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Aspectos a tener en cuenta en la política de ausencias y permisos  

Descubre cómo implementar una política de ausencias y permisos

Publicado el 12 diciembre, 2023 - Modificado el 1 febrero, 2024

Definir una política de ausencias y permisos en la empresa es esencial para mantener la productividad y el rendimiento laboral. ¿Sabes cómo crearla? ¡Te ayudamos a diseñar la tuya!

Gestionar las ausencias y los permisos laborales de las personas empleadas incide directamente en el buen funcionamiento de las compañías. ¿Sabes cómo crear una política de ausencias y permisos adecuada? Te explicamos cómo administrar ausencias por enfermedad o imprevistos personales, vacaciones y permisos de tu plantilla. 

¿Qué es una política de ausencias y permisos? 

Una política de ausencias y permisos se refiere al conjunto de disposiciones y normas que una empresa establece para gestionar las solicitudes de ausencia de sus personas empleadas. 

Esta política tiene como objetivo definir las reglas y los procedimientos a seguir en caso de ausencia del personal, ya sea por enfermedad, asuntos personales o vacaciones, garantizando que se cumplan tanto los derechos y necesidades de la plantilla como los compromisos y exigencias de la organización.  

En una política de ausencias y permisos se incluyen los diferentes tipos de ausencias que pueden ser solicitadas por las personas empleadas:   

  • Enfermedad.  
  • Asuntos personales.  
  • Vacaciones.  
  • Permisos por nacimiento y cuidado del menor.  
  • Permisos por estudios o formación.  
  • Permisos por fallecimiento de un familiar.  
  • Otros tipos de permisos laborales.  

Es importante que una política de ausencias y permisos sea clara y transparente, para evitar malentendidos o conflictos entre la empresa y las personas que la componen. Por ello, suele incluir información detallada sobre cómo solicitar una ausencia, cuánto tiempo de anticipación se debe dar, qué documentación puede ser requerida y cómo se gestionarán las ausencias no planificadas, entre otros aspectos relevantes.  

Además, una política de ausencias y permisos también puede marcar límites o restricciones en cuanto al número de días de ausencia permitidos por año, o definir un sistema de acumulación de días de vacaciones no utilizados. Esto ayuda a garantizar que las ausencias no afecten negativamente la productividad y al funcionamiento de la empresa.  

En resumen, una política de ausencias y permisos es una herramienta esencial en la gestión de Personas en la empresa. Proporciona un marco claro y equitativo para gestionar las ausencias de las personas empleadas, asegurando que se cumplen sus derechos, así como las necesidades de la organización.  

Política de ausencias 

La política de ausencias se enfoca específicamente en los casos de ausencia por motivos de enfermedad o imprevistos personales. Esta política incorpora los procedimientos y requisitos que las personas empleadas deben seguir al reportar una ausencia. Además, define los plazos para notificar y justificar dicha falta, así como los métodos para el registro y seguimiento de la misma.  

  • Ausencias por enfermedad: se requiere que la persona interesada la notifique a su responsable o al departamento de Recursos Humanos lo antes posible. Esto es fundamental para garantizar una adecuada planificación y organización del trabajo en su ausencia. Además, se solicita que se proporcione un certificado médico que justifique la falta y que se deberá presentar al regresar al trabajo.  
  • Ausencias por imprevistos personales: se entiende que pueden surgir situaciones inesperadas que requieran la ausencia de la persona. En tales circunstancias, se debe informar cuanto antes al departamento de Recursos Humanos, que tomará las medidas necesarias para cubrir las responsabilidades de la persona empleada ausente.  

Cabe destacar que las ausencias sin previo aviso o sin justificación pueden tener consecuencias negativas para la persona empleada, como la deducción de días de vacaciones o incluso sanciones disciplinarias. Por lo tanto, se recomienda seguir los procedimientos establecidos y proporcionar la documentación requerida para evitar cualquier tipo de inconveniente.  

Además, la política de ausencias también contempla la posibilidad de ausencias programadas, como las vacaciones o permisos personales. En estos casos, las personas empleadas deben notificar con anticipación su ausencia y completar los formularios correspondientes. Esto permitirá una adecuada planificación del personal y evitará conflictos de programación.  

Como ves, la política de ausencias es una herramienta clave para garantizar la organización y el buen funcionamiento de la empresa. Al establecer los procedimientos y requisitos claros, se busca facilitar la comunicación entre la plantilla y la empresa, así como garantizar la equidad y el cumplimiento de las normas establecidas.  

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Política de vacaciones 

La política de vacaciones se centra en regular y gestionar las solicitudes de vacaciones por parte de las personas empleadas. Esta política concreta las reglas y los requisitos que se deben cumplir al solicitar y planificar las vacaciones, así como los procedimientos para aprobar y asignar las fechas de las mismas. Además, define los límites máximos de días de vacaciones permitidos por persona y establece las pautas para evitar conflictos en la planificación y la cobertura de ausencias.  

Por ejemplo, la política de vacaciones puede especificar que las personas empleadas presenten una solicitud por escrito al departamento de Recursos Humanos con al menos dos semanas de anticipación, incluyendo las fechas deseadas de inicio y finalización del periodo vacacional, así como una breve justificación de la solicitud.   

