Onboarding: qué es y cómo gestionarlo desde RRHH 

Seguro que este concepto te resulta familiar si te dedicas a la gestión de personas. Si estás buscando cómo optimizar el proceso de incorporación del nuevo talento en tu empresa, estás en el lugar adecuado. ¡Empieza tu hoja de ruta! 

Incorporarse a una empresa es una experiencia memorable para las personas empleadas. ¿Tu proceso de onboarding va por buen camino? ¿Necesitas herramientas y pautas para mejorarlo? ¡Te damos las claves! 

Las primeras veces nunca se olvidan y pueden marcar un antes y un después en la percepción que el personal empleado tenga de la organización, además de influir en la productividad y en la fidelización del talento.  

Sigue leyendo porque te contamos todo lo que debes saber para integrar con éxito a nuevas personas en tu organización: cómo hacer el onboarding paso a paso y con qué medios, además de presentarte algunos ejemplos como fuente de inspiración.  

Qué  es el onboarding

El onboarding es el proceso de incorporación que las empresas desarrollan para dar la bienvenida e integrar a las personas empleadas en los equipos.  Mediante este procedimiento, el nuevo talento puede familiarizarse con los valores y objetivos de la organización, conocer el rol que desempeñará y conectar con el equipo.  

Para qué sirve el onboarding 

El onboarding tiene un claro propósito: facilitar la integración de las nuevas personas empleadas en una organización, conectándolas con la cultura empresarial y las dinámicas profesionales. Más allá de presentar a la persona sus funciones y responsabilidades, este proceso busca que se sienta parte del equipo desde el primer día.  

Por tanto, el onboarding es una herramienta que pone en el centro a las personas, al margen de incluir la gestión de trámites administrativos y la asignación de tareas a realizar. Implica acompañar al nuevo talento en su nuevo reto profesional y transmitirle qué papel va a desempeñar dentro de la empresa. Este enfoque integral hace que cada integrante comience con confianza, compromiso y motivación en su nuevo puesto de trabajo.  

Inducción vs onboarding 

A pesar de que son términos que a veces se usan como sinónimos, inducción y onboarding tienen enfoques y finalidades distintas: 

• Inducción: se centra en la parte operativa y técnica del proceso de incorporación. Se realiza de forma puntual y busca familiarizar a las personas empleadas con los procesos de la compañía. Incluye el manual de bienvenida, la firma de documentos, la entrega de materiales de trabajo y las explicaciones en materia de normativas laborales.   
• Onboarding: es un proceso que se desarrolla paulatinamente y en profundidad, por lo que puede durar varias semanas o meses. Su objetivo es garantizar que toda persona que se incorpora en la empresa comprenda sus funciones e impacto en la compañía, se adapte plenamente en el equipo y entre en contacto con la cultura de la organización.  

Tipos de onboarding 

Existen diferentes tipos de onboarding que debemos diferenciar: 

• Onboarding On-Site: es el método convencional de onboarding. Por tanto, se trata de una incorporación presencial al puesto de trabajo, aunque también irá acompañada de información y herramientas digitales con las que el nuevo talento deberá familiarizarse durante los días posteriores.   
• Onboarding Semi-On-Site: en este proceso, el nuevo personal empleado recibe información los días previos a la incorporación para que llegue el primer día con los deberes hechos. Es decir, con los datos de la organización proporcionados, por una parte, y, por otra, manuales de procedimiento, libros de estilo propios de su unidad, etc. Aunque en esta modalidad se contempla una segunda fase de conocimiento de herramientas y procesos presenciales.   
• Onboarding Digital: es el también denominado onboarding online o remoto. El proceso está digitalizado por completo y las nuevas incorporaciones no tienen la necesidad de acudir a su puesto presencialmente para adquirir el conocimiento necesario sobre el desempeño de sus tareas.    

¿Cuáles son los principales objetivos de los procesos de onboarding? 

