El modelo 145 es esencial para tener claro la retención de IRPF de la plantilla. ¡En este post te explicamos todo lo que necesitas saber sobre este modelo! ¡Adelante con la lectura!
Si hay un modelo que todo el mundo tenga que presentar alguna vez a lo largo de su vida laboral, ese es, sin duda, el modelo 145, muy ligado al modelo 111. Además, ahora, con la nueva normativa fiscal del Gobierno es más tendencia que nunca. Descubre en este post para qué sirve y cómo rellenarlo correctamente.
El modelo 145 es el formulario mediante el cual las personas trabajadoras comunican a su empresa sus circunstancias personales y familiares para calcular correctamente las retenciones del IRPF en la nómina. Este documento se entrega al empleador y no se presenta directamente ante la Agencia Tributaria.
¿Para qué sirve el modelo 145?
El impreso o modelo 145 es el formulario de la Agencia Tributaria mediante el cual los contribuyentes comunican a su pagador la información personal que determina qué porcentaje de retención de IRPF se les debe aplicar en la nómina.
Concretamente, este modelo contiene la siguiente información correcta y actualizada sobre los datos familiares y personales de las personas trabajadoras:
- Estado civil
- Número de hijos imputables a efectos del reglamento del IRPF
- Ascendientes mayores de 65 años
- Posibles pensiones compensatorias
- Pagos por financiación para compra o rehabilitación de vivienda habitual
Por tanto, el modelo 145 sirve para calcular la retención de IRPF sobre la nómina de las personas trabajadoras, es decir, en función de la información que contenga el modelo, el neto cobrado por la persona será más alto o más bajo. Debe rellenarse correctamente, para que la empresa no aplique una retención excesiva o demasiado pequeña.
Además, tiene un impacto directo sobre el resultado de la declaración de la Renta, ya que según las retenciones que la empresa aplica sobre la nómina pueden pasar dos cosas:
- Si te han retenido más de lo que debes pagar, el resultado de la declaración será negativo y Hacienda te devolverá la diferencia.
- Si te han retenido menos de lo que debes pagar, el resultado será positivo y tendrás que pagarle a la Agencia Tributaria la cantidad resultante.
Habitualmente, el 145 se rellena cuando se empieza a trabajar en una empresa o bien cuando la situación familiar de la persona varía.
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¿Quién debe presentar el modelo 145?
Puesto que se trata de una declaración de datos personales que la empresa debe conocer para realizar las retenciones correspondientes en la nómina de las personas que conforman su plantilla, la presentación del modelo 145 y la responsabilidad sobre la veracidad de los datos que contiene corresponden, en todo caso, a las personas empleadas.
En concreto, deben presentarlo:
- Personas que comienzan una nueva relación laboral.
- Trabajadores que cambian su situación familiar.
- Personas que desean actualizar los datos utilizados para calcular sus retenciones de IRPF.
¿Existe el modelo 145 para autónomos?
Las personas empleadas por cuenta propia no tienen que presentar el modelo 145 de forma habitual, como sí que hacen las personas empleadas por cuenta ajena, pero sí hay determinados momentos de su vida laboral en los que tienen que rellenar este modelo, por ejemplo, para solicitar ciertas prestaciones o para gestionar el cese extraordinario de actividad.
¿Cuándo hay que presentar el modelo 145?
El modelo 145 se debe presentar al menos en dos momentos distintos de la vida laboral. La primera vez, al comienzo de la relación.
Con posterioridad, siempre que se produzca un cambio de sus circunstancias personales que haga que varíe la retención que se le debe practicar. En este caso, la circunstancia se debe comunicar tan pronto como se produzca y, en cualquier caso, en un plazo máximo de 10 días desde que se origina la circunstancia que provoca el cambio.
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¿Cuándo debe actualizarse el modelo 145?
Es formulario debe actualizarse cuando cambian las circunstancias personales o familiares, por ejemplo:
- Matrimonio.
- Divorcio o separación.
- Nacimiento o adopción de hijos.
- Reconocimiento de discapacidad.
- Variaciones relevantes en las circunstancias familiares.
En todos estos casos, el cambio debe comunicarse a la empresa tan pronto como se produzca.
Cómo rellenar el modelo 145
Aunque no se trata de un documento complicado, el modelo 145 consta de distintos apartados que hay que rellenar de forma correcta y con información veraz y actualizada.
Apartado 1: Identificación y situación familiar
Consta de:
- Nombre, apellidos, DNI y fecha de nacimiento.
- Situación familiar: a elegir entre las que especifica el documento.
- Discapacidad: solo se debe marcar en caso de tener una discapacidad reconocida del 33% al 65%, igual o superior al 65%, si se necesita ayuda de terceras personas o en el caso de tener movilidad reducida.
- Movilidad laboral: se debe marcar si, habiendo estado en paro, se ha encontrado un trabajo que haya supuesto el traslado del domicilio habitual.
- Obtención de rendimientos: se debe marcar en el caso de haber obtenido rendimientos con período de generación superior a dos años durante los cinco períodos impositivos anteriores, como una indemnización por despido.
Apartado 2: hijos y otros descendientes
En este apartado debes consignar dos tipos de información relacionada con tus hijos y descendientes:
- La primera parte se marca y rellena en el caso de tener hijos u otro tipo de descendientes (como nietos) siempre y cuando sean menores de 25 años (en el caso de discapacitados no hay límite de edad) y tengan rentas inferiores a 8.000 euros al año.
