¡Descubre cómo planificar el mejor viaje de la persona empleada y todos los beneficios de desarrollar un employee journey map en tu empresa!
Cada vez más, las relaciones laborales otorgan mayor importancia no solo a la atracción del talento, sino a su fidelización en la empresa. Para ello, es importante prestar atención a lo que se conoce como employee journey, ese recorrido que las personas empleadas hacen durante su permanencia en una compañía. En este artículo te explicamos qué es y cómo implementarlo con éxito en tu organización.
¿Qué es el employee journey?
El employee journey, cuya traducción literal es “viaje del empleado”, hace referencia al recorrido que realizan las personas empleadas en una empresa durante toda su trayectoria dentro de la organización, desde el primer contacto con el departamento de Recursos Humanos, durante el proceso de selección, en el onboarding y hasta que abandonan la compañía.
Así pues, el employee journey se compone de todas las funciones, experiencias, sensaciones y procesos que la persona empleada experimenta a lo largo de su estancia en la empresa. Y, como en la vida, en ese recorrido hay determinados momentos clave que debemos identificar para garantizar, en la medida de lo posible, que el viaje de la persona empleada sea motivador y satisfactorio.
Es importante remarcar que trazar el employee journey tiene un impacto decisivo sobre el proceso de incorporación o onboarding, para que en esos primeros días la persona sepa qué competencias y habilidades aportar, qué compensaciones puede recibir, así como lo que se espera de ella en la compañía. Para ello, es esencial crear un employee journey map; la hoja de ruta que busca satisfacer el ciclo de vida de la persona empleada en la empresa. Veamos en qué consiste y todos los beneficios que ofrece.
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Mapa para el employee journey
El employee journey map es el mapa donde se representa el recorrido profesional de la persona empleada, con las distintas etapas, como el proceso de selección, el onboarding, la promoción interna o la salida de la compañía, entre otras. Se trata de una herramienta cuyo principal cometido es reflejar los pasos importantes y mejorar la experiencia de la persona empleada, fomentando su satisfacción, motivación y fidelización en la compañía.
Dentro del employee journey map, se deben marcar los acontecimientos clave a lo largo de la vida de la persona empleada en la empresa y establecer los puntos de contacto entre la plantilla y la organización, así como las interacciones en el equipo, con los clientes, etc.
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Ventajas del employee journey map
Crear un mapa que muestre el trayecto profesional de una persona empleada ofrece numerosos beneficios a las empresas, como son estos:
- Permite comprender mejor el recorrido que experimenta la plantilla y ajustar las actividades y los protocolos relacionados con su incorporación, desarrollo y salida de la compañía.
- Favorece la employee journey y, por ende, las personas empleadas se sienten más satisfechas y felices en su puesto de trabajo. Con lo que se incrementa la productividad y la rentabilidad.
- Ayuda a disminuir la rotación del personal, ya que, a mayor satisfacción y motivación laboral, menor probabilidad de abandonos en la empresa.
- Refuerza el compromiso de las personas empleadas, dado que a través del employee journey map se puede planificar su trayectoria, detectar puntos críticos y, en definitiva, realizar un seguimiento completo y mejora continua de su experiencia en la compañía.
- Fomenta una cultura empresarial positiva y un buen feedback en el ámbito laboral, generando relaciones sólidas entre la plantilla y la organización.
Herramientas para diseñar el mapa del viaje del personal empleado
A la hora de crear un mapa del viaje de la persona empleada, puede ser útil emplear herramientas online de visualización, dibujo y diagramación para reproducir flujos de trabajo, mapas mentales y esquemas con determinados procesos. De esta forma, es posible diagramar sin complicaciones la trayectoria profesional de cada miembro de la plantilla.
Asimismo, puede resultar interesante utilizar plantillas visuales que faciliten la representación del recorrido, mostrando los principales puntos de contacto y las experiencias laborales.
Beneficios de implementar el employee journey
El valor que representa el personal en la empresa se ha convertido en una prioridad para muchas compañías. Las dificultades para captar y retener talento han hecho que el employee journey sea una herramienta esencial para mejorar la experiencia de las personas empleadas. Y no es para menos, teniendo en cuenta que ofrece beneficios como estos:
- Permite detectar posibles problemas y solucionarlos ágilmente, estableciendo las mejoras u optimizaciones que se requieran en la relación entre departamentos.