Un buen onboarding no se rige por el arte de la improvisación, sino que requiere una planificación estratégica con objetivos claros como: 

• Reducir la incertidumbre: los primeros días suelen derivar en un mar de dudas. El onboarding debe ofrecer una completa orientación sobre roles, responsabilidades y expectativas, así como un punto claro de comunicación ante cualquier consulta que pueda surgir.  
• Asegurar el encaje cultural: las nuevas incorporaciones deben conocer los valores, misión y visión de la organización, haciendo que se identifiquen con ellos y se adapten satisfactoriamente en la empresa.  
• Transmitir cuál es el rol del puesto de trabajo: el nuevo talento debe tener claro qué funciones y responsabilidades debe ejercer y lo que la empresa espera de él. Asimismo, debe tener acceso al organigrama y saber a quién debe dar parte de sus tareas y quién le reportará las suyas si corresponde.  
• Promover la conexión con el equipo: es importante que las personas recién llegadas se sientan integradas y acompañadas por sus compañeros/as y responsables. Propiciar un entorno colaborativo durante la acogida en la empresa es clave.  
• Fomentar el aprendizaje desde el inicio: aportar recursos y herramientas para favorecer el desempeño ayuda a que las personas adquieran antes los conocimientos y habilidades para desenvolverse en su posición.  
• Generar feedback: dar y recibir retroalimentación durante el proceso de integración permite detectar mejoras, incentivar la motivación del nuevo talento y asegurar que el onboarding está dando sus frutos.  

Cómo realizar un onboarding exitoso  

Es momento de pasar a la práctica y ver cómo crear una experiencia de onboarding satisfactoria. Estos son los pasos clave que no debes perder de vista para conseguir una incorporación eficaz del talento que se incorpora en tu empresa:  

• Diseña el proceso: esto engloba la identificación de objetivos e hitos clave en las primeras semanas o meses, así como la generación de materiales y recursos requeridos para favorecer la adaptación y el ajuste con la filosofía de la empresa. Asimismo, se incluye la inclusión de la figura del Buddy, un/a compañero/a asignado/a a la nueva persona empleada durante su proceso de onboarding. Este rol facilita la integración del nuevo miembro al equipo y a la organización, proporcionándole apoyo práctico y social durante sus primeros días o semanas en el trabajo.
• Planifica la jornada: el primer día requiere una atención especial y debería incluir una bienvenida personalizada, presentaciones con el equipo directo y otros departamentos vinculados, un recorrido por las instalaciones si la incorporación es presencial o una demo de las herramientas principales si es en remoto. Procura también proporcionar una agenda clara con las actividades que le esperan a la persona en su primera jornada de trabajo. La idea es que se sienta bien recibida y con una mayor tranquilidad gracias a una buena guía y organización.   
• Ejecuta el programa: es hora de poner en marcha el plan establecido. La ejecución puede ser flexible para ajustarse a cada necesidad, pero sin perder el foco objetivo. Asegúrate de cumplir con los plazos establecidos, de proporcionar la capacitación necesaria y de atender cualquier duda que se genere durante el proceso. Evidentemente, todo el equipo implicado deberá estar alineado para guiar a la nueva persona empleada hacia la misma dirección.   
• Realiza seguimiento y evaluación: el onboarding no termina con la adaptación de los primeros días del nuevo talento. Es indispensable realizar un seguimiento continuo para verificar su efectividad y aplicar mejoras si es necesario. Evaluar el progreso de la nueva persona empleada y recopilar su feedback y el del equipo son fuentes de conocimiento para optimizar futuros procesos de incorporación.  

En definitiva, el onboarding, como también sucede con el offboarding, es un proceso cuyo éxito depende en gran medida de una correcta planificación. 

Comunicación interna

Para que un proceso de onboarding sea eficaz, no podemos olvidarnos de uno de sus pilares claves: la comunicación interna. Esta no solo facilita la integración de las personas empleadas y propicia un entorno colaborativo que potencia el valor de las personas en las empresas, poniéndolas en el core del negocio.  

Favorecer el feedback entre el nuevo talento y las personas que ya integran la empresa genera confianza desde el principio, refuerza la cultura organizacional y optimiza la gestión de trámites y el acceso a recursos clave.  

Contar con soluciones que conectan a las personas y centralizan la información es una decisión más que acertada en este escenario. Un portal del personal empleado, como Emplower de Grupo Castilla, es un ejemplo claro de cómo la tecnología al servicio del conocimiento puede transformar el employee experience desde su primera fase: el onboarding. 

Gracias a este tipo de plataformas que facilitan la comunicación interna, las personas que integran las organizaciones pueden: 

• Acceder y actualizar sus datos fácilmente. 
• Gestionar permisos, ausencias y vacaciones en un clic. 
• Consultar documentación laboral como nóminas y certificados. 
• Acceder a noticias corporativas y notificaciones importantes.  