Tras recibir la solicitud, el departamento de Recursos Humanos evaluará la disponibilidad y la viabilidad de las fechas solicitadas, teniendo en cuenta las necesidades operativas de la empresa y la distribución equitativa de las vacaciones entre las personas empleadas.  

Una vez aprobada la solicitud de vacaciones, la persona interesada recibirá una confirmación por escrito con las fechas aprobadas. Durante el período de vacaciones, la persona empleada no estará obligada a realizar ninguna tarea y tampoco disponible para atender consultas o responsabilidades laborales.   

Es fundamental que el personal empleado planifique sus vacaciones de manera responsable, teniendo en cuenta las necesidades del equipo y coordinándose con el resto de la plantilla para garantizar una adecuada cobertura durante su ausencia. En caso de que surja alguna situación imprevista que requiera la cancelación o modificación de las fechas de vacaciones aprobadas, la persona empleada debe informar de inmediato al departamento de Recursos Humanos para buscar una solución alternativa.

Por qué diseñar una política de ausencias propia 

Contar con una política de ausencias y permisos bien diseñada aporta numerosos beneficios, tanto para las personas empleadas como para la propia empresa. Algunos de los más interesantes son:  

Mayor productividad  

Una política de ausencias bien estructurada permite mejorar la organización y la planificación de las tareas y los proyectos, evitando interrupciones innecesarias y asegurando una mayor productividad en el lugar de trabajo.  

Mejor reputación empresarial 

Una política de ausencias clara y equitativa genera confianza y satisfacción entre las personas empleadas, lo que contribuye a favorecer la imagen y la reputación empresarial tanto interna como externamente.  

Procesos de toma de decisiones más ágiles 

Una política de ausencias establece procedimientos y responsabilidades para satisfacer la cobertura de ausencias, lo que facilita la toma de decisiones y minimiza los retrasos o inconvenientes causados por la falta de personal en momentos críticos.  

Menor absentismo 

Una política de ausencias bien definida y comunicada puede reducir los índices de absentismo laboral, ya que brinda un marco preciso y transparente para gestionar las ausencias y apunta claras consecuencias para abordar los abusos o incumplimientos.  

Cómo diseñar la política de ausencias y permisos 

La creación de una política de ausencias y permisos efectiva requiere de un enfoque integral y una atención cuidadosa a los detalles. Algunos aspectos clave a considerar son:  

Gestión ágil 

La política de ausencias y permisos debe ser flexible y adaptable a las necesidades cambiantes de la empresa y su plantilla. Es importante revisar y ajustar regularmente la política en función de las demandas y los cambios organizativos.  

Apoyo tecnológico 

El uso de herramientas tecnológicas, como sistemas de registro horario y seguimiento de ausencias, puede facilitar la gestión eficiente de las solicitudes y mejorar la comunicación entre las personas empleadas y las personas responsables de la toma de decisiones.  

Seguimiento individual 

Es necesario considerar las circunstancias individuales de cada persona al gestionar las ausencias. Esto implica evaluar cada solicitud de manera personalizada, considerando la situación particular de cada persona empleada.  

Atención a los flujos de trabajo 

La política de ausencias debe tener en cuenta los flujos de trabajo y los niveles de ocupación en diferentes áreas o departamentos de la empresa. Esto permitirá prever y gestionar adecuadamente las ausencias sin afectar negativamente la operatividad.  

Flexibilidad 

Es importante equilibrar las necesidades operativas de la empresa y la flexibilidad necesaria para conciliar la vida personal y laboral de las personas empleadas. Una política demasiado rígida puede generar insatisfacción y desmotivación, mientras que una política demasiado permisiva puede afectar negativamente en la planificación y la productividad.  

¿Qué beneficios tiene para las empresas establecer una buena política de ausencias? 

Establecer una buena política de ausencias y permisos es altamente beneficioso para las empresas. Algunas de las principales ventajas que obtienen son:  

  • Mejora de la organización y planificación de tareas y proyectos en ausencia de personas empleadas clave.
  • Reducción del estrés y sobrecarga de trabajo ante ausencias no planificadas.
  • Mejora de la satisfacción y la motivación del personal empleado.
  • Reducción del absentismo laboral no justificado.
  • Mejora de la imagen y la reputación empresarial ante la plantilla, clientes y socios comerciales.

Grupo Castilla puede ayudarte a mejorar tu política de ausencias 

¿Necesitas mejorar la gestión de ausencias y permisos en tu empresa? Grupo Castilla te ofrece una solución integral con un enfoque 360º en gestión de Personas único en el mercado. Con nuestro software de registro horario podrás optimizar el control y el registro de vacaciones y otros permisos laborales. En otras palabras, accederás a prestaciones como estas, integradas en el Portal de la Persona Empleada:  

  • Registro horario: gestión de turnos, calendarios y horarios. 
  • Control de presencia y absentismo: registro de la jornada laboral e integración de los datos con la nómina, fichajes con tecnología de geolocalización y multicanalidad, gestión de solicitudes de ausencias, análisis de los indicadores de absentismo mediante HR Analytics, etc.  

Con más de 40 años de experiencia en el sector, en Grupo Castilla ponemos a tu disposición nuestros servicios de conocimiento y soluciones tecnológicas de RRHH para satisfacer el ciclo de vida de tus personas empleadas, incluido el registro y el control de presencia y ausencia en el trabajo. ¿Hablamos?  


Un artículo de:
Isaac Medrano
Director de Personas en Grupo Castilla

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