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Claves para el control horario de los trabajadores  

Cómo hacer el control horario de los trabajadores y cuándo es obligatorio

Publicado el 7 febrero, 2024 - Modificado el 8 febrero, 2024

¿Qué obligaciones tienen las empresas sobre el control horario? Te explicamos todo lo que debes saber para registrar la jornada laboral de tus personas empleadas cumpliendo la normativa. ¡Síguenos!

Desde 2019 es obligatorio que todas las empresas lleven a cabo un control horario de los trabajadores, mediante un registro físico o virtual de las horas realizadas, una medida que pretende luchar contra la precariedad laboral. En este post analizamos al detalle la norma y sus implicaciones.  

En la relación entre la empresa y el personal empleado siempre existen algunos caballos de batalla. Uno de ellos, que no pasa desapercibido, ni en el primer contacto, ni en la entrevista de selección, es el horario. Nos encanta trabajar en una empresa que tenga en cuenta la sostenibilidad, que contribuya a la paridad y que se comprometa con la comunidad; pero como personas empleadas, es obvio que tenemos especial consideración por el horario y el salario. De hecho, un horario razonable y un sueldo justo pueden ser el principio de una bonita relación laboral.    

Por otro lado, las empresas, con los nuevos modelos de trabajo, han aumentado su cautela sobre el control y el registro de la jornada laboral. De hecho, no es una cuestión solo de confianza en la plantilla, es un requerimiento legal. Por tanto, una gestión óptima del registro de la jornada es un beneficio para ambas partes. Sigue leyendo y no te pierdas detalle.    

¿Qué es el control horario de trabajadores? 

El control horario de las personas trabajadoras se refiere al hecho de contabilizar las horas efectivas de trabajo de cada una de las personas que trabajan en la compañía. El objetivo es conocer el cómputo total de horas trabajadas y cómo se han distribuido estas en la jornada, incluyendo la entrada y salida del centro de trabajo, las distintas pausas realizadas y las posibles horas extraordinarias. De hecho, la finalidad del Real Decreto Ley 8/2019 de 8 de marzo en materia de registro horario es crear un marco de seguridad jurídica tanto para el personal empleado como para las organizaciones empresariales.   

¿Qué establece la legislación vigente?   

La normativa acerca del control horario, que entró en vigor en 2019, establece los requerimientos básicos que tiene el correcto control horario de las personas trabajadoras:  

  • El control horario y su registro son obligatorios con independencia del tipo de jornada que realicen las personas trabajadoras.  
  • Para realizar el registro horario será válido cualquier medio, físico o telemático, siempre y cuando sea capaz de proporcionar información “fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori”.   
  • Dada la cantidad de opciones existentes, la norma expresa que la autorregulación, ya sea mediante convenio colectivo o el acuerdo de empresa, es la situación ideal.  
  • El registro, especialmente en los casos de videovigilancia y geolocalización, debe garantizar el respeto del derecho a la intimidad de las personas empleadas.   
  • El registro deberá ser inviolable y conservarse, al menos, durante 4 años.  
  • Además de estar disponible para las personas empleadas, los representantes sindicales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.  
  • La plantilla debe conocer su jornada laboral y cómo se distribuye con anterioridad.  
  • Al final de cada mes, los sindicatos deben tener acceso al control de horas extra realizadas en la empresa.  

Obligaciones de la empresa  

Las empresas deben garantizar el registro horario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona empleada. Para ello, deben utilizar sistemas de control horario que aseguren la inviolabilidad, un principio que no pueden garantizar herramientas como Excel o la hoja de papel. De ahí que la apuesta más segura sea la digitalización del proceso, a través de softwares de control horario, que su vez aportan mayor agilidad y eficiencia a las organizaciones.  

Por otra parte, ante la reciente directriz de la Agencia Española de Protección de Datos (AEDP), establecida en la Guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso, las empresas deben tener en cuenta que el uso de sistemas biométricos para registrar la jornada laboral deja de ser lícito.  

Según el nuevo criterio de la AEPD, el uso de datos biométricos implica un “tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos”. Por ello, se insta a utilizar otros métodos menos invasivos que el fichaje con la huella dactilar o por reconocimiento facial, por ejemplo, para cumplir con la protección de datos y la privacidad.  

Sanciones por incumplimiento de la normativa 

Evidentemente, si no se cumple con el registro horario, las empresas pueden recibir importantes sanciones de carácter económico: multas que van desde los 70 a los 225.018 euros según se clasifique como leve, grave o muy grave.   