De esta forma, el nuevo talento está orientado de forma temprana y, a su vez, se refuerza la transparencia empresarial. Además, con la proliferación del trabajo en remoto y la flexibilidad horaria, disponer de canales de comunicación corporativos es un must en el panorama laboral actual, donde el onboarding digital está ganando cada vez más protagonismo.  

¿Cómo hacer un onboarding digital? 

Cuando la empresa apuesta por modalidades de trabajo en remoto o híbrido, con equipos distribuidos por diferentes puntos geográficos, el onboarding abre paso a nuevos retos. Ten en cuenta estas pautas para hacerlo exitoso: 

• Digitaliza la documentación: envía contratos y políticas internas antes del primer día. 
• Proporciona una experiencia virtual efectiva: diseña sesiones interactivas con vídeos, tutorías y otros recursos que sirvan de guía.  
• Establece un mentor o Buddy: asigna a una persona del equipo que acompañe a la nueva persona que se incorpora en sus primeros días y que sea el punto de contacto para resolver cualquier duda.  
• Utiliza un canal de comunicación efectivo, como un portal de la persona empleada, para facilitar la retroalimentación constante en equipos que trabajan en remoto.  
• Emplea herramientas que te permitan optimizar el proceso de onboarding: plataformas eLearning, así como herramientas virtuales como Microsoft Teams o Zoom que faciliten las presentaciones, reuniones y formaciones online.  

Herramientas para facilitar el onboarding 

Y hablando de herramientas que hagan del onboarding una experiencia más enriquecedora y efectiva, hay ciertas soluciones digitales que pueden ser grandes aliadas:  

• Checklists: crear listas de verificación asegura que ningún paso se quede atrás.  
• Herramientas especializadas: existen plataformas específicas que permiten automatizar buena parte del proceso de onboarding, centralizando trámites y comunicaciones.  
• Herramientas integradas – Human Resources Management System (HRMS): con un sistema de gestión de personas integrado puedes gestionar el proceso de incorporación junto con otras áreas clave como la nómina, la evaluación y la compensación.  
• Firma electrónica: digitaliza la gestión de documentos con herramientas y agiliza trámites. Reduce al 100% el uso del papel e incrementa la seguridad de los datos.  
• Learning Management Systems (LMS): las plataformas de gestión del aprendizaje, como la que te ofrecemos desde Grupo Castilla, ponen a la persona en el centro y recrean un espacio donde el conocimiento se adapta a las necesidades reales. Hablamos de una solución que permite desarrollar proyectos innovadores, pero también bonificar cursos de formación cuando sea oportuno.  
• Chatbots: ideales para resolver dudas frecuentes o guiar a la persona empleada en tiempo real durante su incorporación.  
• Herramientas multimedia gratuitas: hay plataformas visuales que permiten crear materiales atractivos y útiles, como grabaciones con instrucciones clave, para favorecer el proceso de adaptación y asimilación de conocimientos.  

Ventajas del onboarding  

Una vez ya conoces qué es el onboarding, cómo realizarlo de forma exitosa y los tipos que existen, ha llegado el momento de hablarte de las ventajas. Seguro que, si has llegado hasta aquí en la lectura del post, tienes claros algunos de los beneficios de implantar este proceso de manera correcta y del impacto que puede tener en tu Ahora que ya sabes en qué consiste el onboarding, qué tipos hay y cómo realizarlo de forma exitosa, ha llegado el momento de hablarte de las ventajas. Entre ellas destacan las siguientes:  

• Identificación de la nueva incorporación con la empresa y sus valores. Un correcto proceso de onboarding refuerza el compromiso laboral con la empresa, ya que la persona empleada se siente partícipe de la organización.   
• Balance positivo del proceso de selección. Si se hace un proceso de onboarding de manera ágil y eficiente, rápidamente se puede detectar si el proceso de selección y contratación de la persona candidata ha sido una buena elección. Es decir, si la persona incorporada es la correcta para el puesto de trabajo.   
• Refuerzo del employer branding. Mediante el proceso de onboarding se evidencia cómo es la empresa, su equipo y cómo trata a las personas empleadas. Asimismo, el proceso de nuevas incorporaciones influye en la fidelización del talento y en cómo este se convierte o no en embajador de la marca.   
• Adaptación favorable de la nueva incorporación. Un buen onboarding facilita una rápida y efectiva integración de la persona que se incorpora en la empresa. Y, con ello, cuanto más ágil y eficiente sea el proceso, antes la empresa contará con la contribución clave de ese profesional.  
• Fomento de la productividad. Se consigue reducir el tiempo necesario para que el nuevo personal empleado alcance un rendimiento óptimo en su rol. Esto implica proporcionarle herramientas, recursos y apoyo estructurado para que comprenda sus responsabilidades, los procesos de la compañía y cómo puede contribuir eficazmente desde el principio. 

