El organigrama de empresa es la viva imagen de la estructura interna de una compañía. ¿Quieres conocer los distintos tipos de organigrama, sus principales usos y cómo crear uno con éxito? ¡Te lo contamos!
Tener un organigrama de empresa ofrece una visión clara y global de la estructura organizativa. Gracias a esta representación visual, podemos conocer el funcionamiento de una compañía y las relaciones que se establecen entre las personas que la integran.
¿Sabías que existen diferentes tipos de organigramas empresariales con múltiples usos? Vamos a ver cuáles son, sus ventajas y cómo puedes construir una estructura corporativa sólida y efectiva.
¿Qué es un organigrama de empresa?
El organigrama de una empresa, también conocido como diagrama organizativo o gráfico de jerarquía, es una representación de la estructura corporativa, similar al árbol genealógico, pero que muestra las relaciones laborales de manera jerarquizada.
A través de un organigrama, se representan visualmente a las personas empleadas, así como sus respectivos departamentos y cargos que desempeñan en la empresa. De manera que es una fuente esencial de conocimiento para optimizar los procesos productivos y las conexiones entre los miembros de la organización.
La información que suele contener un organigrama incluye:
- Nombre de la persona y foto en algunos casos.
- Datos de contacto.
- Funciones y responsabilidades.
- Relaciones jerárquicas.
Partes del organigrama
Para elaborar un organigrama de manera adecuada, primero es indispensable saber en qué partes se divide. A continuación, vemos los cinco elementos que expone Henry Mintzberg en su libro “Estructuración de las organizaciones”:
- Núcleo de operaciones: en este caso se trata del personal empleado encargado de las operaciones de ejecución.
- Ápice estratégico: esta área estratégica está íntimamente ligada a la toma de decisiones, por tanto, reúne a profesionales que desempeñan funciones de responsabilidad en la empresa.
- La línea media: es el personal de la empresa que desempeña una función de supervisión directa. Por tanto, es la capa directiva de la organización que traslada las decisiones y las estrategias llevadas a cabo por el ápice estratégico hacia el núcleo de operaciones.
- Tecnoestructura: como su propio nombre indica, esta parte del organigrama empresarial está formada por perfiles técnicos, orientados al análisis y la mejora continua.
- Staff de apoyo: en este caso puede tratarse de un servicio externo. Es decir, es personal que ayuda a conseguir los objetivos empresariales, pero no es necesario que forme parte de la plantilla. Un claro ejemplo sería un outsourcing de nómina con un partner especializado en RRHH.
¿Por qué es importante tener un organigrama?
Contar con un organigrama empresarial es de gran utilidad para visualizar claramente quienes integran la entidad, cuáles son sus roles y en qué departamento desarrollan sus funciones. Por ello, todas las organizaciones deberían tener su propio organigrama, independientemente de su tamaño y sector al que pertenecen.
Es importante disponer de un organigrama porque, así, las personas que se incorporan a una empresa, las que ya la integran e, incluso, sus clientes y proveedores pueden conocer a los perfiles responsables de cada área y saber en todo momento con quién comunicarse. En este sentido, con un diagrama corporativo, mejora la organización empresarial y se fomenta la comunicación interna en el ámbito profesional.
Por otra parte, el organigrama incrementa el compromiso laboral y el sentido de pertenencia de las personas hacia la compañía, ya que pueden visualizarse dentro del esquema empresarial y sentir que su labor contribuye al crecimiento de la compañía.
¿Para qué sirve un organigrama?
Un organigrama puede emplearse en la empresa con diferentes finalidades (y obteniendo múltiples beneficios a cambio), como serían:
- Entender la jerarquía. La dirección puede ver cómo se organizan los equipos y cuál es su rol en la empresa. Asimismo, las personas empleadas saben a quién tienen que responder y qué lugar ocupan en la organización.
- Señalar las áreas de mejora. Al saber cómo trabajan los equipos, es más fácil detectar puntos mejorables y hacer las modificaciones pertinentes para optimizar la estructura empresarial.