- Aporta datos de valor para determinar qué método de evaluación del desempeño utilizar y cuándo aplicarlo, yendo más allá de la información que extraemos de KPIs clave en RRHH.
- Reduce el estrés de la plantilla, ya que esta puede saber en todo momento qué dinámica de trabajo seguir, cómo desarrollar sus funciones y en qué “estación” del trayecto se encuentra.
- Promueve la comunicación entre las personas empleadas y el equipo directivo, ya que unos y otros conocen a la perfección cuáles son sus obligaciones y qué pueden exigir a la plantilla, respectivamente.
- Reduce la tasa de rotación o turnover rate en la empresa. Y es que con personas empleadas motivadas, comprometidas y productivas, se fomenta la fidelización del talento a la par que se optimiza la labor de los departamentos de RRHH. Un win to win en toda regla.
- Mejora la marca empleadora. Al generar experiencias positivas en las personas empleadas, estas se convierten en la mejor carta de presentación de la empresa para potenciar su reputación e incrementar la atracción de talento.
- Estimula la escucha activa, fomentando la satisfacción y la motivación en el equipo, lo cual también favorece el clima laboral.
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Diferencia entre employee journey y employee experience
Se trata de dos términos tan similares que a menudo se confunden o se toman por sinónimos, aunque no lo son. Como ya hemos explicado, el employee journey hace referencia a la trayectoria profesional de una persona empleada dentro de la empresa, mientras que el employee experience pone el foco en el aspecto emocional, destacando las vivencias y las sensaciones que el paso por una determinada empresa genera en la persona.
Una correcta combinación de ambos generará un plan de carrera atractivo y alcanzable para profesionales que contribuyan con su trabajo al desarrollo de la compañía.
¿Cómo se relacionan el employee journey y el customer journey?
A pesar de ser conceptos diferenciados, el employee journey y el customer journey tienen una estrecha relación y varios puntos comunes:
- En RRHH es creciente la tendencia de percibir a las personas empleadas como clientes y embajadores de marca, contribuyendo a fortalecer el employer branding.
- Tanto el employer journey como el customer journey velan por un mismo propósito en relación a la empresa: satisfacer la experiencia de la persona empleada / cliente, respectivamente. En el primer caso, se buscará potenciar el employee engagement, fomentar el alcance de objetivos, así como maximizar la productividad de los equipos.
- Cuidar el employee journey es tan importante como satisfacer el customer experience o experiencia de cliente. Y es que, para fidelizar a los consumidores, las empresas deben empezar primero por favorecer el viaje de sus personas empleadas.
¿Cuáles son las 10 etapas del employee journey?
El employee journey engloba 10 etapas que marcan el recorrido del viaje profesional, cuya implementación se adaptará en función de los objetivos y necesidades concretas de cada empresa y de su plantilla:
- Reclutamiento y selección de talento. La empresa se preocupa por ofrecer la mejor experiencia posible a las personas candidatas al puesto.
- Onboarding. La llegada a un nuevo puesto es abrumadora para cualquier persona, pero puede resultar mucho más amena si la compañía dispone de un proceso de incorporación para el primer o los primeros días, con información básica acerca de normativa, expectativas, tareas, etc. A ello se le puede sumar un programa de acompañamiento o Buddy Program para generar una mayor confianza y favorecer la integración del profesional en la organización.
- Formación y capacitación. Permite mejorar la fuerza de trabajo de la compañía incrementando el crecimiento y el desarrollo de las personas que integran el equipo.
- Compensación. En este caso, hay que definir los beneficios económicos (salario y remuneraciones extra) y no monetarios (teletrabajo, flexibilidad horaria…) que recibirá la plantilla, lo cual ayuda las empresas a fidelizar su capital humano.
- Compromiso organizacional. La compañía debe marcar estrategias para fomentar el sentido de pertenencia de sus personas empleadas. Fortalecer el compromiso laboral de forma continua es la mejor fórmula para alentar la productividad.
- Planes de reconocimiento que premien el esfuerzo y la constancia de los equipos. Junto con un salario justo y beneficios extrasalariales atractivos, es clave valorar el talento como se merece.
- Comunicación continua. Es fundamental dar feedback a las personas empleadas sobre su desempeño, con comentarios constructivos y motivadores que estimulen su ingenio. Asimismo, hay que facilitar la retroalimentación de forma inversa, para que la plantilla pueda compartir con las personas gerentes y responsables de la organización sus apreciaciones.
