Indicadores (KPIs) clave en RRHH: cómo elegirlos

¡Bingo! Te han dado luz verde para implementar el cuadro de mando en la gestión del capital humano, esa valiosa herramienta que hacía tantos meses que perseguías. Pero, como siempre ocurre, lo tienes que hacer para ayer. ¡Que no cunda el pánico! Te damos las claves para elegir los indicadores en RRHH que configurarán tu cuadro de mando.

Poder medir y valorar la gestión del talento gracias a unos KPIs bien definidos desde un cuadro de mando que te garantice un acceso fácil e intuitivo es esencial para la toma de decisiones estratégicas. ¿No te parece? Sigue leyendo y descubre todo lo que necesitas saber sobre los KPIs clave en RRHH. 

¿Qué es un KPI en Recursos Humanos?

Empecemos por el principio: ¿Qué es un indicador? ¿Cómo detectar los indicadores clave? Un indicador de RRHH es uno de los múltiples aspectos o variables inherentes al área de personal de toda compañía, a partir de cuyo análisis el departamento de Personas tiene el objetivo de conseguir aportar valor estratégico y ayudar a atraer y fidelizar al mejor talento.  

Ahora bien, ¿trabajan todas las empresas con los mismos indicadores o KPIs clave en RRHH? Por supuesto que no. Cada empresa debe delimitar y escoger los indicadores que más se adecuen a sus requisitos. ¿Cómo? Con el cuadro de mando. Con él evaluarás rápidamente cómo estás llevando a cabo tu gestión de Personas e identificarás a simple vista si hay algún problema o incidencia sobre los que actuar.  

El cuadro de mando es un software que, utilizado adecuadamente, permite organizar los KPIs, recoger los principales indicadores y consultarlos de manera clara, útil y resumida. A partir de ahí, no tendrás más que poner en marcha acciones de mejora que aseguren la disminución del nivel de rotación del personal o identifiquen a tus personas empleadas imprescindibles para afianzar la retención del talento interno, por mencionar dos de tus mayores preocupaciones en la dirección de RRHH.  

Además, si el cuadro de mando forma parte de una de las múltiples funciones de una solución integral en Recursos Humanos mucho mejor, te va a permitir optimizar tiempo y esfuerzo en la gestión de Personas. 

Características que deben tener los KPIs

Cuando defines los KPIs que van a determinar la salud de tu proyecto o tu estrategia de gestión es importante que respondan a los objetivos smart que tu organización ha definido. ¿Qué significa esto? Dichos indicadores deben poder ofrecerte una radiografía de le evolución hacia la obtención de unos objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y que estén calendarizados temporalmente:  

• Específicos: los KPIs deben enfocarse en aspectos concretos de la gestión de Recursos Humanos, como la productividad, la retención de talento o la satisfacción de las personas empleadas.  
• Medibles: los KPIs deben poder expresarse en números o porcentajes, para evaluar con precisión el desempeño.  
• Alcanzables: los KPIs deben ser realistas y alcanzables, reflejando metas que la organización puede lograr con esfuerzo y dedicación.  
• Relevantes: los KPIs deben ser relevantes para los objetivos y estrategias de la empresa y estar alineados con la misión y visión de la organización.  
• Temporales: los KPIs deben tener un marco temporal definido. Se establecerá un período para la medición y el seguimiento, que permita evaluar el progreso a lo largo del tiempo. 

Cómo determinar qué KPIs seguir en RRHH 

La selección de los KPIs clave en Recursos Humanos depende en gran medida de los objetivos y las necesidades de la organización. Para determinar los principales indicadores que se deben analizar, se pueden seguir estos pasos:  

• Identificar los objetivos estratégicos: analizar los objetivos generales de la empresa y cómo el departamento de Recursos Humanos puede contribuir a su logro.  

• Consultar a los stakeholders: conversar con las personas líderes de la organización, gerentes de departamento y personas empleadas para comprender sus necesidades y expectativas. 

• Evaluar los procesos existentes: para determinar qué áreas requieren mejora u optimización.  

• Definir métricas relevantes: aquellas que mejor reflejen el desempeño en cada área y que sean consistentes con los objetivos.  

• Establecer metas: específicas y medibles para cada KPI, considerando los plazos de tiempo.  

• Implementar un sistema de seguimiento: seleccionar herramientas adecuadas para recopilar y analizar los datos necesarios. 