- Aportar claridad. El organigrama es una guía para identificar a quién acudir para realizar consultas y obtener orientación, ya que indica el cometido de cada persona en la compañía.
- Gestionar el crecimiento y los cambios. Contar con una representación visual de la estructura corporativa facilita la acogida de nuevas incorporaciones, salidas y de cualquier modificación que se dé en la jerarquía de todos los miembros del equipo y la cadena de mando.
- Mejorar la comunicación. Visualizar las relaciones y funciones de los equipos, especialmente en aquellos que desarrollan funciones múltiples, es clave para que las personas que forman la organización sepan con quién comunicarse según la necesidad.
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Usos del organigrama en la empresa
Veamos algunos casos concretos en que el organigrama puede emplearse en una empresa:
- Identificar la cadena de mando: permite describir el rol que desempeña cada persona dentro de la jerarquía de la empresa, a quién reporta y dónde se ubica.
- Mostrar relaciones interfuncionales: ofrece información clave sobre las formas de trabajo en los distintos departamentos para favorecer las conexiones en proyectos comunes al trabajar en equipo.
- Asignación de recursos: un organigrama se puede usar para distribuir los medios según la estructura y la capacidad de los equipos.
- Reestructuraciones: para intercambiar funciones en la plantilla y sacar el máximo partido al talento de cada integrante.
- Planificación del crecimiento: los organigramas son muy útiles para decidir acerca de nuevas contrataciones a medida que la empresa va evolucionando.
- Apoyo a nuevas personas empleadas: facilitan que el personal que se incorpora a la empresa pueda conocer al equipo en general, a sus compañeros/as de departamento y a quiénes debe su responsabilidad.
¿Qué tipos de organigramas empresariales hay?
Existen diferentes tipos de organigramas de empresa; desde el vertical o jerárquico, hasta el horizontal, el matricial o el circular, entre muchos otros sobre los que profundizamos a continuación:
Funcional y eficiente
Este tipo de organigrama tiene una estructura vertical, ya que comienza estableciendo un miembro en la parte superior y va descendiendo hacia otras personas empleadas según sus roles. En este caso, la organización del personal de cada departamento se rige según las funciones desempeñadas en su área.
Vertical y jerárquico
Se basa en la jerarquía para distribuir al personal, de arriba hacia abajo. Si imaginamos una estructura de árbol, en la cúspide estaría la dirección con el CEO o el presidente, descendiendo las personas responsables y, a continuación, el personal técnico.
El modelo vertical es uno de los organigramas de empresa más tradicionales y longevos, cuya estructura es idónea para organizaciones de mayor tamaño con diferentes grupos de gestión, y donde es esencial transmitir claridad y realizar una acurada supervisión.
Horizontal y accesible
El organigrama horizontal o plano se desarrolla de izquierda a derecha y no suele mostrar niveles de gestión. Fomenta la autogestión en la plantilla y la toma de decisiones en los equipos.
Las empresas con este tipo de estructura plana intentan huir de las jerarquías y distribuyen la responsabilidad de una manera más accesible. Suelen emplearse especialmente en empresas pequeñas que no requieren tanta supervisión por parte de la dirección.
Matricial y completo
En este caso, el organigrama empresarial es una combinación de estructuras horizontales y verticales. Es decir, los puestos de trabajo y los departamentos se dividen según las funciones, y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización.
La estructura matricial entraña una mayor complejidad que el modelo jerárquico, porque los miembros del equipo trabajan con otros de diferentes departamentos y rinden cuentas a varios directivos. No obstante, la dirección puede elegir perfiles cuyo talento se alinea con determinados proyectos.
Circular
Consiste en la representación visual de la estructura corporativa mediante un diseño circular cuyo core está ocupado por la dirección o líderes de equipo y del cual se desgranan los distintos niveles en círculos, alrededor de dicho punto central.
Es un organigrama propio de empresas más pequeñas y con ambientes de trabajo más integrados e informales. En entidades más grandes, al no apreciarse claramente la jerarquía puede resultar menos eficaz.
