¿Te gustaría saber cómo optimizar el control y registro de la jornada laboral? Te lo explicamos todo en el siguiente post. ¡Adelante con la lectura!
En la relación entre la empresa y el personal empleado siempre existen algunos caballos de batalla. Uno de ellos, que no pasa desapercibido, ni en el primer contacto, en la entrevista de selección, es el horario. Nos encanta trabajar en una empresa que tenga en cuenta la sostenibilidad, que contribuya a la paridad y que se comprometa con la comunidad; pero como personas empleadas, es obvio, que tenemos especial consideración por el horario y el salario. De hecho, estarás de acuerdo conmigo que, un horario razonable y un sueldo justo pueden ser el principio de una bonita relación laboral.
Por otro lado, las empresas con los nuevos modelos de trabajo han aumentado su cautela en relación con el control y el registro de la jornada laboral. De hecho, no es una cuestión solo de confianza en la plantilla, es un requerimiento legal. Por tanto, convendrás conmigo que una gestión óptima del registro de la jornada es un beneficio para ambas partes. Sigue leyendo y no te pierdas detalle.
¿Qué es el registro de la jornada laboral?
El registro de la jornada laboral tiene como objetivo el control del horario establecido, por contrato, de las personas empleadas. De hecho, la finalidad del decreto vigente, en materia de registro horario, es crear un marco de seguridad jurídica tanto para el personal empleado como para las organizaciones empresariales.
¿Qué obligaciones establece la legislación a la empresa?
Desde la publicación del RD Ley 8/2019 de 8 de marzo del 2019 las empresas deben garantizar el registro horario de la jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona empleada. Esta nueva legislación fue el catalizador del cambio.
Además, recientemente se ha dado un paso más allá en la legislación del registro horario y es que la Sala Social de la Audiencia Nacional, ha descartado la firma en hoja de papel como sistema válido para el registro obligatorio de la jornada laboral. Por este motivo, hoy las empresas apuestan por la digitalización del proceso para ser más ágiles y eficientes.
Y esto nos lleva a la siguiente pregunta. ¿Cómo se debe registrar la jornada laboral? Te lo explicamos a continuación.
Sanciones por incumplimiento de la normativa
Evidentemente, si no se cumple con la legalidad están previstas sanciones de carácter económico: multas que van desde los 60 a los 187.515 euros según se clasifique como leve, grave o muy grave.
- Infracciones leves: de 60 a 625 euros, según se produzcan por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar.
- Infracciones graves: de 625 a 6.250 euros, según se detecten irregularidades en los horarios pactados o la realización de horas extras no computadas ni pagadas.
- Infracciones muy graves: de 6.250 a 187.515 euros, según se hayan producido un aumento considerable de las horas extras sin que estas se reflejen en un cambio de tipo de contrato, se supere el margen legal de 80 horas extras anuales o no se abonen adecuadamente.
Por tanto, las multas se podrían producir tanto por la ausencia de sistemas de control, la falta de comunicación de la realización de horas extras o el enmascaramiento de las horas extra bajo otros conceptos salariales o tipología contractual.
¿Cómo registrar la jornada laboral?
La norma no establece una modalidad específica o predeterminada para el registro diario de la jornada. Para poder cumplir con los requerimientos de control diario de la jornada, de entrada y salida de la plantilla, propone la autorregulación. Ya sea mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.
Por tanto, lo más importante que debe tener en cuenta la empresa es que el método utilizado debe proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por la propia persona empleada. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en sistemas que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada. Una razón más para digitalizar el proceso, ¿no te parece?
Tipos de registro de la jornada laboral
A continuación, te enumeramos algunos de los tipos de registro de la jornada laboral más habituales.
Presencial
En este caso se trata del registro que se lleva a cabo de una manera presencial en el lugar de trabajo.
- Libros de registro. Se firma manualmente la entrada y salida.
- Tornos de control de acceso y presencia.
- Lectores biométricos. Método automatizado de reconocimiento (iris, sistemas dactilares y faciales, geometría de mano, etc.).