¿Cuáles son los indicadores más habituales en Recursos Humanos?  

Dentro del ámbito de Recursos Humanos, existen numerosos KPIs que las organizaciones pueden utilizar para evaluar su desempeño, aunque existen algunos indicadores más habituales que otros. A continuación, mencionamos algunos de los más comunes.  

Tasa de productividad de las personas empleadas 

Este KPI mide la productividad y la eficiencia del personal empleado en relación con las metas y los objetivos establecidos.  

Costes de contratación 

Analiza y evalúa los gastos asociados a la selección, contratación y capacitación de nuevas personas empleadas.  

Índice de absentismo laboral  

Mide la frecuencia y la duración de las ausencias de las personas empleadas, lo que puede indicar diversas circunstancias, desde problemas de salud ligados al trabajo hasta insatisfacción laboral.  

Índice de rotación de las personas empleadas  

Este KPI refleja la tasa de rotación de personal en la organización, es decir, cada cuánto entran y salen las personas empleadas de la empresa, lo que puede tener un impacto significativo en los costes y la continuidad operativa.  

Nivel de satisfacción   

Evalúa la satisfacción de las personas empleadas con su trabajo y su entorno laboral, lo que puede influir en la retención del talento.  

Retención del talento 

Mide la capacidad de la organización para retener a su talento, las personas más capacitadas.  

Tiempo medio en lograr un objetivo  

Este KPI muestra cuánto tiempo lleva a las personas empleadas alcanzar sus objetivos y metas individuales.  

Índice de competitividad salarial  

Evalúa la competitividad de la empresa en términos de remuneración en comparación con otras organizaciones del mismo sector.  

Coste de nuevas contrataciones  

Mide los gastos asociados a la incorporación de nuevo personal, incluyendo reclutamiento, formación y adaptación.  

Índice de compromiso 

Este KPI refleja el nivel de compromiso y dedicación de las personas empleadas hacia la empresa y sus objetivos. 

Otros KPIs importantes en el análisis de RRHH   

Además de los indicadores mencionados anteriormente, existen otros KPIs que pueden ser igualmente relevantes en la gestión de Personas, dependiendo de las necesidades específicas de la organización. Algunos de ellos incluyen:  

• Tasa de conversión en la contratación: mide el rendimiento de los procesos de selección, al analizar la proporción de personas candidatas que pasan cada fase del proceso. Sirve para optimizar los costes asociados al proceso de reclutamiento de personal.  

• Tiempo medio de contratación: mide el tiempo que pasa desde que la empresa publica la vacante hasta que se contrata a la persona adecuada para cubrirla.   

• Tasa de abandono: analiza el número de personas que abandonan la empresa en un determinado periodo de tiempo, ya sea de forma voluntaria o forzada. Se utiliza para evaluar el éxito de los procesos de selección.  

• Índice de promoción interna: se calcula dividiendo el número de personas ascendidas en un periodo de tiempo determinado entre el total de personas empleadas en la empresa en ese mismo periodo. Un buen índice de promoción interna contribuye a la retención del talento dentro de la empresa.

¿Por qué son importantes los KPIs para la gestión de Recursos Humanos?

La gestión eficaz de Recursos Humanos se basa en la toma de decisiones informadas y estratégicas. Los KPIs desempeñan un papel fundamental al proporcionar datos concretos que permiten evaluar el desempeño actual y medir el progreso hacia los objetivos. Además, correctamente elegidos y analizados, ayudan a conseguir las metas propuestos, ya que proporcionan una visión clara tanto de la situación actual como de los progresos realizados. 

¿Qué KPIs clave en RRHH debe tener un cuadro de mando?

Dicho esto, se nos plantea una importante pregunta, ¿cómo conseguir que el cuadro de mando se adapte como un guante a las necesidades de tu empresa? Pues empezando por sopesar los indicadores esenciales o KPIs clave en RRHH, que son los siguientes:  

• Capacitación: la adquisición de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos para el desarrollo de la actividad profesional. Es el indicador que nos ha de dar la pista de cómo lograr la máxima productividad en la relación de horas que cada persona empleada desempeña en su puesto, incluyendo evidentemente un concepto básico como la formación permanente. El perfeccionamiento de este KPI contribuye a mejorar la imagen de la compañía, a que la relación entre jefe/a y personal empleado sea más fluida, la persona empleada se sienta más segura de sí misma y a que aumente el nivel de satisfacción con su tarea –por no hablar del incremento de su sentido de progreso–, a que se eleve la moral de la fuerza de trabajo y revierta directamente en la productividad, la calidad y la eficacia.  

