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Fichar en el trabajo: cuándo es obligatorio y cómo hacerlo 

Cómo fichar en el trabajo

Publicado el 2 febrero, 2024 - Modificado el 8 febrero, 2024

Descubre qué dice la ley sobre fichar en el trabajo y qué soluciones de registro horario puedes utilizar para cumplir con la normativa actual. ¡Adelante con la lectura!

El registro horario de las personas empleadas es una actividad esencial para cumplir con la legislación vigente, además de garantizar la transparencia y el cumplimiento de la jornada laboral. En este artículo, te explicamos la importancia de fichar en el trabajo, cuándo es obligatorio hacerlo y las diversas formas con las que puedes cumplir con la normativa de registro horario de la plantilla.

Ley acerca del registro horario de las personas empleadas  

La obligación de llevar un registro horario de las personas empleadas está regulada por el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.  

En la normativa de registro de la jornada laboral se establece el deber de controlar y registrar las horas de entrada y salida de las personas empleadas en las empresas y del personal laboral de las Administraciones Públicas. El objetivo de reducir la precariedad laboral y evitar situaciones fraudulentas, especialmente en lo que se refiere a incumplimientos de la jornada y horas extra no remuneradas.   

¿En qué casos es obligatorio fichar en el trabajo?  

La legislación vigente estipula que deben fichar en el trabajo todas las personas trabajadoras de empresas que desarrollen sus actividades en el territorio nacional, así como las personas que trabajen en el extranjero para empresas españolas, con independencia de que sea a jornada completa o a jornada parcial.  

Lo mismo aplica, evidentemente, a las personas en situación de teletrabajo, ya sea de forma temporal o indefinida, y tanto si es a jornada completa como si es en un régimen mixto presencial y teletrabajo. En estos casos el fichaje debe hacerse mediante un software específico, que puede estar instalado en el equipo de trabajo, en la nube, de forma online o, incluso, mediante el teléfono móvil.

Cómo cumplir la normativa de registro horario de las personas trabajadoras  

Existen distintas formas de registrar el horario de entrada y salida de las personas empleadas y la empresa puede elegir una u otra en función de sus circunstancias y necesidades. Todas ellas son válidas, siempre y cuando se garantice la conservación del archivo durante, al menos, los 4 años que marca la ley. Asimismo, los registros deben ser inviolables y estar a disposición del personal empleado, de sus representantes sindicales y de la Inspección de Trabajo.  

Hoja de firmas  

El método tradicional de fichaje implica el uso de hojas de firmas, donde las personas empleadas registran manualmente su hora de entrada y salida. Este método es simple y no requiere ninguna inversión, pero puede ser propenso a errores y fraudes y, precisamente por su sencillez, solo es apropiado para empresas pequeñas. 

Excel de fichaje 

El uso de hojas de cálculo de Excel es otra opción popular en empresas de tamaño pequeño para llevar un registro horario, ya que tampoco necesita de una gran infraestructura y permite una mayor organización y personalización frente a las hojas de firmas para adaptarse a las necesidades de la empresa. Sin embargo, cabe remarcar que, al poder ser manipulado fácilmente, deja de ser un método legal para registrar la jornada.  

Tarjetas deslizantes en pared 

Las tarjetas deslizantes o tarjetas magnéticas son una forma física y tangible de llevar a cabo el registro horario. Este método tradicional consiste en que las personas empleadas deslizan sus tarjetas en una máquina instalada en la entrada de la empresa para registrar su hora de llegada y salida. Hoy en día, prácticamente están en desuso porque se estropean con facilidad y han sido sustituidas por tarjetas NFC (contact-less). 

Fichaje con huella dactilar 

La tecnología biométrica, como el fichaje con huella digital, garantiza una identificación precisa de las personas empleadas. Es altamente fiable y difícil de manipular, aunque resulta poco apropiado en aquellas empresas en las que una parte importante de la plantilla no trabaja de forma presencial.  

Cabe apuntar, además, que, de acuerdo con la nueva directriz de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), fichar con huella dactilar u otro sistema biométrico ha dejado de considerarse legal, al darse un “tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos”. Así lo establece en su Guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso. En su lugar, insta a utilizar métodos para fichar en el trabajo que sean menos invasivos, y que respeten la privacidad y la legalidad.  

Ante este nuevo escenario, interesa contar con terminales de fichaje duales, como los que ofrece Grupo Castilla, los cuales, más allá del registro biométrico, incorporan tarjetas NFC para poder seguir fichando con normalidad, en adaptación a la nueva normativa de la AEPD.   

Fichaje a través del móvil 

Con la creciente tendencia al teletrabajo, muchas empresas ponen a disposición de su personal la posibilidad de utilizar aplicaciones móviles para fichar en el trabajo, ya que estas cumplen con todos los requisitos que marca la ley: proporcionan información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori acerca de la jornada laboral de las personas trabajadoras. Además, facilitan el fichaje con o sin geolocalización.  