De socios
El organigrama de socios se utiliza sobre todo en empresas de finanzas y contabilidad, bufetes de abogados, consultorías, etc., donde la propiedad es de un grupo de socios. En este caso, las personas socias encabezan la estructura y de ellas derivan las asociadas con perfiles de mayor a menor experiencia y personal de soporte. Destaca por generar entornos de trabajo colaborativos y con facilidad para ascender a ser socio.
De división
Es la versión de alto nivel de un organigrama jerárquico y sus divisiones pueden hacerse por razón de producto, ubicación geográfica o sector. Asimismo, cada división es como una pequeña empresa y cuenta con sus propios equipos de ventas, RRHH, finanzas marketing, etc.
Las estructuras de división funcionan mejor en grandes organizaciones con áreas que se desarrollan de manera independiente, lo cual a su vez puede derivar en un mayor aislamiento y doble uso de recursos.
Mixto
Es un modelo que une el organigrama horizontal con el vertical. Desde el área principal con la dirección, nacen las diferentes áreas de arriba a abajo y, horizontalmente se muestran los departamentos que las integran. Suele implementarse en empresas grandes con un alto número de personas empleadas y divisiones.
Ventajas de crear un organigrama de empresa
Llegados a este punto, quizá encontrarás redundante hablar de las ventajas de tener un organigrama empresarial porque, probablemente, te parecen evidentes. No obstante, es importante subrayar algunos aspectos positivos que quizá no habías tenido en cuenta en un primer momento.
- Organización de los departamentos. Contar con un organigrama permite definir las diferentes áreas de la empresa de forma eficaz.
- Relación jerárquica. Facilita que el personal empleado de cada departamento tenga claro a quién debe reportar. Es decir, cuál es la relación jerárquica entre la plantilla, mandos intermedios, responsables y directivos.
- División del trabajo. Permite organizar el trabajo, ser más eficiente en relación con la dimensión de los departamentos y tener muy clara la asignación de Recursos Humanos de acuerdo con las necesidades de la organización.
- Mejora de la comunicación interna. El organigrama representa quiénes son las personas interlocutoras y cómo implementar canales que fomenten interacciones efectivas.
Limitaciones de los organigramas
A grandes rasgos, los organigramas son sinónimo de claridad, orden y transparencia en las empresas, pero hay ciertas limitaciones que no deberíamos perder de vista:
- Obsolescencia: en un mundo empresarial que fluctúa a una velocidad de vértigo, donde las nuevas contrataciones, la rotación de personal y los cambios a nivel interno están a la orden del día, los organigramas pueden quedarse obsoletos. De ahí la importancia de actualizarlos asiduamente.
- Solo representan relaciones formales: ponen el foco en los vínculos profesionales y no contemplan las colaboraciones sociales e informales en la organización. Tampoco ofrecen información sobre la metodología y el tipo de relación que se establece entre las personas que trabajan en equipo.
- No reflejan el estilo de liderazgo: presentan a las personas que lideran los departamentos, pero no profundizan en su forma de dirigir a los equipos.
Cómo hacer un organigrama
Ahora que ya sabemos por qué es importante contar con un organigrama empresarial, sus principales usos, ventajas y tipos, nos queda por ver cómo ponerlo en marcha.
Debemos tener en cuenta que, según el sector al que pertenezca la empresa, habrá unas necesidades y preferencias u otras, pero, vamos a ver unos pasos que son decisivos en todos los escenarios.
A la hora de elaborarlo, puede ser de gran ayuda aprender de la mano de expertos a desarrollar el organigrama óptimo para cada compañía. Nuestro curso de estructura y organización empresarial está especialmente diseñado para gestionar estructuras organizativas efectivas a través de un software de RRHH.
Establecer la cadena de mando
O lo que es lo mismo: definir la jerarquía de trabajo y plasmar las relaciones. Esto implica establecer los niveles de mando, qué funciones y obligaciones tiene cada persona en la empresa, quiénes toman decisiones y cuáles juegan un papel de liderazgo.
