¿Te gustaría saber si fichar con el móvil proporciona todas las garantías de control que tu empresa necesita? Resolvemos tu duda en este post. ¡No te lo pierdas!
El móvil es una pieza clave en nuestro día a día. Nadie puede discutir que se ha convertido en nuestro fiel acompañante, tanto en el trabajo como en nuestro tiempo libre. Así pues, si contamos con nuestro smartphone para enviar información profesional y personal, para consumir ficción o para comprar, ¿por qué no fichar en el trabajo con el móvil? ¿Quieres saber si esta práctica es igual de válida que otros métodos de registro horario? Sigue leyendo y lo resolvemos juntos.
¿Es legal fichar en el trabajo con el móvil?
Según se especifica en el RD Ley 8/2019 de 8 de marzo del 2019, el sistema de control horario empleado debe cumplir con los objetivos legales, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por la persona empresaria o por el personal empleado.
Por tanto, fichar con el móvil en el trabajo es legal. Aunque, evidentemente, la solución proporcionada a las personas empleadas debe garantizar que la información de registro horario no se pueda modificar.
Sin embargo, la empresa no puede imponer a la persona trabajadora el uso de su teléfono móvil personal para fichar, ya que esta imposición vulneraría derechos fundamentales de la personal:
- Obligar a una persona a instalar una aplicación en su teléfono móvil personal supone una intromisión en su esfera privada, ya que permitiría a la empresa acceder, de forma directa o indirecta, a información privada, como ubicación o hábitos de uso, entre otros, lo que afecta directamente a su derecho a la intimidad y vulnera la ley de Protección de Datos Personales.
- Además, tanto la ley de Prevención de Riesgos Laborales como el Estatuto de los Trabajadores establecen el deber de la empresa de proporcionar a sus personas empleadas las herramientas necesarias para el trabajo, incluyendo los dispositivos tecnológicos necesarios.
En ese sentido, ya existe jurisprudencia al respecto, como la sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña 2445/2020, que consideró que la empresa no podía sancionar a una persona trabajadora por negarse a instalar una aplicación de control en su teléfono móvil personal.
Consenso empresa – personal trabajador
Sea cual sea el sistema elegido para fichar la jornada laboral, debe adaptarse a las necesidades de la plantilla y de la empresa. Tal y como lo prescribe la ley, es a la persona empresaria a quien corresponde establecer un sistema propio y someterlo a consulta ante los representantes legales de las personas empleadas.
En caso de conflicto, la persona trabajadora está protegida por la ley, que establece que puede negarse a utilizar su dispositivo personal para el fichaje y no puede ser despedida ni sancionada por ello, pudiendo incluso denunciar a la empresa ante la Inspección de Trabajo y Seguridad Social si persiste en su obligación.
Por eso, la mejor opción es proporcionar al personal alternativas dentro de las opciones que ofrece la ley.
Protección de datos
Cualquier aplicación que recopile datos personales está sujeta al RGPD y a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Cuando se usa el móvil personal, la empresa pasa a ser la Responsable del Tratamiento y la persona trabajadora es la interesada. Esto conlleva obligaciones muy estrictas para la empresa:
- Base legítima: la empresa no puede basar el tratamiento en el «consentimiento» de la persona trabajadora, ya que existe una clara desigualdad en la relación laboral, haciendo que dicho consentimiento no sea libre. La base legítima suele ser el «cumplimiento de una obligación legal» (el registro de jornada), pero esto solo justifica el tratamiento del dato de hora de entrada y salida, no el acceso a otros datos del dispositivo.
- Minimización de datos: solo se pueden recoger los datos estrictamente necesarios. Una aplicación de fichaje no necesita acceder a los contactos, galería de fotos o historial de navegación.
Instalar una app de control laboral en un dispositivo personal abre la puerta a la recogida masiva de datos, muchos de ellos innecesarios. De forma directa, estas aplicaciones recaban la geolocalización en tiempo real de la persona (para verificar su ubicación durante la jornada laboral), el historial de conexiones y actividad (para registrar cuándo y desde dónde se ficha) y el identificador único del dispositivo (IMEI).
