Descubre todas las claves para poder gestionar las vacaciones del personal con eficiencia. ¡No te pierdas este post!
Las vacaciones de personal son un bien esencial para la plantilla, pero, por otro lado, supone un esfuerzo para la gestión de personas que se concentra en forma de picos en ciertas épocas del año. ¿Te gustaría saber cómo optimizar todo el proceso? ¿Sigue leyendo!
¿Por qué es importante controlar las vacaciones en una empresa?
Para poder responder esta pregunta debemos alejarnos e intentar tener una visión holística de la gestión. Evidentemente, la empresa intenta que las vacaciones de la empresa no afecten a su productividad ni a la consecución de objetivos. Pero, es obvio, que es necesario llegar a un equilibrio con las necesidades de la persona empleada. Las vacaciones son un periodo de descanso merecido que deben servir para recargar baterías y que no pueden convertirse en una fuente de conflicto que termine afectando el clima laboral de la organización.
¿Qué dice la ley acerca de las vacaciones?
Para saber cuál es el marco normativo en España al respecto, debemos remitirnos a la regla general Art. 38 del Estatuto de los Trabajadores que señala que deberán concederse como mínimo 30 días naturales de vacaciones a los trabajadores en el período de un año natural. Por otro lado, se debe tener en cuenta lo marcado por el Convenio Colectivo, sea sectorial, territorial o de empresa.
De hecho, es en dichos convenios donde la empresa determinará los periodos donde se aconseja que el personal empleado concentre la mayor parte de sus vacaciones entre otros requisitos. Y es que, aunque las personas empleadas, en principio, pueden elegir los días de disfrute vacacional, habitualmente la empresa regula estos periodos para poder ofrecer siempre la misma garantía de los productos o servicios que presta.
Errores frecuentes en la gestión de vacaciones
Aunque cada año te marcas como propósito mantener al día las vacaciones del personal, frente a las olas de peticiones puntuales, es lógico que se registren errores. Uno de los errores frecuentes es, aunque parezca un oxímoron, la antelación excesiva. De hecho, debemos tener en cuenta que estamos hablando de vacaciones de personas empleadas donde cada una de ellas tiene sus circunstancias personales. Por tanto, es fácil que haya cambios. Teniendo en cuenta este factor, solo nos quedan dos opciones. Una es ser flexible al cambio manual y que se puedan producir errores. Y la otra opción es contar con una solución de registro y control horario de personas que nos ayude a ser eficiente en este contexto de posible cambio.
Otro de los escollos en la búsqueda de la eficiencia del proceso es la duplicidad de tareas. Por tanto, debemos fijar unos procedimientos claros y eficientes de gestión donde estén implicados tanto los responsables como las personas empleadas solicitantes de las vacaciones.
Y finalmente, un error que, demasiadas veces, se trata de un handicap heredado más que de un error en sí mismo, es el uso de herramienta obsoletas. En este caso, la solución solo pasa por apostar por el cambio y la innovación que nos puede proporcionar una herramienta integral de gestión del tiempo donde podamos gestionar las vacaciones de manera eficiente.
Te interesa:
Claves para el control horario de los trabajadores
Sistemas de control de vacaciones
Llegados a este punto, es lógico que te preguntes si el sistema de control de vacaciones que utilizas es el correcto y si hay otras posibilidades más adecuadas a las necesidades de tu organización. A continuación, te mostramos algunos ejemplos. ¡No te los pierdas!
Calendarios
En la gestión de las ausencias y de las vacaciones, en especial, es imprescindible tener en cuenta esta funcionalidad. Los calendarios nos ayudaran a tener una mayor visibilidad global de las ausencias de nuestra plantilla. Por otro lado, debemos tener en cuenta que lo idóneo es utilizar un calendario ya integrado en una solución de gestión del tiempo. De esta manera centralizaremos esfuerzos y realizaremos una gestión de personas óptima que, de hecho, es el objetivo final.
Plantilla en Excel
Tradicionalmente este ha sido el sistema de control de vacaciones estrella en los departamentos de Recursos Humanos. Como sabes, utilizar una plantilla Excel te brinda muchas posibilidades y, más, si eres un experto en sus fórmulas. Pero también es cierto que es una herramienta poco conectada con el resto de las funcionalidades que necesitas para la gestión de personas.
Bases de datos
En este caso, el potencial de este sistema de control de vacaciones está, sobre todo, en la posibilidad de guardar un registro informático de los días de vacaciones gastados y aprobados de toda la plantilla. Aunque, una vez más, nos encontramos con una limitación importante. Y es que podremos tener guardados los datos de manera óptima, pero las personas usuarias no podrán solicitar las ausencias y las personas responsables tampoco aprobarlas.
