La nómina tiene una serie de retenciones de IRPF y Seguridad Social cuyo cálculo efectivo es esencial para promover la tranquilidad en la plantilla y prevenir sanciones. ¡Te explicamos todo lo que debes saber para que así sea!
Conocer las retenciones que se deben aplicar en una nómina y cómo calcularlas es esencial, no solo para la persona empleada, que puede calcular de esta forma la diferencia entre su salario bruto y neto, sino para la empresa, que debe confeccionar la nómina y desglosar todos los conceptos para que las cantidades sean precisas, tanto desde el punto de vista de la persona que cobra el salario como de la propia compañía.
¿Qué son las retenciones en la nómina?
Las retenciones en la nómina son porcentajes del salario bruto de una persona empleada que la empresa descuenta automáticamente para cumplir con las obligaciones tributarias (IRPF) y de Seguridad Social. Estos descuentos, obligatorios, son cruciales para garantizar el cumplimiento de las obligaciones fiscales del personal, mediante pagos a cuenta que se realizan antes de que la persona reciba su salario.
Estas retenciones tienen efectos tanto en la plantilla como en la empresa: para la primera, suponen la posibilidad de controlar su liquidez, previendo los ingresos y gastos en concepto de impuestos que tienen lugar durante el año fiscal. Mientras que para las compañías, contribuyen a evitar posibles sanciones de la Agencia Tributaria y mejora el clima laboral, al aumentar la satisfacción de las personas empleadas.
Te interesa:
Certificado de retenciones: ¿quién lo solicita y cuándo se emite?
¿Cuáles son las retenciones en la nómina en 2024?
En todas las nóminas hay un apartado de Deducciones donde figuran todas las retenciones que se realizan sobre el salario bruto. La retención del Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y las deducciones a la Seguridad Social son las dos más importantes.
Retención del IRPF
El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) grava los ingresos o rentas de las personas físicas y se paga por adelantado mediante un determinado porcentaje de la nómina, que la empresa descuenta directamente del salario de la persona empleada e ingresa en su nombre a la Agencia Tributaria cada mes o trimestralmente dependiendo del volumen de ingresos de la organización.
Posteriormente, en la Declaración de la Renta anual, Hacienda calcula lo que cada persona ha aportado en función de sus circunstancias: si se ha quedado por debajo de sus obligaciones, deberá pagar, mientras que si ha aportado más de lo que debería se le devolverá el exceso.
Aunque el impuesto corresponde a la plantilla, son las empresas las que tienen la obligación de realizar la retención de IRPF indicada en cada caso (en función de la información que el personal comunica mediante el modelo 145) y pueden sufrir una sanción económica en caso de no hacerlo.
Deducciones de la Seguridad Social
Las deducciones de la Seguridad Social son las aportaciones o cotizaciones que cada una de las personas empleadas realiza para costear el Sistema de Seguridad Social. Este coste es asumido, en su mayor parte, por las empresas, aunque la plantilla también contribuye con un pequeño importe.
A diferencia del IRPF, la cotización no depende de las circunstancias personales de la persona, sino del tipo de contrato, el régimen de la Seguridad Social (general o especial) y la categoría profesional o grupo de cotización, además de que constituye un porcentaje de la base de cotización.
Cómo se calculan las retenciones en la nómina
Es fundamental calcular correctamente las retenciones que se deben aplicar en la nómina de las personas empleadas, no solo para evitar insatisfacciones y descontentos en la plantilla, que pueden afectar negativamente al ambiente laboral en la empresa, sino para estar cubiertos ante posibles sanciones de Hacienda por incumplimiento de las obligaciones tributarias.
Te interesa:
¿Cómo gestionar correctamente las nóminas?
Cómo calcular las retenciones de IRPF
El IRPF es un impuesto progresivo, lo que quiere decir que pagan más quienes más ingresos tienen, en función de determinados tramos que la Agencia Tributaria publica cada año. Para 2024, la tabla de retenciones quedaría de la siguiente forma:
| Tramos IRPF 2024 | Retención |
| Hasta 12.450 euros | 19%* |
| De 12.451 a 20.199 euros | 24%* |
| De 20.200 a 35.199 euros | 30%* |
| De 35.200 a 59.999 euros | 37%* |
| De 60.000 a 299.999 euros | 45%* |
| Más de 300.000 euros | 47%* |
*El IRPF tiene una parte estatal y otra autonómica, que varía ligeramente en función de la comunidad autónoma que lo aplique. Estos porcentajes son estimados, teniendo en cuenta la suma del impuesto autonómico y estatal según los tipos aplicables a los contribuyentes no residentes en España.