Dejar clara cuál es la cadena de mando es fundamental para que las personas empleadas ejerzan sus labores correctamente siguiendo las instrucciones de las personas supervisoras indicadas.
Segmentar los departamentos
Tras analizar la naturaleza de los distintos puestos de trabajo, crear diferentes departamentos es indispensable para velar por una buena organización y correcta dirección en la empresa.
Además, al agrupar equipos, es más sencillo desarrollar planes de carrera y formaciones corporativas adaptadas a las necesidades e intereses propios de cada departamento.
Asociar tareas y responsabilidades
Al elaborar un organigrama empresarial es importante asignar funciones y responsabilidades específicas a cada grupo de personas empleadas. Con esta distribución será más fácil identificar duplicidades en el desempeño de tareas y valorar si hay quehaceres que se solapan.
Determinar el ámbito de control
Este paso está íntimamente ligado a la asignación de tareas y responsabilidades ya que se trata de definir el grado de supervisión que tiene un mando sobre un equipo; si se trata de pocas o muchas personas empleadas. Si el ámbito de control es elevado, la persona que lidere deberá dejar más independencia al personal a su cargo, ya que difícilmente podrá llegar a abarcarlo todo.
Plasmar desde “arriba” hasta “abajo”
Una buena táctica para elaborar el organigrama es seguir una estructura basada en el análisis de puestos, que vaya de arriba hacia abajo. Se empezaría por el CEO de la empresa, siguiendo por los cargos que dependen de la dirección, las personas responsables de cada departamento o mandos intermedios y el personal base.
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Ofrecer una visión global
Al hacer un organigrama es fundamental que este ofrezca una visión integral de todo el equipo que da vida a la organización. De forma visual y haciendo un ejercicio de transparencia, debemos asegurar que se identifican fácilmente las posiciones y funciones de cada persona, así como las posibilidades de desplazamiento o promoción interna.
Asegurar que mejora la toma de decisiones
Otro paso elemental es garantizar que el organigrama optimiza la toma de decisiones empresariales. Es decir, la estructura corporativa debe ser un recurso efectivo para desarrollar y potenciar las estrategias de negocio, favoreciendo el equilibrio y fortaleciendo la cultura corporativa.
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¿Qué ocurre si la empresa no cuenta con un organigrama?
No tener un organigrama de empresa supone consecuencias que impactan en la productividad y la eficiencia de los equipos, repercutiendo a su vez en el crecimiento de la compañía. He aquí algunas de las razones:
- Las personas que lideran no pueden delegar funciones porque no tienen claros sus propios roles ni los del resto del personal.
- Al no haber una estructura definida de trabajo, es probable que haya solapamientos, haciendo que dos o más personas estén dedicando esfuerzos a una misma tarea.
- No existe un conocimiento claro sobre las funciones y responsabilidades.
- Se da una mala comunicación en la empresa y, por ende, una mayor probabilidad de conflictos y malentendidos entre los equipos.
- La empresa se verá continuamente limitada en crecimiento y definición de objetivos por áreas y departamentos.
¿Quién se encarga de hacer el organigrama?
Por regla general, el organigrama empresarial está desarrollado por el departamento de Recursos Humanos, el encargado de organizar a todo el personal empleado y de estructurarlo correctamente. Sin embargo, en empresas pequeñas que no cuentan con el apoyo del área de personas, la elaboración del organigrama recae normalmente en la dirección.
En el departamento de gestión de personas, los equipos de consultoría estratégica desempeñan un rol fundamental en la creación de organigramas, ya que disponen de la especialización necesaria para desarrollar estrategias efectivas y rentables que permitan a las empresas alcanzar sus objetivos.
En lo que al organigrama se refiere, el personal experto de consultoría estratégica se encarga de realizar un análisis organizativo, indagando sobre los puestos de trabajo de la empresa para definir las competencias y responsabilidades en un sistema organizativo adecuado a cada necesidad.
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