La inteligencia artificial ya está dentro de las herramientas que utiliza tu plantilla cada día. La formación que debería acompañarla, en cambio, casi nunca llega antes.
La incorporación de herramientas de inteligencia artificial en la gestión de personas ha avanzado más rápido que la capacitación de quienes las manejan. Hoy conviven asistentes generativos y motores de cribado en selección con plantillas que no han recibido ninguna instrucción sobre qué información pueden introducir en ellos ni sobre la responsabilidad de quien firma una decisión asistida por un algoritmo.
Ese desfase dejó de ser un asunto de buenas prácticas el 2 de febrero de 2025, cuando entró en aplicación el artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689. En este artículo abordaremos qué exige hoy la norma, cómo se estructura el plan por itinerarios, cuánto cuesta y qué obligaciones laborales conlleva.
¿Qué es la formación en IA para empresas?
La formación en IA para empresas es el conjunto de acciones formativas mediante las cuales una organización capacita a su plantilla para comprender, utilizar y supervisar los sistemas de inteligencia artificial que intervienen en su actividad, con un alcance proporcional al rol de cada persona y a los sistemas concretos que maneja.
Dentro de ese conjunto hay que separar dos planos.
- La alfabetización en IA consiste en entender qué hace un sistema, con qué límites y cuándo una decisión requiere supervisión humana: alcanza a toda la plantilla expuesta y es la que la norma sitúa en primer plano.
- La formación técnica en ciencia de datos o evaluación de modelos resulta necesaria en perfiles concretos, pero no constituye el objeto del reglamento.
Queda fuera, en cambio, lo que no genera evidencia utilizable: el curso de introducción sin registro de asistencia ni evaluación, la política de uso publicada en la intranet sin acción formativa asociada y la iniciativa individual cuya acreditación la organización no conserva.y la iniciativa individual cuya acreditación la organización no conserva.
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¿A qué organizaciones obliga el Reglamento europeo de IA?
El artículo 4 se dirige tanto a los proveedores de sistemas de inteligencia artificial como a los responsables del despliegue, es decir, a cualquier organización que utilice uno de estos sistemas bajo su propia autoridad en su actividad profesional.
No hace falta desarrollar tecnología propia: usar un copiloto ofimático, un asistente conversacional en la atención a la ciudadanía o un software de recursos humanos con funciones de IA integradas sitúa a la organización en la segunda categoría.
El Reglamento no fija umbrales de plantilla, facturación ni sector: entre una compañía industrial de dos mil personas y una consultora de veinte profesionales, la diferencia no está en la obligación, sino en la extensión del plan. El sector público queda igualmente alcanzado, con la exigencia añadida de que sus sistemas inciden sobre derechos de la ciudadanía.
Qué exige hoy el artículo 4 tras el Reglamento Ómnibus
La versión original obligaba a adoptar medidas para garantizar un nivel suficiente de alfabetización en materia de IA del personal, y el término «suficiente» nunca llegó a definirse.
El Reglamento (UE) 2026/1744, de 8 de julio de 2026, conocido como Ómnibus digital sobre IA, lo sustituyó por el deber de adoptar medidas que apoyen el desarrollo de la alfabetización en IA en su contexto.
La obligación sigue siendo vinculante, pero cambia la forma de acreditarla: hay que demostrar que las medidas guardan relación con los sistemas que la organización utiliza, con los roles que los operan y con las personas afectadas.
Donde una obligación de resultado empujaba a contratar el curso más completo por si acaso, una obligación de medios documentales premia el análisis previo y el registro ordenado.
El Ómnibus reordenó además el calendario del resto de obligaciones:
| Obligación | Fecha de aplicación | Situación |
|---|---|---|
| Artículo 4 (alfabetización en IA) | 2 de febrero de 2025 | Exigible |
| Artículo 5 (prácticas prohibidas) | 2 de febrero de 2025 | Exigible |
| Artículo 50 (transparencia) | 2 de agosto de 2026 | Aplicable |
| Artículo 50.2 (marcado de contenidos anteriores) | 2 de diciembre de 2026 | Transitorio |
| Sistemas de alto riesgo del anexo III | 2 de diciembre de 2027 | Diferida |
| Sistemas de alto riesgo del anexo I | 2 de agosto de 2028 | Diferida |
Régimen sancionador y situación normativa en España
El artículo 4 no lleva asociada una sanción propia, y de ahí que se dé por hecho que su incumplimiento no tiene consecuencias. Sí las tiene: opera como circunstancia agravante de cualquier otra infracción, en un régimen cuyos tramos llegan a 35 millones de euros o el 7 % del volumen de negocios mundial.