- En el caso de que los descendientes convivan únicamente con la persona que rellena el 145, es decir, no exista custodia compartida, y en el caso de familias monoparentales, se debe marcar la casilla “Cómputo por entero de hijos o descendientes”.
Apartado 3: ascendientes
Aquí se recogen los datos de los ascendientes mayores de 65 años (o discapacitados, aunque no lleguen a esa edad) que conviven con la persona que rellena el formulario y cuyas rentas anuales no superan los 8.000 euros.
Apartado 4: pensiones y anualidades por alimentos
Solo debes rellenar este apartado si pagas a tus hijos una pensión alimenticia o a tu expareja una pensión compensatoria, siempre y cuando sean producto de una sentencia judicial.
Apartado 5: deducción por financiación ajena para la vivienda habitual
Aquí deben aparecer los datos de la hipoteca para la compra o rehabilitación de tu vivienda habitual (si la tienes), siempre y cuando la compraras antes de 2013 y tu salario anual no supere los 33.007,20 euros.
Apartados 6 y 7: firma, fecha y acuse de recibo
Para que sea válido, el modelo 145 debe incluir la firma de la persona que lo rellena y la de la entidad que lo recibe, la empresa; a modo de acuse de recibo, ya que la responsabilidad de realizar las retenciones es de la empresa.
¿Qué ocurre si los datos son erróneos?
Es muy habitual que los datos de la persona empleada varíen a lo largo de su relación laboral con la empresa. En este caso, se debe comunicar el cambio a la mayor brevedad posible, con el objeto de no incurrir en falsedad.
Variación con tipo de retención menor
Realizar a la persona una retención inferior a la que le corresponde por inexactitud, falsedad u omisión de este al rellenar el modelo 145 es una infracción tributaria con sanciones que pueden suponer entre un 30% y un 150% de la cantidad adeudada a Hacienda.
Sin embargo, si a lo largo del año se produce una variación en los datos familiares de la persona empleada que suponga una retención menor, esta lo puede comunicar a la empresa para que se modifique.
Variación con tipo de retención mayor
Cuando la circunstancia provoca que haya que realizar una retención mayor, la persona trabajadora debe comunicarlo a la empresa de igual modo, en un plazo máximo de 10 días desde que se produzca la nueva circunstancia (por ejemplo, el nacimiento de un hijo). En el caso de que falten al menos 5 días para la siguiente nómina, el cambio se reflejará ya en ella, en caso contrario, habrá que esperar un mes más para observar el cambio en la retención practicada.
Errores frecuentes al rellenar el modelo 145
Aunque su gestión es sencilla, existen ciertos errores comunes que se deben evitar. Estos son los fallos más habituales debes tener en cuenta para evitar problemas:
- No actualizar los cambios familiares.
- Seleccionar una situación familiar incorrecta.
- Olvidar comunicar una discapacidad reconocida.
- Incluir datos desactualizados.
¿El modelo 145 se presenta en Hacienda?
No. El modelo 145 se entrega a la empresa o pagador para que pueda calcular correctamente las retenciones de IRPF aplicables a la nómina, no debe presentarse directamente ante la Agencia Tributaria.
| Modelo 145 | Declaración de la Renta |
| Se entrega a la empresa | Se presenta a Hacienda |
| Sirve para calcular retenciones | Sirve para regularizar impuestos |
| Durante la relación laboral | Anualmente |
Actualmente, muchas empresas integran la gestión del modelo 145 en sus soluciones digitales de RRHH, permitiendo a las personas trabajadoras actualizar sus datos personales y familiares mediante portales del empleado o herramientas de autoservicio. Así se evitan errores, se agiliza la comunicación de cambios y se mantienen las retenciones siempre al día.
Llegados a este punto y vista la complejidad de un solo modelo fiscal, seguro que estás de acuerdo conmigo en que la gestión de la nómina, aunque es una tarea mecánica, demasiadas veces, absorbe mucho de tu tiempo. Por ejemplo, si en el último año has colaborado con otros países deberás tener en cuenta también el modelo 296. Si, además, le sumas un periodo de cambios legislativos, el volumen de trabajo se multiplica. En estos momentos, es cuando te das cuenta de si tu software de nómina es lo suficientemente robusto.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el modelo 145?
Es el formulario mediante el cual las personas trabajadoras comunican a su empresa sus circunstancias personales y familiares para que esta calcule correctamente la retención de IRPF en la nómina.
¿Quién debe rellenar el modelo 145?
Las personas empleadas por cuenta ajena, al iniciar una relación laboral y cada vez que cambian sus circunstancias personales o familiares. Los autónomos solo lo rellenan en situaciones concretas.
¿Cuándo hay que actualizar el modelo 145?
Siempre que cambien las circunstancias personales o familiares (matrimonio, divorcio, nacimiento o adopción de hijos, reconocimiento de discapacidad, etc.). El cambio debe comunicarse a la empresa tan pronto como se produzca.
¿Qué ocurre si no comunico mis cambios familiares?
La empresa seguirá aplicando una retención basada en datos desactualizados. Si la retención resulta inferior a la que corresponde por omisión o falsedad, puede considerarse una infracción tributaria con sanciones de entre el 30% y el 150% de la cantidad adeudada.
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