• Promedio de tiempo en alcanzar objetivos: mide la eficacia del personal empleado. Resulta más útil si se aplica desde el momento en que la persona empleada inicia su compromiso con la empresa, ya que así se evalúa si se ha acertado con el proceso de selección. Permite asimismo calcular el nivel y la evolución de la capacitación, tanto con las nuevas incorporaciones como con el personal más veterano, pues indica su progreso gracias a la experiencia que adquieren con el tiempo y a la formación continua que la empresa proporciona.  

• Rotación de personal: calcula el grado de permanencia de las personas empleadas en la compañía. La cifra ideal es que la rotación de la plantilla sea inferior al 5%. Cuanto más alta sea la reforma de personal por renuncias de la propia plantilla, más conveniente será la intervención de la empresa. Las estrategias para minimizar la rotación del personal también garantizan una mayor retención del talento en la firma.  

• Accidentabilidad laboral: los esfuerzos han de centrarse en evitar cualquier tipo de incidente. ¿Tu objetivo? ¡El deseado “índice cero”!  

• Absentismo laboral: mide las ausencias del personal en el lugar de trabajo en períodos normales, ya sea por faltas, por atrasos o permisos. En función del valor de la hora de trabajo de cada persona empleada se puede calcular el coste de la suma de sus ausencias. Medir este KPI te va a permitir hacer frente al absentismo laboral, uno de los grandes escollos de la productividad.  

• Promedio de tiempo de vacantes no cubiertas: permite calcular cuánto tiempo están sin cubrir las vacantes causadas por bajas laborales, vacaciones, renuncias, etc. La cifra resultante es útil para mostrar con qué grado de dificultad se encuentra la empresa a la hora de obtener recursos en el mercado laboral. El umbral ideal sería situar el guarismo entre los 30 y los 90 días al año. 

Estrategia para implementar los KPIs clave en RRHH    

La implementación efectiva de los KPIs en Recursos Humanos requiere una estrategia bien planificada. A continuación, te explicamos cómo diseñar e implementar tu propia estrategia de análisis de indicadores clave en Recursos Humanos:  

• Define los KPIs que vas a utilizar en función de los objetivos que quieras lograr en tu empresa. Una correcta denominación de los mismos puede ayudarte en el posterior análisis de su éxito.  

• Alinea cada uno de los KPIs con un objetivo estratégico. Por ejemplo, las ventas con el crecimiento de los ingresos o el tiempo de respuesta del departamento de atención al cliente con la mejora del servicio.  

• Define la situación actual de la empresa, el punto de referencia que vas a utilizar para poner en valor el KPI y los objetivos.  

• Establece un método para la recopilación de datos, ya sea manual o automático a través de una aplicación o software específico. 

¿Qué herramientas utilizar para el seguimiento de los KPIs de Recursos Humanos?     

El seguimiento de los KPIs en Recursos Humanos requiere el uso de herramientas y software especializado que permitan analizar correctamente los datos recopilados. Los dos métodos más comunes son las encuestas a las personas empleadas y el uso de un software de Recursos Humanos específico:  

• Encuestas de personal: pueden ser ocasionales o periódicas, en función del tipo de información que se pretende extraer de las mismas y sirven para conocer de primera mano el estado de ánimo y otra información muy valiosa de la plantilla que solo pueden ofrecer las propias personas empleadas.  

• Software de Recursos Humanos: es posible extraer datos de una forma sencilla y con menor esfuerzo, ya que la mayor parte se obtienen automáticamente de los procesos y el funcionamiento diario de la compañía, lo que aporta información muy valiosa acerca de procesos de contratación, rendimiento o formación, entre otros.  

Contar con un software de RRHH te va a permitir acceder a información de tu departamento de una manera ágil e intuitiva. Recuerda que puede ser un gran aliado para la toma de decisiones estratégicas que benefician no solo al departamento de Recursos Humanos, sino a la empresa en general.  

¿Te gustaría saber más sobre nuestra solución con cuadro de mando? ¡Empieza hoy a poder tomar decisiones basadas en datos objetivos! ¡Consulta a nuestro personal experto! 

Un artículo de:
Lorenzo Manuel Vera
Consultor de OTD, especialista en BI en Grupo Castilla

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