Pero, además, potencialmente podrían acceder a información personal, como contactos, fotos, archivos almacenados, historial de llamadas y mensajes, hábitos de uso y aplicaciones instaladas o datos de conexión a redes Wi-Fi, entre otros.
Este acceso a información perteneciente a la esfera privada conlleva ciertos riesgos que no se pueden obviar:
- Vigilancia masiva: la empresa podría monitorizar la actividad de la persona trabajadora fuera del horario laboral.
- Pérdida de confidencialidad: filtración o uso indebido de la información personal de la persona empleada.
- Toma de decisiones basada en datos privados: evaluación del desempeño o toma de decisiones laborales basadas en hábitos personales.
Por ello, la empresa tiene la obligación de ser totalmente transparente sobre el tratamiento de datos. Si se exige el uso de una app, se debe facilitar de forma clara y accesible una política de privacidad detallada, que especifique qué datos se recogen, con qué fin, durante cuánto tiempo se conservan y con quién se comparten; información sobre el ejercicio de derechos (acceso, rectificación, eliminación y oposición al tratamiento de los datos).
Además, y dado que el fichaje con geolocalización implica un «alto riesgo» para los derechos de las personas empleadas, la empresa está obligada a realizar una Evaluación de Impacto (EIPD) previa a la implantación del sistema.
Sanciones por incumplimiento del RGPD
Las infracciones del RGPD pueden acarrear sanciones económicas muy elevadas para la empresa, impuestas por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Las sanciones se gradúan en tres niveles:
- Infracciones leves: hasta 40.000 €.
- Infracciones graves: hasta 10.000.000 € o el 2% del volumen de negocio anual mundial.
- Infracciones muy graves (las más probables en este caso): hasta 20.000.000 € o el 4% del volumen de negocio anual mundial.
Estas sanciones se aplican por falta de transparencia, ausencia de base legítima, recogida excesiva de datos o falta de una EIPD, entre otros motivos.base legítima, recogida excesiva de datos o falta de una EIPD, entre otros motivos.
¿Se puede geolocalizar a las personas trabajadoras a través del móvil?
El conflicto se agrava en el caso de que las aplicaciones de fichaje exijan activar el GPS del teléfono, ya que el seguimiento de la ubicación del trabajador fuera de su horario laboral y en su espacio privado es una injerencia especialmente grave en su derecho fundamental a la intimidad.
Legalmente la empresa no puede obligar a una persona empleada a que fiche mediante geolocalización. Por tanto, cada profesional debe poder fichar en el trabajo con el móvil sin ser geolocalizado.
Por eso, solo se considera legal la geolocalización en el caso de que cumpla ciertos requisitos muy estrictos, como el principio de proporcionalidad, es decir, que pueda demostrarse que es imprescindible para el desarrollo de la jornada laboral de la persona trabajadora (por ejemplo, repartidores que necesitan ruta).
Además, la aplicación debe ofrecer información clara y expresa acerca de cuándo y cómo se realiza la geolocalización, el control debe restringirse estrictamente a la jornada laboral (y la persona trabajadora debe poder desactivarla de forma sencilla al finalizar el turno) y es necesario que exista un consentimiento explícito por parte de la persona trabajadora.
¿La empresa puede obligar a la persona empleada a usar su móvil personal para fichar?
En el supuesto de que la persona empleada se niegue a utilizar su móvil personal para fichar en el trabajo, bajo ningún concepto, la empresa puede obligarla a instalar en su propio teléfono una aplicación para registrar sus entradas y salidas de la jornada laboral. Las compañías solo tienen derecho a exigirlo si proveen el medio a su plantilla. Es decir, hablaríamos de que la organización debería proporcionar el smartphone y la app instalada.
Alternativas al móvil personal
Una vez establecido que no se puede obligar a usar el dispositivo personal, la pregunta clave es: ¿qué opciones tiene la empresa? Existen múltiples alternativas legales, técnicas y proporcionales que respetan los derechos de los trabajadores y cumplen con la ley.
