¿Está tu registro de jornada preparado para una inspección? Repasamos la multa vigente, los criterios con los que se gradúa y las claves para evitar sanciones.
No llevar el registro horario puede constituir una infracción grave, con multas de entre 751 y 7.500 € por centro de trabajo. La cuantía de la sanción depende de cómo gradúe la infracción la Inspección de Trabajo y de las circunstancias del incumplimiento.
A continuación, te explicamos los criterios de la Inspección de Trabajo, la cuantía vigente y los puntos que conviene revisar en tu registro de jornada.
¿Qué sanción tiene no llevar el registro horario?
No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma deficiente, constituye una infracción grave. El artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) califica como grave la transgresión de las normas sobre jornada, horas extraordinarias, descansos y, de forma expresa, “registro de jornada”.
El texto consolidado de la LISOS no establece que se compute una infracción por cada persona afectada, por lo que en materia de registro de jornada se levanta una única infracción grave por empresa o centro inspeccionado, y el número de personas afectadas opera solo como criterio para graduar la cuantía de la multa.
El incumplimiento puede producirse de distintas formas:
- Ausencia de sistema de registro: la empresa no dispone de ningún mecanismo para registrar la jornada, lo que constituye el incumplimiento más evidente del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
- Registro incompleto: se registra la hora de entrada, pero no la de salida, de modo que falta uno de los dos datos que exige la ley y el registro tampoco cumple.
- Registros no conservados: se han eliminado los registros de hace tres años, por lo que no se ha respetado la obligación de conservarlos durante cuatro años y la Inspección no puede comprobar ese periodo.
En los tres casos se mantiene la calificación de infracción grave; lo que puede variar es su graduación y la multa propuesta.
¿Qué multa conlleva no llevar el registro de jornada?
La multa por no llevar el registro horario oscila entre 751 y 7.500 €, en función del grado que aplique la Inspección. El artículo 40.1.b) de la LISOS divide estas sanciones en tres grados:
| Nivel de infracción | Grado mínimo | Grado medio | Grado máximo |
|---|---|---|---|
| Leve (art. 40.1.a) | 70 a 150 € | 151 a 370 € | 371 a 750 € |
| Grave, en la que se encuadra el registro de jornada (art. 40.1.b) | 751 a 1.500 € | 1.501 a 3.750 € | 3.751 a 7.500 € |
| Muy grave (art. 40.1.c) | 7.501 a 30.000 € | 30.001 a 120.005 € | 120.006 a 225.018 € |
Criterios de graduación
El grado de la sanción se determina conforme a los criterios del artículo 39.2 de la LISOS:
- Negligencia o intencionalidad de la empresa infractora.
- Fraude o connivencia en el incumplimiento.
- Incumplimiento de advertencias y requerimientos previos de la Inspección.
- Cifra de negocios de la empresa.
- Número de personas trabajadoras afectadas.
- Perjuicio causado.
El número de personas afectadas sirve para graduar la sanción, no para generar automáticamente una multa independiente por cada trabajador.
Reincidencia
El artículo 41 de la LISOS considera que existe reincidencia cuando se comete una infracción del mismo tipo y calificación en los 365 días siguientes a la notificación de una sanción anterior que haya adquirido firmeza.
En ese caso, la cuantía puede incrementarse hasta el doble del grado correspondiente, aunque sin superar en ningún caso el máximo previsto para la clase de infracción, que en el registro de jornada se sitúa en 7.500 €.
Ejemplo de graduación
Pongamos por caso una empresa de 250 personas que nunca haya implantado el registro de jornada. Si se trata de la primera actuación inspectora y la empresa colabora, la Inspección podría proponer el grado mínimo, entre 751 y 1.500 €.
Si esa misma empresa ya hubiera recibido un requerimiento sin atenderlo y el incumplimiento afectara a toda la plantilla, la propuesta podría situarse en el grado máximo, de 3.751 a 7.500 €. En ambos supuestos, el límite de la sanción por esa infracción sigue siendo de 7.500 €.
¿Qué obliga a registrar el Estatuto de los Trabajadores?
El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas desde el 12 de mayo de 2019. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores.
Dicho artículo exige registrar cada día el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora. La empresa debe conservar esos registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de la plantilla, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
El sistema de registro se organiza mediante negociación colectiva, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras. El desarrollo completo de la norma se aborda en el artículo sobre la normativa del registro de la jornada laboral.
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¿Qué otras consecuencias tiene no llevar un registro fiable?
Algunas de estas consecuencias pueden tener un impacto económico adicional para la empresa:
- Presunción de jornada completa en los contratos a tiempo parcial: el artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores establece que, si no se cumplen las obligaciones de registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa, salvo prueba en contrario, con el consiguiente impacto en salarios y cotizaciones.
- Pérdida de la principal prueba ante reclamaciones de horas extraordinarias: sin un registro fiable, la empresa carece del medio más sólido para acreditar la jornada efectivamente realizada si una persona trabajadora reclama horas extraordinarias.
