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Modelo 145: para qué sirve y cómo rellenarlo 

modelo 145 en gestión de la nómina

Publicado el 17 febrero, 2023 - Modificado el 8 noviembre, 2023

El modelo 145 es esencial para tener claro la retención de IRPF de la plantilla. ¡En este post te explicamos todo lo que necesitas saber sobre este modelo! ¡Adelante con la lectura!

Si hay un modelo que todo el mundo tenga que presentar alguna vez a lo largo de su vida laboral, ese es, sin duda, el modelo 145, muy ligado al modelo 111. Además, ahora, con la nueva normativa fiscal del Gobierno es más tendencia que nunca. Descubre en este post para qué sirve y cómo rellenarlo correctamente.   

¿Qué es el modelo 145 y para qué sirve?  

El impreso o modelo 145 es el formulario de la Agencia Tributaria mediante el cual los contribuyentes comunican a su pagador la información personal que determina qué porcentaje de retención de IRPF se les debe aplicar en la nómina.

Concretamente, este modelo contiene la siguiente información correcta y actualizada sobre los datos familiares y personales de las personas trabajadoras:

  • Estado civil
  • Número de hijos imputables a efectos del reglamento del IRPF  
  • Ascendientes mayores de 65 años
  • Posibles pensiones compensatorias
  • Pagos por financiación para compra o rehabilitación de vivienda habitual

Por tanto, el modelo 145 sirve para calcular la retención de IRPF sobre la nómina de las personas trabajadoras, es decir, en función de la información que contenga el modelo, el neto cobrado por la persona será más alto o más bajo. Debe rellenarse correctamente, para que la empresa no aplique una retención excesiva o demasiado pequeña.

Además, tiene un impacto directo sobre el resultado de la declaración de la Renta, ya que según las retenciones que la empresa aplica sobre la nómina pueden pasar dos cosas:

  • Si te han retenido más de lo que debes pagar, el resultado de la declaración será negativo y Hacienda te devolverá la diferencia.  
  • Si te han retenido menos de lo que debes pagar, el resultado será positivo y tendrás que pagarle a la Agencia Tributaria la cantidad resultante.  

Habitualmente, el 145 se rellena cuando se empieza a trabajar en una empresa o bien cuando la situación familiar de la persona varía.  

¿Quién debe presentar el modelo 145?  

Puesto que se trata de una declaración de datos personales que la empresa debe conocer para realizar las retenciones correspondientes en la nómina de las personas que conforman su plantilla, la presentación del modelo 145 y la responsabilidad sobre la veracidad de los datos que contiene corresponden, en todo caso, a las personas empleadas.  

¿Existe el modelo 145 para autónomos?  

Las personas empleadas por cuenta propia no tienen que presentar el modelo 145 de forma habitual, como sí que hacen las personas empleadas por cuenta ajena, pero sí hay determinados momentos de su vida laboral en los que tienen que rellenar este modelo, por ejemplo, para solicitar ciertas prestaciones o para gestionar el cese extraordinario de actividad.  

¿Cuándo hay que presentar el modelo 145?  

El modelo 145 se debe presentar al menos en dos momentos distintos de la vida laboral:  

  • Al comienzo de la relación.  
  • Si se produce un cambio de sus circunstancias personales que haga que varíe la retención que se le debe practicar. En este caso, la circunstancia se debe comunicar tan pronto como se produzca y, en cualquier caso, en un plazo máximo de 10 días desde que se origina la circunstancia que provoca el cambio.  

Cómo rellenar el modelo 145  

Aunque no se trata de un documento complicado, el modelo 145 consta de distintos apartados que hay que rellenar de forma correcta y con información veraz y actualizada.  