  • Infracciones leves: oscilan entre 70 y 750 euros, según se produzcan por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar.   
  • Infracciones graves:de 751 a 7.500 euros, según se detecten irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.   
  • Infracciones muy graves: pueden alcanzar los 225.018 euros, según se haya producido un aumento considerable de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato, se supere el margen legal de 80 horas extras anuales o no se abonen adecuadamente.   

Por tanto, las multas se podrían producir tanto por la ausencia de sistemas de control, la falta de comunicación de la realización de horas extras o el enmascaramiento de las horas extra bajo otros conceptos salariales o tipología contractual.   

¿Cómo realizar el control horario de los trabajadores?     

La norma no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada. Para poder cumplir con los requerimientos de control horario de la jornada, de entrada y salida de la plantilla, propone la autorregulación. Ya sea mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.      

Por tanto, lo más importante que debe tener en cuenta la empresa es que el método utilizado debe proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por la persona empresaria o por la propia persona empleada. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en sistemas que garanticen la trazabilidad y el rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada. Una razón más para digitalizar el proceso, ¿no te parece?    

Tipos de registro de la jornada laboral 

A continuación, te enumeramos algunos de los tipos de registro de la jornada laboral más habituales.   

Presencial 

En este caso se trata del registro que se lleva a cabo de una manera presencial en el lugar de trabajo.  

  • Libros de registro: se firma manualmente la entrada y salida.    
  • Tornos de control de acceso y presencia.    
  • Lectores biométricos: método automatizado de reconocimiento (iris, sistemas dactilares y faciales, geometría de mano, etc.). No obstante, recordemos que con la nueva directriz de la AEPD, no serían sistemas lícitos para realizar el registro de jornada.    
  • Tarjetas NFC (contact less).  
  • Lectores de tarjeta con y sin PIN.    
  • Llamada telefónica.     
  • Kiosco: se pone a disposición una o varias tablets en el centro de trabajo con reconocimiento por tarjeta, pin, etc.    

Virtual 

Como su nombre indica, plantea un registro horario vinculado al lugar donde ejerce su trabajo la persona empleada, que no tiene por qué coincidir con el puesto de trabajo físico. Por tanto, una opción muy interesante para los modelos de teletrabajo o trabajo híbrido.   

Objetivos y beneficios del control horario de la plantilla  

La normativa de control horario de la plantilla tiene como primer objetivo evitar que las empresas puedan obligar a las personas trabajadoras a realizar más horas de las que establece su contrato laboral sin remunerarlas, es decir, el RD busca eliminar la precariedad laboral. Pero un correcto sistema de control horario no beneficia únicamente a la plantilla, sino que tiene interesantes ventajas para las empresas:  

  • Registro y análisis del índice de absentismo.  
  • Gestión de las horas extra de las persona empleadas.  
  • Conocimiento de la carga laboral de cada persona.  
  • Posible integración con herramientas externas para un mejor análisis.  
  • Fomento de la desconexión laboral.  

Buenas prácticas para cumplir con el control horario de tus trabajadores 

Como ya hemos visto, realizar el control horario de la plantilla va mucho más allá de únicamente cumplir con la legislación vigente, sino que conlleva interesantes ventajas tanto para la empresa como para las personas trabajadoras. Te damos algunos consejos para que llevarlo a cabo sea mucho más sencillo y no cause fricciones con los equipos de trabajo:  

  • Comunicación vertical: explica a las personas que trabajan en tu empresa por qué se realiza el control horario, cómo se va a llevar a cabo y qué beneficios conlleva.  
  • Hay multitud de sistemas de control horario distintos, tanto presenciales como virtuales: elige el más adecuado para tu empresa.  
  • Pon a disposición del personal de tu empresa toda la información necesaria para que utilicen correctamente el sistema de control horario elegido.   
  • Un software de control horario, como el de Grupo Castilla, puede facilitar enormemente la gestión del tiempo en tu organización.  
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¿Qué trabajadores están obligados a fichar? 

En este caso, la respuesta es muy sencilla. Según la legislación vigente, todas las empresas deben tener actualizado un registro de la jornada laboral de todos sus trabajadores, siendo la duración máxima de la jornada ordinaria de 40 horas semanales de trabajo efectivo.   

¿Quiénes están exentos de fichar según la ley de control horario?  

La normativa establece ciertas excepciones a la obligatoriedad de fichar, referidas, principalmente, a tres grupos distintos de personas trabajadoras:  

  • Las relaciones de carácter especial según el Estatuto de los Trabajadores, algunas de las cuales son el personal de alta dirección, deportistas profesionales, profesionales abogados que trabajan en despachos (con independencia de si son individuales o colectivos) y las personas empleadas del hogar, entre otros, así como cualquier otro trabajo que sea considerado relación de carácter especial por una ley.  
  • Las personas trabajadoras que tienen un régimen específico acerca del registro de jornada, como las personas que trabajan a tiempo parcial (para los que ya existía la obligación de registro regulada en el artículo 12.4. Del Estatuto de los Trabajadores), transportistas por carretera y personas trabajadoras en la marina mercante o en servicios transfronterizos en transporte ferroviario.    
  • Las personas que trabajan por cuenta propia en régimen de autónomos y las que están asociadas a cooperativas.  

