Tan necesario es saber gestionar la entrada de personas empleadas como su desvinculación de la empresa. Te explicamos por qué es importante el offboarding y qué debes tener en cuenta para realizar este proceso con éxito.
El offboarding es un proceso clave para mantener la integridad y la reputación de una empresa. La forma de abordar la salida del personal influye significativamente en la fidelización del talento, la preservación de la cultura corporativa y la gestión legal.
En este artículo, exploraremos a fondo qué implica el offboarding y por qué su adecuada implementación es esencial para todas las empresas, independientemente de su tamaño o el sector al que pertenezcan.
¿Qué entendemos por offboarding?
El offboarding es el proceso empresarial que implica la desvinculación ordenada y profesional de una persona empleada al finalizar su ciclo laboral en la organización. Contrariamente al onboarding, que se refiere a la integración del nuevo talento, el offboarding se centra en garantizar una salida adecuada y respetuosa de la persona que deja la empresa.
Para darle la importancia que merece y tratarlo de forma correcta, cabe destacar que el offboarding no se limita simplemente a la entrega de las pertenencias de la persona que abandona la compañía y la revocación de sus accesos. Aunque estas sean acciones que se dan con su salida, esta va mucho más allá, abarcando aspectos como la gestión legal, la preservación de la imagen corporativa y la retención del conocimiento.
Una de las mejores formas de garantizar un buen proceso de salida es establecer una hoja de ruta, donde aparezcan todos los pasos y protocolos que la empresa debe realizar en relación con la desvinculación de las personas empleadas y cómo tratar cada caso en función del motivo de salida del talento (renuncia, despido, jubilación, etc.).
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¿Por qué es conveniente realizar un offboarding?
El proceso de offboarding contribuye positivamente a la reputación de la empresa, de forma interna y externa, ya que refleja su compromiso con el bienestar de su plantilla. Con ello, se refuerza tanto la fidelización del talento que integra la compañía, como la atracción de perfiles potenciales que conocen esta reputación.
Además, una salida ordenada y respetuosa con la persona empleadaofrece a la empresa la oportunidad de recopilar información valiosa y recibir un feedback por parte de la persona que se va, lo cual puede utilizarse para mejorar los procesos internos y la experiencia del resto del equipo en el futuro.
Por otro lado, planificar los procesos de offboarding, estableciendo una hoja de ruta eficiente, garantiza una transición efectiva tanto para la persona que se va como para el resto del equipo que se queda, evitando interrupciones innecesarias en el flujo de trabajo que puedan afectar a la productividad de la empresa.
Finalmente, el offboarding facilita el cumplimiento de las regulaciones laborales y los contratos establecidos. Por ello, también permite evitar posibles litigios futuros y mantener la integridad legal de la empresa.
Beneficios de estandarizar el proceso de offboarding
Como ya hemos comentado, una de las mejores formas de asegurar el éxito de los procesos de offboarding es la estandarización. Esto se traduce en una guía estratégica con los supuestos de salida de la compañía de las personas empleadas, así como los pasos y acciones concretas que se deben realizar en cada caso. Gracias a ello, la empresa obtiene una serie de beneficios tangibles que construyen su éxito, como serían los siguientes:
- Facilita la gestión de las salidas de las personas empleadas y garantiza que ningún paso importante se pase por alto.
- Se reduce la cantidad de tiempo dedicado a la planificación y ejecución del offboarding, permitiendo que los departamentos de gestión de Personas se enfoquen en otras tareas de mayor valor estratégico.
- Minimiza los costes asociados con la rotación de personal, como la pérdida de productividad y los gastos relacionados con la contratación y formación de nuevos profesionales.
- Puede generar una impresión positiva en las personas que se van de la compañía, lo que aumenta la posibilidad de que consideren regresar en el futuro o de que recomienden la empresa a otros profesionales.
- La forma en que una organización maneja las salidas de sus personas empleadas habla mucho de su cultura empresarial y sus valores. Asimismo, puede influir en la percepción de la marca que tiene tanto el talento actual como los potenciales perfiles candidatos.
- Ayuda a garantizar el cumplimiento de la legislación laboral y a proteger los intereses legales de la empresa en caso de desavenencias.
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Cómo aplicar correctamente el proceso de offboarding
No todos los procesos de salida son igualmente fáciles y amables: posiblemente, la jubilación de una persona que lleva años dedicada a la compañía es un proceso agradable e, incluso, emotivo, mientras que el abandono de un perfil con un gran potencial hacia otro destino profesional puede acarrear ciertas complicaciones.
Pero, sin duda, el offboarding más duro se da cuando llega el momento de despedir a una persona empleada. En este caso, es importante seguir una secuencia bien definida y respetuosa que minimice el impacto negativo tanto para la empresa como para la propia persona. Sigue el paso a paso que te explicamos a continuación para optimizar el proceso.
Planifica el offboarding
Anticípate al proceso de salida de la persona empleada, estableciendo un cronograma claro que permita una transición sin contratiempos. Si ya cuentas con un protocolo claro, en el que se especifiquen cada uno de los pasos en los distintos tipos de salida y quién es la persona encargada de gestionar cada uno de ellos, todo será mucho más fluido.
Así pues, cuando tengas conocimiento de la próxima salida de una persona, pon en marcha el proceso para que cada una de las acciones que vamos a comentar a continuación estén bien definidas en el tiempo.
Prepara toda la documentación con anterioridad
El área de Personas debe reunir todos los documentos relevantes en la relación entre la empresa y la persona que se va, desde el contrato de trabajo hasta la carta de baja voluntaria o de despido (si las hay), el finiquito, los certificados de la Seguridad Social, etc.