¿Qué errores comunes se deben evitar durante el onboarding?  

Para darle la mejor bienvenida a tus nuevas personas empleadas toma nota de algunos errores recurrentes que pueden complicar el proceso de incorporación, tanto para el talento que se incorpora como para la organización.  

• Falta de planificación: improvisar no es una opción, es necesario planificar cada etapa para garantizar la mejor experiencia posible. En este caso, contar con una descripción de puestos de trabajo y/o una Relación de Puestos de Trabajo (RPT) en el ámbito de la administración pública, es fundamental. Y es que estos procesos permiten acotar funciones, expectativas y vías de crecimiento de los nuevos perfiles incorporados.  
• Demasiada información: los primeros días hay que procurar no sobrecargar a la nueva persona empleada con demasiada información. Es mejor dosificarla e ir adaptándola de forma progresiva.  
• No hacer seguimiento: a diferencia de lo que se cree, el onboarding no es solo cosa de un día, sino que debe abarcar más tiempo para asegurar una correcta integración.  
• Proceso muy corto: un proceso de incorporación apresurado puede despertar varias dudas o dejar al talento la sensación de estar poco preparado. Invertir el tiempo necesario da lugar a una adaptación más sólida y efectiva. 
• Falta de objetivos: sin metas claras es difícil saber si el onboarding está funcionando. De ahí la importancia de marcarlas desde el comienzo.  

Ejemplos reales de onboardings famosos 

Las empresas cuya cultura empresarial marca la diferencia, suelen poner un especial cuidado en sus procesos de onboarding. Algunos ejemplos para inspirarte:  

• Inditex: basa su onboarding en la formación continua y el aprendizaje práctico. Uno de sus métodos más destacados es su apuesta por la realidad virtual para dar la bienvenida a sus nuevas personas empleadas en su plan de acogida.  
• HubSpot: su proceso de incorporación es digital y pone el acento en la interacción y la colaboración, independientemente del lugar de residencia. Así, cada persona que se incorpora cuenta con el apoyo y acompañamiento necesario en cualquier momento.  
• Google: apuesta por un onboarding interactivo, donde asigna a cada persona empleada un “Googler Buddy” para acompañarla en sus primeros meses en la compañía. Además, ofrece programas formativos intensivos en valores, herramientas y proyectos en desarrollo. 
• LEGO:  utiliza un onboarding creativo y lúdico, basado en la experiencia de sus clientes. Las nuevas incorporaciones reciben kits de LEGO personalizados y participan en actividades grupales diseñadas para fomentar el trabajo en equipo y la resolución de dudas.  
• BBVA: su onboarding arranca antes de la propia incorporación y ponen toda su dedicación en hacer que el primer día sea especial. Además, asegura que la persona que se incorpora cuente con el welcome pack con todo lo necesario y esté también acompañada de la figura de un Buddy.  

Y tú, ¿quieres reinventar el onboarding en tu empresa? ¿Potenciar el valor de las personas es tu prioridad? ¡Estamos en la misma sintonía! En Grupo Castilla ponemos a tu alcance todo el expertise en gestión del talento de Talent Services, nuestra unidad de conocimiento. 

Además, para que lleves el proceso de incorporación al siguiente nivel contamos con una plataforma eLearning que permite optimizar la experiencia. Esto se traduce a que puedes: 

• Crear un itinerario para las nuevas incorporaciones con todo el contenido que necesiten conocer, así como itinerarios con recomendaciones para perfiles HRBPS (Human Resources Business Partner) o personas responsables del personal recién llegado.  
• Generar alertas durante todo el proceso. 
• Compartir calendarios. 
• Gamificar la acogida.  

No esperes más y haz del onboarding un trayecto que te conduzca al mejor destino: la fidelización del talento que impulsa tu organización. ¡Contacta con nuestro equipo sin compromiso!

Un artículo de:
Estibaliz Barañano
Experta en Consultoría Estratégica en Talent Services de Grupo Castilla

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