Apartado 1: Identificación y situación familiar 

Consta de:  

  • Nombre, apellidos, DNI y fecha de nacimiento.  
  • Situación familiar: a elegir entre las que especifica el documento.  
  • Discapacidad: solo se debe marcar en caso de tener una discapacidad reconocida del 33% al 65%, igual o superior al 65%, si se necesita ayuda de terceras personas o en el caso de tener movilidad reducida.  
  • Movilidad laboral: se debe marcar si, habiendo estado en paro, se ha encontrado un trabajo que haya supuesto el traslado del domicilio habitual.  
  • Obtención de rendimientos: se debe marcar en el caso de haber obtenido rendimientos con período de generación superior a dos años durante los cinco períodos impositivos anteriores, como una indemnización por despido.  
nómina y Modelo 145 de la plantila

Apartado 2: hijos y otros descendientes  

En este apartado debes consignar dos tipos de información relacionada con tus hijos y descendientes:  

  • La primera parte se marca y rellena en el caso de tener hijos u otro tipo de descendientes (como nietos) siempre y cuando sean menores de 25 años (en el caso de discapacitados no hay límite de edad) y tengan rentas inferiores a 8.000 euros al año.  
  • En el caso de que los descendientes convivan únicamente con la persona que rellena el 145, es decir, no exista custodia compartida, y en el caso de familias monoparentales, se debe marcar la casilla “Cómputo por entero de hijos o descendientes”.   

Apartado 3: ascendientes 

Aquí se recogen los datos de los ascendientes mayores de 65 años (o discapacitados, aunque no lleguen a esa edad) que conviven con la persona que rellena el formulario y cuyas rentas anuales no superan los 8.000 euros.  

Apartado 4: pensiones y anualidades por alimentos  

Solo debes rellenar este apartado si pagas a tus hijos una pensión alimenticia o a tu expareja una pensión compensatoria, siempre y cuando sean producto de una sentencia judicial.  

Apartado 5: deducción por financiación ajena para la vivienda habitual  

Aquí deben aparecer los datos de la hipoteca para la compra o rehabilitación de tu vivienda habitual (si la tienes), siempre y cuando la compraras antes de 2013 y tu salario anual no supere los 33.007,20 euros.  

Apartados 6 y 7: firma, fecha y acuse de recibo  

Para que sea válido, el modelo 145 debe incluir la firma de la persona que lo rellena y la de la entidad que lo recibe, la empresa; a modo de acuse de recibo, ya que la responsabilidad de realizar las retenciones es de la empresa.  

¿Qué ocurre si los datos son erróneos?  

Es muy habitual que los datos de la persona empleada varíen a lo largo de su relación laboral con la empresa. En este caso, se debe comunicar el cambio a la mayor brevedad posible, con el objeto de no incurrir en falsedad.  

Variación con tipo de retención menor

Realizar a la persona una retención inferior a la que le corresponde por inexactitud, falsedad u omisión de este al rellenar el modelo 145 es una infracción tributaria con sanciones que pueden suponer entre un 30% y un 150% de la cantidad adeudada a Hacienda.  

Sin embargo, si a lo largo del año se produce una variación en los datos familiares de la persona empleada que suponga una retención menor, esta lo puede comunicar a la empresa para que se modifique.  

Variación con tipo de retención mayor  

Cuando la circunstancia provoca que haya que realizar una retención mayor, la persona trabajadora debe comunicarlo a la empresa de igual modo, en un plazo máximo de 10 días desde que se produzca la nueva circunstancia (por ejemplo, el nacimiento de un hijo). En el caso de que falten al menos 5 días para la siguiente nómina, el cambio se reflejará ya en ella, en caso contrario, habrá que esperar un mes más para observar el cambio en la retención practicada.  

Llegados a este punto y vista la complejidad de un solo modelo fiscal, seguro que estás de acuerdo conmigo en que la gestión de la nómina, aunque es una tarea mecánica, demasiadas veces, absorbe mucho de tu tiempo. Por ejemplo, si en el último año has colaborado con otros países deberás tener en cuenta también el modelo 296. Si, además, le sumas un periodo de cambios legislativos, el volumen de trabajo se multiplica. En estos momentos, es cuando te das cuenta de si tu software de nómina es lo suficientemente robusto.

En Grupo Castilla llevamos más de 40 años sumando eficiencia a la gestión de la nómina. Además, sabemos lo importante que son para ti las personas de tu equipo y cómo te gustaría poder focalizarte en ellas. Por este motivo, te ofrecemos la posibilidad de gestionar las nóminas por ti. Grupo Castilla cuenta con el servicio de BPO de nómina que te va a permitir poder disponer de más tiempo para invertir en políticas para las personas de la organización, sin perder el control en la gestión de la nómina.

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Un artículo de:
Sergio Pérez
Consultor experto en gestión de la nómina en Grupo Castilla

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