La alternativa más directa y que elimina cualquier conflicto es que la empresa facilite un teléfono móvil corporativo o una tablet con la aplicación de control de jornada preinstalada.
Esto permite una separación clara entre la vida personal y la profesional, realizar un control empresarial legítimo sin vulnerar la privacidad de la persona empleada y un cumplimiento normativo total respetando el RGPD y la LOPDGDD, ya que el tratamiento de datos se realiza en un dispositivo de la empresa.
Además, es adecuado para teletrabajadores, comerciales externos y cualquier persona empleada con alta movilidad.
Otra de las soluciones más populares y flexibles consiste en un portal web seguro al que la persona empleada accede para fichar, sin necesidad de instalar nada en su móvil personal, simplemente accediendo desde cualquier navegador (Chrome, Safari, etc.) a una URL corporativa, introduciendo sus credenciales y pulsando los botones de «Entrada» y «Salida».
Entre las ventajas de esta opción destacan el hecho de que es multi-dispositivo sin necesidad de instalar una app; al no requerir instalación, no se accede a los datos del dispositivo personal y todos los registros se almacenan directamente en la nube de la empresa o del proveedor.
Para el trabajo 100% presencial o híbrido, los sistemas físicos en la oficina siguen siendo perfectamente válidos, ya se trate de terminales de fichaje físicos o software en equipos corporativos.
En el caso de ser necesario, y en función de la actividad, pueden implementarse sistemas mixtos que cumplan con los requisitos de fiabilidad.
- Registro de actividad en ERP / software corporativo: para puestos donde el trabajo se realiza enteramente en una plataforma específica, el registro de acceso y cierre de sesión en dicha plataforma (con las debidas garantías de inalterabilidad) puede servir como prueba del horario.
- Confirmación por email desde cuenta corporativa: un sistema basado en el envío de un email a una dirección automatizada en el momento de inicio y fin de la jornada. Para ser válido, debe garantizar la inalterabilidad (por ejemplo, usando servicios específicos que registren el sello de tiempo certificado).
Ventajas de fichar con una app en el trabajo
Todo método tiene sus pros y sus contras, pero sobre el fichaje a través del móvil con una app de control horario, los beneficios tanto para la plantilla como para la empresa son sobresalientes:
- Permite fichar de forma más cómoda y desde cualquier parte, lo que es interesante para perfiles comerciales o profesionales que trabajan en sectores como el de la construcción, ya que realizan su jornada en diferentes espacios.
- Facilita el fichaje con o sin geolocalización, un factor que permite saber desde dónde el personal registra su jornal. Una ventaja especialmente atractiva para empresas con modelos de trabajo híbrido y teletrabajo.
- Es un sistema fácil de instalar y manejar, tanto por las personas empleadas como por sus superiores.
- No necesita infraestructura ni mantenimiento. Por tanto, es una opción más económica en comparación a otros sistemas de control de presencia.
- No se limita al registro de la entrada y la salida. Habitualmente, las aplicaciones de control horario ofrecen la posibilidad de solicitar y gestionar ausencias y turnos.
- Proporciona un manejo más ágil y eficiente a los departamentos de Recursos Humanos para administrar toda la información relativa a la gestión de personas.
- Aporta una gran flexibilidad a las organizaciones, ya que se adapta a sus prioridades y necesidades.
Sin embargo, también existen ciertos retos que se deben tener en cuenta antes de elegir e implantar un sistema de fichaje, como el coste económico inicial (por adquisición de software, terminales o dispositivos corporativos), la resistencia al cambio por parte de la plantilla, la complejidad de la gestión en los primeros momentos de implantación y la necesidad de formación, tanto a la plantilla que debe utilizar el sistema como a los managers que tendrán que hacer el seguimiento.
Soluciones y características de una app para fichar
Para fichar en el trabajo con el móvil, de forma válida y práctica, es clave acceder a una app móvil que proporcione funcionalidades como estas respecto al control de la jornada laboral:
- Marcajes de entrada y salida: la plantilla debe poder registrar desde el inicio hasta la finalización de su jornada laboral, incluidos los descansos, en todo momento y desde cualquier lugar.