En España, el Proyecto de Ley Orgánica 121/000096, que articula el régimen sancionador nacional y las competencias de la Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial (AESIA), sigue en tramitación, así que el marco de inspección no está cerrado. Eso no suspende la obligación europea, que es directamente aplicable, pero matiza los mensajes de urgencia sobre inspecciones inminentes.
¿Qué ventajas y límites tiene implementar un plan de alfabetización en IA?
Un plan bien construido reduce la exposición a incidentes de confidencialidad derivados del uso informal de herramientas generativas, ordena la adopción tecnológica y facilita la negociación con la representación legal, porque aporta información estructurada sobre los sistemas en uso antes de que nadie la reclame.
Los límites también existen: el contenido envejece con rapidez y obliga a revisar los itinerarios en plazos cortos, y medir la transferencia al puesto resulta difícil, porque el uso correcto de un sistema de IA se manifiesta sobre todo en errores que no llegan a producirse.
Cómo diseñar el plan de formación en IA paso a paso
El diseño sigue la lógica de cualquier detección de necesidades, con la particularidad de que el inventario tecnológico precede al análisis de competencias: hay que levantar la relación completa de sistemas presentes en la organización, incluidos los que llegan integrados en software ya contratado, y documentar de cada uno la finalidad, el área usuaria y el tipo de decisión en la que interviene.
Mapa de roles y niveles de exposición
Con el inventario cerrado, cada puesto se asocia a un nivel de exposición. Para las organizaciones de tamaño medio y grande suelen bastar tres niveles:
| Nivel | A quién alcanza | Contenido principal | Duración orientativa |
|---|---|---|---|
| Básico | Plantilla con acceso a herramientas de IA | Qué es un sistema de IA, límites y errores frecuentes, información confidencial, política interna de uso | 1 a 2 horas |
| Intermedio | Personas usuarias intensivas y mandos intermedios | Verificación de resultados, sesgo y calidad del dato, supervisión humana, transparencia | 4 a 8 horas |
| Avanzado | Dirección, área de personas y tecnología | Marco normativo, clasificación de riesgo, responsabilidad en decisiones automatizadas, proveedores | 8 a 16 horas |
Contenidos mínimos de cada itinerario
Con independencia del nivel, todo plan declara de forma expresa un núcleo común:
- Fundamentos y límites: por qué un sistema produce resultados incorrectos con apariencia de solvencia.
- Sesgo y calidad del dato en decisiones que afectan a personas.
- Protección de datos: qué información puede introducirse en cada herramienta, conforme al RGPD y la LOPDGDD.
- Supervisión humana: en qué decisiones es obligatoria, quién la ejerce y cómo se documenta.
- Transparencia ante la plantilla y ante terceros.
- Procedimiento de incidencias: a quién se comunica un resultado anómalo y con qué plazos.
Registro de evidencias y secuencia de despliegue
El registro es lo que convierte el plan en evidencia: hace falta un soporte que vincule a cada persona con el itinerario cursado, la fecha, el resultado de la evaluación y la versión del contenido impartido.
Sobre esa base, el despliegue admite cuatro fases:
- Inventario y gobernanza (semanas 1 a 3)
- Diseño de itinerarios y elección de proveedor (semanas 3 a 6)
- Despliegue por oleadas (semanas 6 a 12)
- Consolidación del registro documental, la información a la representación legal y el calendario de recertificación.
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¿Formación interna, proveedor externo o plataforma?
La decisión sobre cómo impartir los itinerarios admite tres vías, que se pueden combinar entre sí:
| Modalidad | Adaptación al contexto | Escalabilidad | Trazabilidad | Cuándo encaja mejor |
|---|---|---|---|---|
| Interna, del propio equipo | Máxima: usa sistemas y casos reales | Limitada | Depende del soporte de registro | Área de formación consolidada |
| Proveedor externo a medida | Alta si parte de un buen diagnóstico | Buena | Certificados del proveedor | Niveles superiores y multicentro |
| Plataforma de e-learning | Media, salvo personalización | Muy alta | Registro automático | Itinerario básico y certificaciones |
Al seleccionar proveedor, hay cuatro criterios que pueden exigirse por escrito en la oferta:
- Que el temario parta del inventario propio
- Que haya itinerarios diferenciados por rol, porque una acción única para toda la plantilla no responde al criterio de contexto
- Que emita certificación individual con resultado de evaluación
- Que entregue los registros en formato explotable, con estándares como SCORM o xAPI.
