grupo Castilla te ayudamos a potenciar las competencias y habilidades profesionales de tu equipo. Desarrollamos acciones formativas a medida de las necesidades de tu plantilla y organización, además de medir la asimilación de los conocimientos. Nuestro enfoque 360º en gestión de Personas, único en el mercado, es tu mejor aliado para sacar la mejor versión de tus personas empleadas. ¿Te acompañamos en la formación de personal?  


Un artículo de:
Nuria Martínez
Responsable Unidad de Talento en Grupo Castilla

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