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Sistemas de control de presencia: ventajas y beneficios  

sistemas de control horario

Publicado el 26 julio, 2022

Descubre en este post todo lo que debes saber sobre la normativa vinculada al registro de la jornada de la plantilla. ¡Adelante con la lectura!

El registro de la jornada laboral del personal empleado de tu empresa actualmente es obligatorio. Por tanto, la cuestión no es el por qué contar con un sistema de registro de la jornada laboral si no cómo y cuál.  Estarás de acuerdo conmigo en que ha habido un cambio de paradigma en los modelos de trabajo. Por este motivo, hoy es más complejo que nunca gestionar el registro de la jornada de la plantilla. A continuación, descubre las ventajas y beneficios de los distintos sistemas de controles de presencia. 

¿Qué es un sistema de control de presencia laboral?

Como bien sabes, un sistema de control de presencia laboral es una herramienta que permite a la empresa poder gestionar de manera óptima el registro de la jornada laboral de las personas empleadas en una organización. Habitualmente, el departamento de Recursos Humanos es el encargado de controlar las horas trabajadas de la plantilla y, por tanto, el cumplimiento de la jornada laboral. 

Ventajas de utilizar un sistema de control de presencia laboral

Una de las ventajas evidentes es precisamente el control. Es decir, poder obtener la información del control horario de manera fiable, segura y accesible. Respondiendo así al RD Ley 8/2019 de 8 de marzo del 2019. 

Para la empresa

Por tanto, para las empresas una de las principales ventajas es poder optimizar el proceso de control horario y, además, cumplir con la legalidad. Recordemos que el incumplimiento de la normativa puede suponer sanciones de hasta 187.515 euros, dependiendo del grado de la infracción. 

Para los trabajadores

En el caso de la persona empleada el control horario permite la justificación del cumplimiento de la jornada laboral y poder obtener un registro fiable de las horas. Así, en caso de realizar horas extras o solicitar ausencias siempre queda registrado correctamente, para mayor tranquilidad de la plantilla. 

sistemas de control de la jornada laboral

Tipos de control de presencia laboral

A continuación, te mostramos algunos de los tipos de control de presencia más comunes para que puedas contar con toda la información. 

Máquinas de fichaje

Hace años que estos sistemas dominaban el mercado del control de presencia. Actualmente, la imagen de las máquinas de fichaje ha ido evolucionando y adaptándose a las nuevas necesidades con la habilidad de un camaleón. De hecho, la tradicional tarjeta de fichaje, que todos tenemos en mente, se ha cambiado por opciones mucho más sofisticadas. Estos son algunos ejemplos: 

Lectores de tarjeta

En este caso, se facilita a las personas empleadas una tarjeta personalizada que le permite al lector detectar la entrada y salida de cada uno de los miembros de la plantilla. Es un método que añade un plus de seguridad. Por tanto, el sistema sería similar al fichaje tradicional. En este caso, aunque sea obvio, debemos recordar que se trata de un sistema de registro de la jornada laboral únicamente presencial y que, evidentemente, se necesita una inversión inicial en la maquinaria y posterior mantenimiento. 

Sistemas de control biométrico 

Siguiendo con la evolución del mismo sistema de control de presencia, en esta ocasión, hablamos de máquinas que hacen seguimiento de entrada y salida del puesto de trabajo a través de la pupila o huella dactilar. Valóralo si en tu compañía os interesa tener un control de seguridad más estricto de lo normal. Si no es el caso, las soluciones de control biométrico pueden resultarte caras y más si las vas a infrautilizar. 

Software de control de presencia

Los softwares de control horario tienen varias ventajas que merece la pena contemplar: no necesitan ningún tipo de instalación, pagas por el número de personas usuarias que lo usan, se pueden ver los registros desde una App del propio móvil y aportan datos en tiempo real con posibilidad de geolocalización. Así pues, debes valorar si es interesante para las necesidades actuales de tu empresa. Lo que sí es evidente es que ofrece una mayor flexibilidad que los anteriores sistemas. ¿No te parece? 

Con llamada telefónica

El sistema de control de presencia por llamada es bastante sencillo. Se trata de habilitar un número de teléfono al que las personas empleadas puedan llamar al empezar y terminar la jornada laboral

Para poder realizar dicha llamada deberán utilizar teléfonos situados dentro de las instalaciones de la organización. En caso de que varias personas empleadas utilicen el mismo terminal se les facilitará un código personalizado. 

Kiosco

Se trata de un sistema basado en la utilización de una clave pin o tarjeta. Por tanto, se habilitan una o varias tabletas en el centro de trabajo que se transforman en máquinas de control horario. Así, las personas empleadas solo deben introducir la clave proporcionada para marcar la entrada y salida en su jornada laboral. 

registro de la jornada

¿Qué tener en cuenta antes de elegir un sistema de control de presencia laboral?

Lo más importante es que cumpla los requisitos legales. Es decir, tal como hemos explicado el sistema de control de presencia utilizado debe proporcionar información fiable e inmodificable. Para ello, la información de la jornada debe registrarse mediante métodos que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez registrada.   

Por otro lado, debes recordar que esta información tiene que ser accesible tanto para la plantilla y sus representantes sindicales como para las autoridades en inspección de trabajo. 

¿Por qué combinar el control de presencia laboral con el control horario?

A priori podrías pensar que esta pregunta no tiene sentido. Que es una redundancia. Pero debes tener en cuenta que cuando hablamos de control horario nos referimos a un concepto mucho más amplio.  

De hecho, el control de presencia laboral es solo uno de los pilares. El control horario nos permite ir un paso más allá. Si confías en un partner que cuente con la tecnología y conocimiento necesarios, como es el caso de Grupo Castilla, podrás: 

  • Tener toda la información para elegir el sistema adecuado. 
  • Analizar el absentismo y actividades de tu personal con HR Analytics. 
  • Tener las incidencias por control horario integradas directamente en la nómina. 
  • Registrar los fichajes de las personas empleadas mediante tecnología de geolocalización. 
  • Fomentar el employee experience gracias a la integración con el Portal del Empleado. 

¡No dejes pasar ni un minuto más! Te estamos esperando. Consulta nuestro personal experto y te ayudará a tomar la mejor decisión. 


Un artículo de:
Olga Tomàs Gonzalvo
Técnica de Marketing Digital

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