- Lectores de tarjeta con y sin PIN.
- Con llamada telefónica.
- Kiosco. Una o varias tablets en el centro de trabajo con reconocimiento por tarjeta, pin, etc.
Virtual
Cómo su nombre indica plantea un registro horario vinculado a dónde ejerce su trabajo la persona empleada, que no tiene por qué coincidir con el puesto de trabajo físico. Por tanto, una opción muy interesante para los modelos de teletrabajo o trabajo híbrido.
- Con dispositivos móviles con o sin geolocalización.
- Desde una aplicación web.
¿Qué trabajadores están obligados a fichar?
En este caso, la respuesta es muy sencilla. Según la legislación vigente, todas las empresas deben tener actualizado un registro de la jornada laboral de todos sus trabajadores. Siendo la duración máxima de la jornada ordinaria de 40 horas semanales de trabajo efectivo.
¿Qué pasa si un trabajador no firma el registro de horas?
El problema en este caso es que la sanción puede recaer en la empresa, ya que se trataría de un incumplimiento del registro horario que se tipificaría como infracción leve. Así se ha expuesto en el apartado anterior sobre las sanciones vinculadas con el registro horario.
¿Cuánto tiempo hay que conservar el registro?
Esta es otra de las cuestiones frecuentes en torno al registro horario. Es evidente que legalmente la empresa está obligada a llevar este control de la jornada de la plantilla. Pero ¿por cuánto tiempo? Estos registros se deben conservar durante cuatro años, durante los cuales permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
¿Cómo se regulan las pausas de trabajo?
Esta es otra de las cuestiones que siempre genera debate. De hecho, si has llegado hasta aquí, supongo que te preguntarás si la pausa de trabajo está regulada por la misma normativa.
La obligación formal prevista en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores es el registro diario de la jornada de trabajo por lo que deberá contener, por expresa mención legal, “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora”. Por tanto, esto incluye todo aquello que forme parte de esta, también, por supuesto, las pausas diarias obligatorias.
Por tanto, cuando la expresión legal, convencional o contractual de estas pausas en la jornada laboral es clara, predeterminada y global, no es necesario que sea reflejado en el registro diario. No obstante, si las pausas no están reflejadas, es recomendable que el método de registro de la jornada laboral esté diseñado para registrarlo.
Así pues, en este caso la normativa también aconseja la autorregulación mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.
El control horario de los trabajadores en el teletrabajo
La penetración de nuevos modelos de trabajo, híbrido o teletrabajo, han hecho que las empresas deban hacer frente a nuevos retos en gestión del registro horario. Por este motivo, cada vez más, las empresas optan por aplicaciones que permiten el registro horario geolocalizado de las personas empleadas. Independientemente, del dónde y del cuándo. Asegurando, de esta manera, un correcto control horario y cumplimiento la legalidad.
Solución de gestión del control horario y registro de la plantilla de Grupo Castilla
Grupo Castilla cuenta con una de las herramientas más completas en registro de la jornada laboral del mercado. De hecho, nuestra solución te ofrece:
- Gestión de turnos y calendarios.
- Cálculo de la presencia efectiva de las personas empleadas.
- Notificación y consulta de ausencias de la plantilla.
- Revisión y autorización de ausencias por parte de los managers.
- Recogida de los fichajes en relojes situados en los centros de trabajo, en los dispositivos móviles con geolocalización y desde el autoservicio del empleado.
- Generación de reportes sobre absentismo y otros KPI’s estratégicos, gracias al cuadro de mando integrado en nuestro software de gestión de los RRHH.
- Máxima flexibilidad para adaptarse a las necesidades de tu empresa.
- Además de una de las grandes ventajas de la Solución 360º de RRHH de Grupo Castilla: la filosofía del dato único. Trabajamos para que la introducción de la información se realice una sola vez y se reaproveche en múltiples procesos aumentando la agilidad y eficiencia.
¿Estás interesado en optimizar el control y registro de la jornada de tu empresa? Contáctanos y te explicamos cómo podemos ayudarte.
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