¿Qué pasa si un trabajador no firma el registro de horas? 

El problema en este caso es que la sanción puede recaer en la empresa, ya que se trataría de un incumplimiento del registro horario que se tipifica como infracción leve. Así se ha expuesto en el apartado anterior sobre las sanciones vinculadas con el registro horario.   

¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro? 

El registro de la jornada laboral se debe conservar durante cuatro años, estando a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. 

Cuándo es obligatorio el control horario de los trabajadores

¿Cómo se regulan las pausas de trabajo?    

Esta es otra de las cuestiones que siempre genera debate. De hecho, si has llegado hasta aquí, seguramente te preguntarás si la pausa de trabajo está regulada por la misma normativa.      

La obligación formal prevista en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es el registro diario de la jornada de trabajo por lo que deberá contener, por expresa mención legal, “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Por tanto, esto incluye todo aquello que forme parte de esta, también, por supuesto, las pausas diarias obligatorias.     

Por tanto, cuando la expresión legal, convencional o contractual de estas pausas en la jornada laboral es clara, predeterminada y global, no es necesario que sea reflejado en el registro diario. No obstante, si las pausas no están reflejadas, es recomendable que el método de registro de la jornada laboral esté diseñado para registrarlo.    

Así pues, en este caso la normativa también aconseja la autorregulación mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.  

El control horario de los trabajadores en el teletrabajo 

El 11 de julio de 2021 entró en vigor la nueva Ley del Teletrabajo, viniendo a completar lo establecido por el Real Decreto-Ley 28/2020, de 22 de septiembre, de trabajo a distancia. En esta normativa se establece claramente la obligatoriedad de registrar el horario de las personas trabajadoras en remoto exactamente igual que en el caso del trabajo presencial, aunque no se especifican los medios para llevar a cabo dicho control.  

Aunque lo más sencillo es utilizar un software de Recursos Humanos con función de control horario (y, en su caso, con versión móvil), hay tantas posibilidades como tipos de compañías:  

  • En el caso de que la empresa proporcione a la persona las herramientas necesarias para realizar su trabajo, estas pueden incluir la función de registro, mediante eventos como el encendido y el apagado de los equipos informáticos.  
  • Existen aplicaciones que permiten el registro horario geolocalizado para el smartphone, aunque si la geolocalización es una información interesante para la empresa, es necesario tener en cuenta que la precisión de las mismas dependerá de la que tenga el GPS del dispositivo. Otra opción es que sea la propia compañía la que proporcione a su plantilla un dispositivo móvil geolocalizado con el que registrar su horario.  
  • Existen programas de ordenador específicos que realizan un rastreo más exhaustivo de la jornada laboral, por ejemplo, siguiendo los movimientos de teclado y ratón o cronometrando cada tarea específica que realiza la persona trabajadora, aunque son poco recomendables, ya que el estrés que provocan puede afectar negativamente a la productividad. 

Solución de gestión del control horario y registro de la plantilla de Grupo Castilla  

Grupo Castilla cuenta con una de las herramientas más completas en registro de la jornada laboral del mercado. De hecho, nuestra solución en gestión del tiempo incluye:  

  • Configuración de calendarios y workflows. 
  • Gestión de turnos y fichajes con multicanalidad.    
  • Cálculo de la presencia efectiva de las personas empleadas.       
  • Revisión y autorización de ausencias por parte de las y los managers.    
  • Recogida de los fichajes en relojes situados en los centros de trabajo, en los dispositivos móviles con geolocalización y desde el autoservicio de la persona empleada. 
  • Integración de la solución de gestión del tiempo con otras funcionalidades de RRHH como los motores de nómina de Grupo Castilla y el hardware de cualquier fabricante, así como con el Portal de la Persona Empleada.  
  • Generación de reportes sobre absentismo y otros KPIs estratégicos a través de HR Anlytics, integrado en nuestro software de gestión de Personas.    
  • Máxima flexibilidad para adaptarse a las necesidades de tu empresa.    

¿Quieres optimizar el control y el registro de la jornada laboral en tu empresa? Consigue un plus en gestión del tiempo y añade eficiencia y agilidad en todos los procesos. Contáctanos y te explicamos cómo podemos ayudarte.   


Un artículo de:
Pablo Taboada
Responsable de Gestión del Tiempo en Grupo Castilla

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