Software en el ordenador 

Sirve tanto para personas que trabajan de forma presencial como para quienes teletrabajan: se trata de programas informáticos que permiten registrar las horas de entrada y salida de la plantilla. Además de permitir un registro horario eficiente, consistente y no manipulable, pueden integrarse con otros sistemas de administración, lo que reduce la inversión a realizar por parte de la empresa y facilita la gestión de personal.  

Software en la nube 

Se trata de una opción muy similar a la anterior, con la salvedad de que el software no se aloja en el ordenador de la persona empleada, sino que está en la nube, lo que permite liberar recursos informáticos, pero requiere de una correcta conexión a Internet para funcionar correctamente. El software de registro horario en la nube ofrece flexibilidad, accesibilidad 24/7 y almacenamiento seguro.  

Cuándo es obligatorio fichar en el trabajo

Ventajas de los sistemas de control de fichaje 

La correcta implementación de un sistema de control de fichaje facilita el cumplimiento de la legislación vigente y permite a la empresa conocer más y mejor a su plantilla, registrando las horas efectivas trabajadas por cada una de sus personas empleadas. Además, conlleva otras ventajas:  

Accesibilidad 

Los sistemas modernos permiten el acceso a los registros horarios desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la gestión de la información de las personas empleadas, incluyendo aquellas que trabajan fuera del centro principal de la empresa, como comerciales o transportistas, y las personas en situación de teletrabajo.  

Fiabilidad y precisión 

Los métodos de registro más innovadores, especialmente los electrónicos, son altamente precisos y evitan la manipulación de los registros, lo que contribuye a un mejor conocimiento de las horas de trabajo efectivas del personal.  

Flexibilidad y personalización 

La amplia variedad de sistemas para fichar en el trabajo existentes permite que las empresas puedan elegir cuál es que mejor se adapta a sus necesidades específicas, lo que a su vez genera una mayor flexibilidad en la gestión del tiempo laboral.  

Integración con la nómina 

Los softwares de control horario ofrecen la posibilidad, además, de incluir otra serie de gestiones relacionadas con la gestión de las personas empleadas, como la integración con el sistema de nóminas. De esta forma, se puede simplificar el proceso de cálculo de salarios y horas extras.  

Cumplimiento normativo 

El uso de sistemas de control de fichaje, sean del tipo que sean, en función de las necesidades específicas de la empresa, garantiza el cumplimiento de la legislación vigente, lo que reduce el riesgo de sanciones

¿Qué sucede si mis personas empleadas se olvidan de fichar? 

Aunque la responsabilidad de fichar la entrada y salida del trabajo es de las personas empleadas, es la empresa quien debe conservar y dar cuenta de sus registros, por lo que será también quien enfrente posibles sanciones en el caso de olvidos recurrentes o incumplimiento de la obligación de fichar por parte de la plantilla. Ante una inspección de trabajo, la empresa puede enfrentarse a multas que oscilan entre los 60€ y los 187.515€ en función de la gravedad del incumplimiento.   

Por eso, nuestra recomendación es poner a disposición de la plantilla un sistema de fichaje cómodo y de fácil acceso, como la solución de registro horario de Grupo Castilla, que reduzca el riesgo de olvidos por parte del personal y las posibles sanciones por errores en el registro horario.  

Como ya hemos explicado, fichar en el trabajo es una práctica esencial para cumplir con la normativa laboral y garantizar la transparencia en la gestión del tiempo de las personas empleadas. Existen diversas opciones para llevar a cabo este registro, desde métodos tradicionales hasta soluciones tecnológicas avanzadas y la elección depende de las necesidades específicas de tu empresa, aunque la adopción de un software de registro horario como el que pone a tu disposición Grupo Castilla conlleva numerosas ventajas.   

Por qué la solución de registro horario de Grupo Castilla 

La solución de registro horario de Grupo Castilla te ofrece un plus en gestión del tiempo, ya que va mucho más allá del fichaje en el trabajo. Te permite cumplir con la normativa de registro horario, ausencia y presencia, incorporando funcionalidades como las siguientes: 

  • Configuración de calendarios laborales y workflows
  • Planificación de diferentes turnos y fichajes multicanal
  • Control de presencia e introducción y gestión de ausencias
  • Gestión de incidencias y control de accesos. 

Además, se trata de una solución que se integra perfectamente con otras herramientas, como los motores de nómina de Grupo Castilla y con el hardware de cualquier fabricante. Asimismo, incluye la integración con el Portal de la Persona Empleada, para favorecer la comunicación interna y el acceso a KPIs clave en RRHH con HR Analytics para analizar el absentismo y evaluar el desempeño. 


Un artículo de:
Pablo Taboada
Responsable de Gestión del Tiempo en Grupo Castilla

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