- Geolocalización: es interesante apostar por aplicaciones que permitan el registro horario geolocalizado, sobre todo en las nuevas modalidades de trabajo híbrido y teletrabajo, siempre que cumplan con los requisitos necesarios para evitar injerencias con la normativa de protección de datos.
- Gestión de permisos y ausencias: la app debería dar la posibilidad de administrar fácilmente la bolsa de horas disponibles y las vacaciones.
- Generación de informes de registro horario: horario habitual realizado y horas extras, ausencias, distribución de las vacaciones…Es importante que el sistema para fichar desde el móvil dé acceso a toda esta información a cada persona empleada.
¿Cuáles son los requisitos legales que deben cumplir los sistemas de control?
La legislación vigente no solo exige registrar la jornada, sino que especifica las características que debe tener el sistema de registro para ser considerado válido. Estos requisitos son aplicables a todos los escenarios, incluido el teletrabajo y la movilidad.
Para que un sistema de control de jornada cumpla con la ley, debe ser:
- Fiable (objetivo): el sistema debe garantizar que los registros reflejan fielmente la realidad. No puede depender de estimaciones o anotaciones subjetivas de la persona trabajadora o de la empresa. Debe evitar errores y funcionar de forma consistente.
- Inalterable (a salvo de manipulaciones): este es, quizás, el requisito más importante. Una vez realizado el registro, ni la persona empleada ni la empresa deben poder modificar, eliminar o manipular los datos registrados. Cualquier corrección de un error (por ejemplo, un olvido de fichaje) debe quedar registrada como una anotación separada, justificada y auditada, dejando constancia del registro original y de quién, cuándo y por qué realizó el cambio.
- Trazable (auditable): el sistema debe permitir reconstruir todo el proceso de registro. Esto implica que cada acción (entrada, salida, pausa, modificación) quede registrada con una marca de tiempo (timestamp), identificando a la persona que la realizó. Una auditoría debe poder verificar la secuencia completa de eventos sin lagunas.
- Conservación y acceso: la empresa está obligada a conservar los registros durante 4 años y a facilitar una copia de los mismos a la persona trabajadora en un plazo máximo de 10 días.
La ley no hace distinción entre trabajo presencial y no presencial. El sistema debe cumplir los mismos requisitos de fiabilidad, inalterabilidad y trazabilidad, por lo que un sistema basado en hojas de cálculo Excel enviadas por correo o en aplicaciones que no bloquean los registros NO es válido.
Por el contrario, se requieren soluciones que utilicen tecnología blockchain o sellos de tiempo certificados; se basen en aplicaciones web o móviles que envíen los datos directamente a un servidor seguro, sin que queden almacenados localmente en un formato editable, y no permitan la edición de los registros base por ninguna de las partes.
¿Cómo implantar correctamente un sistema de fichaje?
Una implantación correcta evita conflictos, sanciones y mejora el clima laboral. Sigue estos pasos:
- Evaluación y elección del sistema: selecciona un sistema que cumpla con los 4 pilares (fiable, inalterable, trazable y que garantice la conservación) y que ofrezca alternativas al móvil personal (plataforma web, terminales físicos, etc.).
- Elaborar una política clara y un análisis de impacto (EIPD): redacta un documento que regule el uso del sistema, especificando la finalidad, los datos recogidos, los derechos de las personas trabajadoras y las medidas de seguridad. Si se usa geolocalización, realiza una Evaluación de Impacto de Protección de Datos.
- Negociación o información con la representación de los trabajadores: según el convenio colectivo, es posible que debas negociar la implantación con los representantes legales de las personas trabajadoras (comité de empresa). Como mínimo, debes informarles con carácter previo.
- Formación y transparencia con la plantilla: comunica a todas las personas empleadas cómo funciona el nuevo sistema, sus garantías y sus alternativas. Resuelve todas sus dudas sobre privacidad.
- Facilitar los medios necesarios: proporciona dispositivos corporativos a quienes no tengan o no quieran usar sus personales, o garantiza que el sistema es accesible vía web desde los equipos de la empresa.
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