A fin de que la salida sea realmente transparente, es positivo unificar también todos los documentos que se hayan podido firmar durante la permanencia de la persona en la empresa, como contratos de confidencialidad, bonificaciones…
Empatiza con la persona empleada
Es responsabilidad de la empresa abordar la situación con empatía y respeto, reconociendo las contribuciones de la persona empleada y agradeciendo el trabajo, el tiempo y el esfuerzo invertidos. Aunque pueda parecer un asunto menor, no lo es en absoluto, ya que esta actitud ayuda a proteger a la empresa de posibles represalias por parte de personas exempleadas descontentas, como violaciones de privacidad o litigios posteriores.
Define el motivo de salida
Existen tres motivos genéricos relacionados con la marcha de una persona de su puesto de trabajo, que pueden descomponerse en muchos otros en función de las condiciones específicas en las que esta se da. Los más importantes son la jubilación, la baja voluntaria y el despido.
Determinar en qué motivo de salida se ubica el offboarding, y definir en qué circunstancias concretas se ha producido, puede ayudar a establecer las acciones y actitudes que las personas responsables de gestionarlo deben adoptar con la persona durante el proceso.
Informa el resto del equipo
Para que el proceso sea completamente transparente, el resto del equipo del que formaba parte la persona que se va tiene derecho a conocer las condiciones de esta salida (siempre de forma genérica y sin incurrir en violaciones de confidencialidad). Esto contribuye a que no se propaguen rumores que puedan afectar al normal funcionamiento del departamento y a calmar los ánimos ante una salida inesperada.
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Informa a los clientes
Si la persona empleada tenía interacciones directas con clientes, la empresa debería notificarles su salida y proporcionarles información relevante sobre quién asumirá sus responsabilidades. Esto evita que los clientes sientan incertidumbre sobre quién encargará de su gestión en el futuro, garantizando que el traspaso de competencias sea correcto y eficaz.
Revoca los accesos y reúne el material
Es crucial asegurarse de que la persona que deja la empresa ha entregado todo el material propiedad de la organización, incluyendo dispositivos electrónicos como teléfonos u ordenadores, pero también llaves u otro tipo de accesos, tarjetas de crédito, uniformes o cualquier documento. De esta forma, es más sencillo evitar posibles filtraciones (accidentales o interesadas) de datos confidenciales de la compañía.
Además, coincidiendo con la partida de la persona, se deben revocar todos sus accesos, no solo a las instalaciones de la empresa, sino a sus sistemas informáticos, como servidores de correo, herramientas online, bases de datos, CRM o cualquier otro.
Realiza una entrevista de salida
Una entrevista de salida estructurada ofrece a la persona empleada la oportunidad de expresar sus comentarios, preocupaciones y sugerencias, tanto en relación con el proceso de offboarding como acerca de sus opiniones sobre la empresa y la gestión que esta realiza. De esta forma, la compañía obtiene información muy valiosa que resultarle útil para mejorar determinadas áreas en el futuro.
Reasigna las tareas de la persona
Esta tarea no se refiere a la persona que deja la empresa, sino a la parte del equipo que permanece. Para asegurar la productividad y evitar interrupciones en el flujo de trabajo, asegúrate de redistribuir de forma efectiva las responsabilidades del perfil que se marcha. Puedes hacerlo de dos formas: contratar de forma inmediata a la persona que va a ocupar su puesto o reestructurar el departamento para cubrir la carga de trabajo correspondiente a la vacante.
En cualquier caso, una correcta comunicación interna es esencial para evitar la incertidumbre en el resto de la plantilla y garantizar que el cambio no afecta a las rutinas empresariales ni a la calidad del trabajo.
Si la salida es amistosa, puedes solicitar al perfil que se marcha realizar un documento o vídeo resumen para la persona que va a suplirla que incluya toda la información relevante en relación con el puesto, como rutina diaria, accesos, priorización y realización de tareas o capacitación para el uso de herramientas y sistemas.
Despedida
Despídete de la persona empleada con cordialidad y profesionalidad, recordándole que siempre será valorada por sus contribuciones a la empresa. En casos de salidas emotivas como una jubilación, ofrecer un regalo conmemorativo u organizar una pequeña celebración son amables gestos, que contribuyen a generar una buena imagen de la empresa tanto en quien se va como en quienes se quedan.
Mantén el contacto si es posible
Siempre que sea apropiado, sopesa la posibilidad de mantener el contacto con la persona empleada que se va, no solo con vistas a futuras oportunidades de colaboración, sino como muestra de amabilidad y como una forma de proteger la imagen de la empresa. Y es que esta persona que se marcha puede convertirse en una futura colaboradora, proveedora o cliente, pero también puede ser una excelente embajadora de marca si se ha sentido bien tratada.
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¿Se puede hacer un offboarding digital?
Con el aumento del teletrabajo y la generalización del uso de las tecnologías digitales, cada vez es más común que el proceso de contratación, formación y trabajo diario se realice de forma remota. Lo mismo ocurre con los procesos de offboarding.
Organizar la salida de una persona de forma digital implica utilizar herramientas y plataformas en línea para facilitar el proceso, incluyendo la entrega y firma de documentación, la revocación de accesos y la realización de entrevistas de salida a través de videoconferencias. En la mayoría de los casos, estas acciones se pueden automatizar, lo que contribuye a la reducción de errores, por ejemplo, en la documentación.
Aunque el offboarding digital puede carecer del contacto personal que ofrece el tradicional, tiene ciertas ventajas, como la agilidad, el ahorro de costes y la experiencia personal, ya que la persona que deja la empresa realiza todo el proceso desde su hogar, con la comodidad y la seguridad que eso implica.
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