¿Cómo financiar la formación en IA con el crédito de FUNDAE?
La formación en inteligencia artificial es bonificable mediante la formación programada por las empresas, gestionada por la Fundación Estatal para la Formación en el Empleo (FUNDAE). El crédito anual resulta de aplicar un porcentaje a lo cotizado por formación profesional el ejercicio anterior:
| Plantilla media del ejercicio anterior | Bonificación | Cofinanciación |
|---|---|---|
| De 1 a 5 personas | 100 % (mínimo de 420 € anuales) | 0 % |
| De 6 a 9 personas | 100 % | 5 % |
| De 10 a 49 personas | 75 % | 10 % |
| De 50 a 249 personas | 60 % | 20 % |
| De 250 o más personas | 50 % | 40 % |
La cofinanciación privada, que la organización asume con cargo a su presupuesto, cubre casi la mitad de la acción en una gran cuenta. La bonificación exige, además, comunicar el inicio de cada acción con siete días naturales de antelación, según el artículo 15 del Real Decreto 694/2017, y conservar la documentación acreditativa, un requisito que encaja con la evidencia del artículo 4.
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Obligaciones laborales asociadas al plan
El plan no se agota en el Reglamento europeo. La normativa laboral española añade el derecho de información sobre algoritmos del artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores, introducido por la Ley 12/2021, de 28 de septiembre.
El comité de empresa tiene derecho a ser informado de los parámetros y reglas en los que se basan los algoritmos que afectan a decisiones con incidencia en las condiciones de trabajo y en el acceso al empleo, incluida la elaboración de perfiles, y el inventario elaborado en la primera fase es el documento que sustenta esa información.
A ello se suman el permiso retribuido de formación del artículo 23 del mismo texto y, en el ámbito público, el derecho a la formación continua del artículo 14.g) del Estatuto Básico del Empleado Público.
Gestión y trazabilidad del plan con tecnología
La dificultad operativa rara vez está en el contenido: está en asignar itinerarios diferentes a colectivos distintos y disponer de la evidencia cuando alguien la solicita.
La plataforma de e-learning Clak! distribuye los itinerarios por perfil, permite trabajar en formato de microlearning y registra de forma automática accesos, progreso y superación.
Además, el módulo de gestión de formación conecta ese registro con la gestión por competencias. Para el diseño previo, la consultoría en IA aplicada a la gestión de personas aborda el inventario y la definición de itinerarios.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatoria la formación en IA en 2026?
Sí. El artículo 4 del Reglamento (UE) 2024/1689 se aplica desde el 2 de febrero de 2025 y continúa vigente tras la reforma del Reglamento (UE) 2026/1744, que solo cambió su formulación.
Sigue siendo vinculante para proveedores y responsables del despliegue, con independencia del tamaño de la organización, y lo que se acredita ante una supervisión son las medidas adoptadas y su registro.
¿Cuántas horas de formación en IA exige la normativa?
Ninguna y esa ausencia es deliberada: la exigencia se mide por la adecuación al contexto y no por la duración. Una organización con un único asistente ofimático y otra que ha desplegado un sistema de cribado en selección tienen obligaciones de alcance distinto, así que el criterio consiste en dimensionar cada itinerario según la exposición del perfil y dejar documentado ese razonamiento.
¿Cuándo es válido un curso externo para acreditar el cumplimiento?
Cuando su contenido guarda relación con los sistemas que la organización utiliza y el proveedor emite acreditación individual con resultado de evaluación. Antes de contratar hay que pedir por escrito que la certificación sea nominal y no de grupo y que los registros se entreguen en un formato conservable. Con esas condiciones, la formación de catálogo funciona bien como base del itinerario básico.
En Grupo Castilla somos especialistas en servicios de conocimiento y soluciones tecnológicas en RRHH con más de 45 años de experiencia, y acompañamos a más de 4.200 empresas y organismos públicos con nuestro Enfoque 360º en gestión de personas, único en el mercado.
Desde nuestra área especializada en IA para RRHH y Consultoría en IA diseñamos programas adaptados a los sistemas y perfiles de cada organización, con el soporte tecnológico que garantiza su trazabilidad.
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