- Infracciones conexas: aunque la falta de registro constituye una única infracción, la Inspección puede levantar actas adicionales si detecta, por ejemplo, superación de los límites de jornada u horas extraordinarias no retribuidas ni cotizadas.
- Plazo de prescripción: según el artículo 4.1 de la LISOS, las infracciones en el orden social prescriben a los tres años desde la fecha de la infracción, un plazo inferior a los cuatro años de conservación obligatoria de los registros.
¿Qué ocurre si el registro no refleja la jornada real?
Un registro que no refleja la jornada real no cumple la ley, aunque exista formalmente. La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo admite cualquier sistema, en papel o telemático, siempre que proporcione información “fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori” y garantice la trazabilidad de la jornada una vez registrada.
Entre los problemas que pueden comprometer la fiabilidad del registro están:
- Horarios prefijados: horas idénticas que se repiten todos los días, sin reflejar las variaciones reales de entrada y salida.
- Correcciones sin trazabilidad: fichajes modificados sin que conste quién realizó el cambio ni cuándo.
- Horas extraordinarias fuera del sistema: horas trabajadas que no se registran, una cuestión que se analiza en el artículo sobre las horas extras voluntarias y el registro de jornada.
Un ejemplo de registro no válido sería una hoja con el horario «9:00-18:00» idéntico de lunes a viernes durante meses, firmada a final de mes. Para acreditar la jornada, el registro debe recoger los fichajes de cada día y permitir identificar las correcciones realizadas posteriormente.
Lo relevante es poder reconstruir qué jornada se registró cada día y qué modificaciones se hicieron después: el primero no permite conocer qué ocurrió cada día, mientras que el segundo acredita la jornada real y cada modificación posterior. Un software de control horario y presencia como el de Grupo Castilla constituye un ejemplo de sistema que conserva los fichajes reales y registra cada corrección.
¿Cómo actúa la Inspección de Trabajo en materia de registro de jornada?
La Inspección de Trabajo detectó 1.869 infracciones en su campaña de control del registro de jornada de 2024, sobre un total de 9.097 actuaciones, según su Informe Anual 2024. De las 9.097 actuaciones realizadas en esa campaña, 1.869 terminaron con una infracción, alrededor del 20,5 %, con una media aproximada de 1.600 € por infracción.
El registro de jornada forma parte del control del tiempo de trabajo, la materia con mayor peso en la actividad inspectora en relaciones laborales. En 2024, el tiempo de trabajo sumó 35.500 actuaciones, 11.945 infracciones por un importe de 15.210.437 € y el 26,5 % de los requerimientos en relaciones laborales, por encima de cualquier otra materia.
A ello se suman las denuncias: según el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social 2025-2027, en 2024 se tramitaron 21.411 expedientes a petición de parte con comprobaciones en materia de tiempo de trabajo.
Una actuación inspectora no termina necesariamente en sanción: también puede resolverse mediante un requerimiento de corrección. Además de las campañas de oficio, una denuncia puede dar lugar a una revisión del registro de jornada.
Fases de una inspección por registro de jornada
Una inspección por registro de jornada se inicia a raíz de una campaña de oficio o de una denuncia, y el procedimiento suele estructurarse en cinco fases:
- Origen: la actuación se inicia por una campaña programada, como la de control del registro de jornada, o por una denuncia de una persona de la plantilla o de su representación legal.
- Visita o citación: la Inspección puede personarse en el centro de trabajo o citar a la empresa para que aporte documentación. La empresa debe poder poner los registros a disposición de la Inspección cuando sean requeridos.
- Revisión de los registros: se comprueba que existe un sistema, que recoge el inicio y el fin de la jornada de cada persona, que los registros se conservan durante el periodo requerido y que los datos son fiables.
- Requerimiento o acta de infracción: si detecta una irregularidad, la Inspección puede requerir a la empresa que la subsane en un plazo determinado o levantar un acta de infracción con la sanción propuesta. La actuación inspectora se rige, entre otros, por el Criterio Técnico 101/2019 de la Inspección de Trabajo sobre registro de jornada.
- Alegaciones: según el artículo 17 del Real Decreto 928/1998, el acta se notifica en un plazo de diez días hábiles y la empresa dispone de quince días hábiles, a contar desde el día siguiente a la notificación, para presentar alegaciones y pruebas.
Ante la notificación de un acta, se recomienda no agotar el plazo y reunir cuanto antes los registros del periodo revisado, la documentación de la consulta a la representación legal de la plantilla sobre el sistema elegido y las correcciones documentadas.
¿Qué implica la entrada en vigor del registro horario digital?
Las sanciones no van a cambiar con el registro horario digital. A octubre de 2026, el real decreto que regularía ese registro no ha sido aprobado por el Consejo de Ministros ni publicado en el BOE. El Consejo de Estado emitió su dictamen sobre el proyecto en marzo de 2026, y el Ministerio de Trabajo ha revisado el texto tras sus observaciones, pero la aprobación se ha aplazado en varias ocasiones.