Software de vacaciones y ausencias
Finalmente, otra de las opciones a considerar es la de apostar por un software de registro horario que te permita la gestión de vacaciones y ausencias. Sin lugar a duda, es el único sistema que te permite realizar una gestión integral de las ausencias. Aunque lo ideal es poder acceder a un software que te permita realizar una gestión de las personas integral, donde poder sumar eficiencia al control horario, pero también a la gestión del talento en todas sus áreas.
Ventajas de usar un software específico para la gestión de las vacaciones
Una vez conocidos los distintos sistemas para realizar un control efectivo de las vacaciones, es el momento de hablar de las ventajas de utilizar un software de registro y control horario. Como has podido leer es la única opción que te proporciona garantías de una optimización integral del proceso.
A continuación, te detallamos algunas de las principales ventajas:
- Optimización de la organización del personal. Contar con un software nos permite tener todo el proceso digitalizado y vinculado a una cadena de supervisión automática que te va a permitir eliminar posibles errores. De esta manera, se optimiza todo el proceso ganando en agilidad y eficiencia.
- Mejora del clima laboral. El hecho de contar con una gestión de las vacaciones eficiente hace que el personal empleado perciba un interés por el descanso merecido de las personas empleadas y que se visibilice como una gestión transparente. Casi como una consecuencia natural de esta ventaja, se consigue mejorar el clima laboral. Por tanto, es un proceso que conlleva muchas implicaciones y puede ser un potenciador del compromiso laboral o erosionarlo.
- Accesibilidad. Otra de las grandes ventajas, en este caso, más enfocada a los beneficios técnicos, es la accesibilidad. Es decir, la posibilidad de poder solicitar, revisar y gestionar de una manera sencilla las ausencias aporta tranquilidad tanto desde el punto de vista de la persona empleada como de la responsable. Tranquilidad por el control de los datos y los tempos, una cuestión básica en la gestión de las vacaciones de forma efectiva.
¿Qué características debe tener un software de control de vacaciones?
La principal característica a tener en cuenta es la capacidad de adaptación. Es decir, que el software tenga la flexibilidad de poder ir creciendo en función de las necesidades de la organización y de la ampliación de la plantilla.
Por otro lado, evidentemente, es importante que la herramienta escogida cumpla con unos estándares de accesibilidad. Debemos tener en cuenta que una solución no accesible genera frustración en la persona usuaria y, al final, se reduce el uso o, incluso, se abandona.
Para terminar, también debemos tener en cuenta que el software de control horario debe ofrecer una información 100% actualizada. Aquí es donde entra en juego el valor de la sincronización en la coordinación de los calendarios.
Cómo controlar las vacaciones de la plantilla
Como has visto, una solución de control horario, y más si forma parte de un software integral de Recursos Humanos, nos va a permitir tener más control en la gestión de las vacaciones del personal. Pero ¿Qué necesitamos para llevar a cabo un control óptimo de las vacaciones? ¡Te lo explicamos a continuación!
Automatizar el cálculo de vacaciones
El hecho de utilizar un software específico conlleva tener de manera automatizada el cálculo de las vacaciones. Así, tanto la persona empleada como el responsable pueden tener visibilidad de cuántos días están solicitados y aprobados.
Automatizar alertas
Por otro lado, es indispensable que el software cuente con las alertas automatizadas que permitan estar informado de las recientes actualizaciones vinculadas a la planificación de las vacaciones. Independiente del rol que se tenga como usuario.
Comunicación empresa-equipo
En la gestión de personas es vital la comunicación interna. Por este motivo, es fundamental que, en el control de las vacaciones, el software escogido ofrezca la posibilidad de agilizar este aspecto.
Informes de control horario
Finalmente, poder contar con información estratégica para la toma de decisiones es básico en todos los aspectos. En este caso, el software debe contar con cuadro de mando que permita extraer los KPIs vinculados a la gestión de vacaciones y control horario más relevantes. Un ejemplo serían KPIs como: absentismo o rotación.
Cómo controlar las vacaciones del equipo con el software de Grupo Castilla
Grupo Castilla te ofrece la posibilidad de dar un paso más allá del control de las vacaciones, te permite optimizar la gestión del tiempo mediante un software integral de Recursos Humanos.
Nuestra solución de control y registro horario da solución a tus necesidades de gestión de ausencias, turnos, y mucho más. Además, se adapta siempre a los requerimientos específicos de tu organización y te ofrece muchas modalidades de fichaje.
Además, gracias a la App e3Mobile tu equipo podrá realizar el fichaje de una manera ágil y sencilla, desde el móvil y con geolocalización.
Si te gustaría saber más sobre cómo agilizar la gestión de las vacaciones y ausencias en tu empresa mejorando la comunicación interna, ¡solicita hoy una demo con nuestro personal experto! Estaremos encantados de ayudarte.