- Promoción interna. A medida que las personas empleadas avanzan en sus carreras y nutren sus competencias y habilidades, se deben contemplar sus ascensos en su employee journey.
- Planes de conciliación. A lo largo del viaje de la persona empleada, cabe considerar sus acontecimientos personales, como la llegada de hijas e hijos, traslados y situaciones de incapacidad o enfermedad, entre otras. Es necesario definir protocolos de actuación ante este tipo de situaciones en el employee journey map.
- Salida de la empresa. En el employee journey debe reflejarse el protocolo a seguir ante la finalización de la relación laboral, ya sea por decisión propia, despido o jubilación. En ciertos casos, establecer entrevistas de despedida puede ser un recurso interesante en esta etapa para conocer los motivos de la desvinculación.
¿Cómo diseñar el employee journey de mi empresa?
Si ya te has convencido de los beneficios que conlleva la implementación del employee journey, es el momento de ponerse manos a la obra para diseñar el mapa de la trayectoria que seguirán las personas que trabajen en tu empresa.
- Identificación de los touchpoints de la persona empleada: se trata de detectar los puntos de contacto que establece con la empresa durante su estancia en la misma. Estos puntos clave de la trayectoria profesional pueden incluir la entrevista previa, la incorporación, la formación, la promoción interna, etc.
- Recopilación de datos y feedback: es crucial conocer de primera mano la experiencia de las personas que componen la plantilla, ya sea mediante entrevistas personales, cuestionarios o encuestas, entre otras herramientas. Recoger el feedback de la plantilla permite a las empresas tomar decisiones informadas y generar una experiencia de la persona empleada más acurada.
- Detección de puntos de mejora: analizar la información obtenida permite al equipo directivo conocer cuáles son las fortalezas y las debilidades de la trayectoria profesional de cada miembro del equipo, y así tomar las medidas necesarias para mejorar los puntos críticos. A la hora de identificar las áreas de mejora, se puede organizar la plantilla por conductas, intereses o perspectivas, en lugar de hacerlo siguiendo la organización clásica por departamentos. Asimismo, puede resultar útil emplear herramientas que faciliten el proceso, como la creación de gráficos y diagramas, que muestran tendencias y patrones clave sobre la información recopilada.
- Desarrollo del plan de acción: con todos los datos recogidos y la implicación de todo el equipo, es momento de definir las estrategias y acciones que se van a adoptar para mejorar la experiencia de la persona empleada. También hay que indicar cuándo se van a implementar y qué metas medibles y alcanzables se buscan satisfacer.
¿Cómo implementar el employee journey en tu empresa?
Como cualquier otra iniciativa de este calibre, la implementación del employee journey no es inmediata, sino que debe ir precedida de un periodo de análisis acerca de las necesidades de la compañía, previo al diseño del mapa como tal, en el que se expresarán todos los puntos que ya hemos explicado.
Eso sí, es muy importante implicar a todo el equipo en el proceso de diseño, ya que es la mejor forma de conocer las necesidades de la empresa y de contar con su colaboración en el caso de que haya que aplicar modificaciones sobre prácticas habituales. Con toda la información recopilada, es posible crear la plantilla que contendrá los distintos itinerarios que guían el viaje de las personas empleadas dentro de la compañía.
No cabe duda de que implementar el employee journey es sinónimo de múltiples ventajas para las compañías, que van desde la fidelización del talento, hasta el aumento de la productividad. No obstante, al tratarse de un proceso complejo que, además, requiere una periódica optimización, es recomendable acompañarse de un partner experto en RRHH, para crear la hoja de ruta que lleva a buen puerto a las personas empleadas.
Además, al contar con expertos en RRHH, estos no solo marcan el recorrido, sino que, también pueden enriquecer los procesos de gestión del talento que dan forma a experiencias satisfactorias dentro de la compañía.
En Grupo Castilla contamos con más de 40 años de experiencia en la gestión de Personas, con un enfoque 360º único en el mercado, para ayudarte a planificar el trayecto que merecen tus personas empleadas. Desde nuestra área de Conocimiento, Talent Services, estaremos encantados de acompañarte y amenizarte este viaje. ¿Arrancamos?