Aunque llegara a aprobarse, un real decreto no puede modificar la cuantía de las multas, ya que alterar el régimen sancionador exige una norma con rango de ley. Por su parte, la sanción por persona trabajadora decayó con la devolución del proyecto de ley de reducción de jornada en septiembre de 2025. La evolución de su tramitación se analiza en el artículo sobre la nueva ley de control horario.
¿Cómo revisar el registro horario para evitar sanciones?
Antes de una eventual inspección es recomendable comprobar, al menos, estos siete aspectos del registro de jornada:
- Sistema acordado: el sistema se ha fijado por convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de la plantilla.
- Inicio y fin de la jornada de cada persona: cada día queda registrado el horario concreto de entrada y salida.
- Conservación durante cuatro años: los registros de cualquier día de los últimos cuatro años pueden presentarse sin necesidad de reconstruirlos.
- Correcciones con trazabilidad: cada modificación indica quién la realizó, cuándo y por qué motivo.
- Horas extraordinarias dentro del sistema: no existen horas trabajadas que no consten en el registro.
- Teletrabajo y personal desplazado: el registro cubre también a las personas que trabajan a distancia y, en los desplazamientos, recoge el tiempo de trabajo efectivo, sin los periodos de simple disponibilidad, según indica la guía del Ministerio. En el artículo sobre la Ley del Teletrabajo se desarrolla este supuesto.
- Protección de la intimidad: si se utilizan geolocalización, videovigilancia o dispositivos digitales, se respetan el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.
Preguntas frecuentes
¿Qué consecuencias tiene que una persona trabajadora se niegue a fichar o a firmar el registro?
La obligación de registrar la jornada corresponde a la empresa, que es quien responde ante la Inspección de Trabajo. No obstante, la persona trabajadora que se niega de forma reiterada a fichar incumple una instrucción de la empresa, y esta puede aplicarle el régimen disciplinario del convenio colectivo.
El Estatuto de los Trabajadores permite sancionar los incumplimientos laborales de acuerdo con la graduación de faltas y sanciones prevista en el convenio aplicable. Por ello, se recomienda documentar las instrucciones sobre el uso del sistema de registro y comunicarlas a toda la plantilla.
¿Es obligatorio el registro horario digital según el BOE?
No, a octubre de 2026. La norma vigente no impone un formato concreto, de modo que el registro en papel o en hoja de cálculo sigue siendo legal siempre que sea fiable, no manipulable a posteriori y se conserve durante cuatro años. El registro digital obligatorio depende de un real decreto que no ha sido aprobado ni publicado en el BOE.
En cualquier caso, los sistemas manuales presentan más dificultades para acreditar la trazabilidad de las correcciones, que es uno de los aspectos que revisa la Inspección. Los métodos disponibles se analizan en el artículo sobre cuándo es obligatorio fichar en el trabajo y cómo hacerlo.
¿Es obligatorio fichar los descansos?
La ley solo exige registrar el inicio y el fin de la jornada. Sin embargo, la guía del Ministerio de Trabajo recomienda registrar también las pausas, salvo que el convenio colectivo o el acuerdo de empresa ya las establezcan de forma clara.
El motivo es probatorio: si las pausas no se registran ni están reguladas, puede presumirse que todo el tiempo comprendido entre la entrada y la salida constituye tiempo de trabajo efectivo. En organizaciones con jornada partida o con pausas variables, registrar los descansos permite acreditar con precisión la jornada realizada y evitar discrepancias ante la Inspección.
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¿Qué ocurre si una persona trabajadora olvida fichar al salir?
El fichaje olvidado puede corregirse, pero la corrección debe dejar constancia de quién la realiza, cuándo y por qué motivo, para que el registro mantenga su fiabilidad.
Es recomendable establecer un procedimiento interno de incidencias que incluya la validación de la persona responsable y la conformidad de la persona trabajadora. Si los olvidos se repiten de forma habitual, el registro deja de reflejar la jornada real y pierde valor ante la Inspección de Trabajo.
¿Cómo te ayudamos en Grupo Castilla a cumplir con el registro horario?
Un registro poco fiable también dificulta acreditar la jornada ante reclamaciones y comprobar el cumplimiento de las obligaciones laborales, puede alterar la naturaleza de los contratos a tiempo parcial y expone a la empresa ante cualquier denuncia. Un sistema que registre la jornada real y mantenga la trazabilidad de las modificaciones facilita acreditar el cumplimiento ante una inspección
En Grupo Castilla somos especialistas en servicios de conocimiento y soluciones tecnológicas en RRHH, con más de 45 años de experiencia y más de 4.200 clientes entre empresas y organismos públicos. Desde nuestro Enfoque 360º en gestión de personas, te acompañamos como partner para que tu registro recoja la jornada real de cada persona, con un software de control horario y presencia que conserva los fichajes durante los cuatro años que exige la ley y deja constancia de cada corrección.
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