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Claves para el control y registro de la jornada laboral

control horario y registro jornada

Publicado el 12 mayo, 2022

¿Te gustaría saber cómo optimizar el control y registro de la jornada laboral? Te lo explicamos todo en el siguiente post. ¡Adelante con la lectura!

En la relación entre la empresa y el personal empleado siempre existen algunos caballos de batalla. Uno de ellos, que no pasa desapercibido, ni en el primer contacto, en la entrevista de selección, es el horario. Nos encanta trabajar en una empresa que tenga en cuenta la sostenibilidad, que contribuya a la paridad y que se comprometa con la comunidad; pero como personas empleadas, es obvio, que tenemos especial consideración por el horario y el salario. De hecho, estarás de acuerdo conmigo que, un horario razonable y un sueldo justo pueden ser el principio de una bonita relación laboral. 

Por otro lado, las empresas con los nuevos modelos de trabajo han aumentado su cautela en relación con el control y el registro de la jornada laboral. De hecho, no es una cuestión solo de confianza en la plantilla, es un requerimiento legal. Por tanto, convendrás conmigo que una gestión óptima del registro de la jornada es un beneficio para ambas partes. Sigue leyendo y no te pierdas detalle. 

¿Qué obligaciones establece la legislación a la empresa? 

Desde la publicación del RD Ley 8/2019 de 8 de marzo del 2019 las empresas deben garantizar el registro horario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona empleada. Estos registros se deben conservar durante cuatro años, durante los cuales permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.  

Esta nueva legislación fue el catalizador del cambio. Hoy las empresas apuestan por la digitalización del proceso para ser más ágiles y eficientes. De hecho, aunque la normativa no establece la obligación de la digitalización, sí que las empresas han apostado por eliminar un proceso manual y obsoleto como es la gestión en papel. Y esto nos lleva a la siguiente pregunta. ¿Cómo se debe registrar la jornada laboral? Te lo explicamos a continuación. 

¿Cómo se debe registrar la jornada laboral?  

La norma no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada. Para poder cumplir con los requerimientos de control diario de la jornada, de entrada y salida de la plantilla, propone la autorregulación. Ya sea mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.   

Por tanto, lo más importante que debe tener en cuenta la empresa es que el método utilizado debe proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por la propia persona empleada. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en sistemas que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada. Una razón más para digitalizar el proceso, ¿no te parece? 

Tipos de registro de la jornada laboral 

A continuación, te enumeramos algunos de los tipos de registro de la jornada laboral más habituales. 

Presencial 

En este caso se trata del registro que se lleva a cabo de una manera presencial en el lugar de trabajo. 

  • Libros de registro. Se firma manualmente la entrada y salida.  
  • Tornos de control de acceso y presencia.  
  • Lectores biométricos. Método automatizado de reconocimiento (iris, sistemas dactilares y faciales, geometría de mano, etc.).  
  • Lectores de tarjeta con y sin PIN.  
  • Con llamada telefónica.   
  • Kiosco. Una o varias tablets en el centro de trabajo con reconocimiento por tarjeta, pin, etc.  

 Virtual 

Cómo su nombre indica plantea un registro horario vinculado a dónde ejerce su trabajo la persona empleada, que no tiene por qué coincidir con el puesto de trabajo físico. Por tanto, una opción muy interesante para los modelos de teletrabajo o trabajo híbrido. 

  • Con dispositivos móviles con o sin geolocalización.  
  • Desde una aplicación web.  

registro jornada laboral

¿Cómo se regulan las pausas de trabajo?   

Esta es otra de las cuestiones que siempre genera debate. De hecho, si has llegado hasta aquí, supongo que te preguntarás si la pausa de trabajo está regulada por la misma normativa.   

La obligación formal prevista en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es el registro diario de la jornada de trabajo por lo que deberá contener, por expresa mención legal, “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Por tanto, esto incluye todo aquello que forme parte de esta, también, por supuesto, las pausas diarias obligatorias.  

Por tanto, cuando la expresión legal, convencional o contractual de estas pausas en la jornada laboral es clara, predeterminada y global, no es necesario que sea reflejado en el registro diario. No obstante, si las pausas no están reflejadas, es recomendable que el método de registro de la jornada laboral esté diseñado para registrarlo. 

Así pues, en este caso la normativa también aconseja la autorregulación mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa. 

Solución de gestión del control horario y registro de la plantilla de Grupo Castilla 

Grupo Castilla cuenta con una de las herramientas más completas en registro de la jornada laboral del mercado. De hecho, nuestra solución te ofrece: 

  • Gestión de turnos y calendarios. 
  • Cálculo de la presencia efectiva de las personas empleadas. 
  • Notificación y consulta de ausencias de la plantilla. 
  • Revisión y autorización de ausencias por parte de los managers. 
  • Recogida de los fichajes en relojes situados en los centros de trabajo, en los dispositivos móviles con geolocalización y desde el autoservicio del empleado. 
  • Generación de reportes sobre absentismo y otros KPI’s estratégicos, gracias al cuadro de mando integrado en nuestro software de gestión de los RRHH. 
  • Máxima flexibilidad para adaptarse a las necesidades de tu empresa. 
  • Además de una de las grandes ventajas de la Solución 360º de RRHH de Grupo Castilla: la filosofía del dato único. Trabajamos para que la introducción de la información se realice una sola vez y se reaproveche en múltiples procesos aumentando la agilidad y eficiencia. 

¿Estás interesado en optimizar el control y registro de la jornada de tu empresa? Contáctanos y te explicamos cómo podemos ayudarte. 


Un artículo de:
Olga Tomàs Gonzalvo
Técnica de Marketing Digital

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