La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha limitado el uso de sistemas biométricos, como el fichaje con huella dactilar o por reconocimiento facial. ¡Infórmate y cumple con la normativa actual!
Fichar con huella dactilar o a través del reconocimiento facial son métodos habituales que se emplean para registrar la jornada laboral. Sin embargo, desde la nueva normativa marcada por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), las reglas sobre el fichaje con datos biométricos han cambiado. Entonces, ¿sigue siendo legal fichar con huella dactilar en el trabajo? ¡Vamos a salir de dudas!
¿Es legal fichar con huella dactilar en el trabajo?
A partir del RD 8/2019, de 8 de marzo, las organizaciones están obligadas a realizar el control horario de sus personas empleadas, así como a conservar el registro durante al menos cuatro años. Por tanto, para cumplir con este cometido, requieren métodos que facilite registrar las entradas, las salidas y los descansos de la plantilla, como serían los sistemas biométricos que emplean la huella dactilar, el reconocimiento facial o por voz, entre otros similares.
No obstante, en noviembre de 2023, la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado la Guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso, en la cual establece que las personas empleadoras deben utilizar otros sistemas de fichaje que no almacenen ni traten con datos biométricos de las personas empleadas. Por lo tanto, ha dejado de considerarse legal fichar con huella dactilar y, en general, empleando un sistema de fichaje biométrico.
Según señala la AEPD, los datos biométricos han pasado a considerarse dato de salud, con lo que han cambiado de categoría de nivel bajo a categoría de alta protección automáticamente, considerándose “un tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos”. Asimismo, cabe remarcar que el consentimiento de la persona empleada no es suficiente para que el fichaje biométrico sea una práctica que respete la privacidad y la legalidad.
La AEPD apunta también que, para levantar la prohibición de tratar dichos datos biométricos con el objetivo de registrar la jornada, las personas responsables deben “contar con rango de ley que concrete la posibilidad de emplear dicha información biométrica con fines laborales, lo cual no se encuentra en la actual normativa española”. Así pues, podríamos concluir que, por regla general, fichar con huella dactilar y otros sistemas biométricos no es legal en nuestro país.
Sanciones por fichar con datos biométricos e incumplir la normativa de la AEPD
Acorde con la AEPD y siguiendo la nueva normativa europea, las organizaciones que utilicen sistemas biométricos para registrar el horario de su plantilla, pueden ser sancionadas bajo el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). De ahí la importancia de utilizar un método de fichaje y sistema de registro horario que permita cumplir con la legislación vigente, como sería un software de control de presencia.
Y es que el incumplimiento de la normativa puede acarrear sanciones económicas de hasta los 20.000 euros, tomando como referencia casos recientes de empresas que han utilizado un sistema de registro horario de huella dactilar sin contemplar la normativa actual.
Además, al utilizar el fichaje con huella dactilar y otros métodos biométricos, incompatibles con los derechos de protección de datos y privacidad de las personas, las empresas pueden ver perjudicada también su reputación, tanto de forma interna como externa.
Sistemas legales para sustituir el fichaje biométrico
Es evidente que el fichaje con huella dactilar o reconocimiento facial, entre otros sistemas biométricos, no son métodos legales para registrar la jornada actualmente. En este sentido, es importante conocer qué alternativas existen al respecto para cumplir con la obligación de llevar a cabo el control horario en la empresa.
Algunos sistemas de fichaje que respetan la privacidad, y que resultan más prácticos e innovadores que el registro vía hoja de papel o Excel, son los siguientes, los cuales ofrecemos en Grupo Castilla:
- Dispositivos de fichaje no biométricos, como los lectores de tarjetas NFC.
- Llamada telefónica.
- App móvil con posibilidad de geolocalización.
- Lectura de TAGs desde el móvil.
- Lectura de códigos QR desde el móvil.
Es esencial elegir un método de registro horario que garantice la inviolabilidad y sea accesible para la plantilla, la Inspección de Trabajo y los representantes legales.
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La solución de Grupo Castilla a la prohibición de fichar con huella digital
En Grupo Castilla nos hemos adelantado a la nueva directriz de la AEPD, ofreciendo terminales de fichaje duales. ¿Qué significa esto? Pues que no solo te permiten registrar la jornada de tus personas empleadas mediante datos biométricos, sino que, además, tienes la posibilidad de hacerlo mediante tarjetas NFC.
Con esta dualidad, puedes adaptarte al marco legal actual con todas las garantías de seguridad. ¿Lo mejor? Mantienes la puerta abierta por si en un futuro se vuelve a legalizar el uso de la huella dactilar o el reconocimiento facial como sistemas biométricos válidos para registrar la jornada.
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