Al realizar el cálculo del IRPF, hay que considerar que la persona empleada no debe pagar los ingresos al tipo más alto que le corresponde, sino que los porcentajes se aplican progresivamente. Por ejemplo, si el salario es de 34.000 euros anuales, tendría que pagar:
- El 19% de los primeros 12.450 euros.
- El 24% por el tramo siguiente hasta 20.199 euros.
- El 30% por el resto hasta los 34.000 euros.
Esta progresividad se debe tener en cuenta para practicar las retenciones correctas a cada profesional en su nómina.
Asimismo, como ya hemos apuntado, la retención de IRPF de las personas trabajadoras no varía únicamente en función del salario, sino de determinadas circunstancias personales, como hijas e hijos, mayores a cargo, situaciones de discapacidad… y que la persona debe comunicar a la empresa anualmente (o en cualquier momento en el que sus circunstancias varíen) mediante el modelo 145. A efectos generales, cuanto mayor sea la carga familiar de la persona, menor será su IRPF y, por tanto, la retención que se le debe aplicar en la nómina disminuye.
Cómo calcular las deducciones de la Seguridad Social
Para calcular la nómina, es esencial tener en cuenta las deducciones que sirven como aportaciones a la Seguridad Social y qué porcentaje de esta representan:
- Desempleo: el porcentaje exacto depende del tipo de contrato, pero supone alrededor del 1,5% del salario bruto.
- Contingencias comunes: el 4,70% de la base de cotización, excluidas las horas extra.
- Formación profesional: 0,10% de la base de cotización.
- Cotización adicional de horas extras: se refiere a las horas extraordinarias de fuerza mayor y supone un 2% de la base de cotización.
- Resto de horas extras: 4,70% de la base de cotización.
- Fogasa: el Fondo de Garantía Salarial se lleva un 0,2% de la base de cotización, pero es la empresa quien lo abona y no la persona empleada.
- Cotización adicional MEI (Mecanismo de Equidad Intergeneracional): aplicándose un 0,12% sobre la base de la persona empleada y un 0,58% la parte correspondiente de la empresa.
Si existen retribuciones en especie, como coche de empresa, también sufrirán deducciones.
Para calcular la deducción total, simplemente se deben sumar todos los porcentajes y aplicar el resultado a la base de cotización de la persona empleada.
¿Qué ocurre si no se practica bien la retención del IRPF?
El incumplimiento en la correcta práctica de la retención del IRPF puede acarrear consecuencias legales y financieras tanto para la plantilla como para las empresas. Una retención más alta o baja de la correspondiente afecta directa e inmediatamente al salario neto de la persona trabajadora, aunque se regularizará en la siguiente Declaración de la Renta, en la que deberá pagar lo ingresado de menos o se le devolverá lo que ha aportado de más.
Si las causas son imputables a la persona empleada, por falta de comunicación o error en los datos suministrados a la empresa en el modelo 145, podría ser ella quien sufriera la sanción de la Agencia Tributaria.
Por el contrario, si el error en las retenciones es por causas imputables a la empresa, esta podría sufrir sanciones económicas y tendrá que ingresar a Hacienda las cantidades que no ha retenido al personal, según establece el artículo 99 de la Ley de IRPF.
Para que las organizaciones puedan curarse en salud, la digitalización de la nómina es la apuesta más segura si se trata de minimizar errores y prevenir riesgos. Emplear un software de nómina permite automatizar el cálculo y pago de los salarios, dejando a un lado la tediosa gestión manual del trámite, que suele conllevar una mayor probabilidad de fallo.
Asimismo, contar con un programa de nómina puede ayudar a evitar fallos en el cálculo de retenciones en el caso de que se actualice de acuerdo con las continuas modificaciones fiscales, como la solución integral de Grupo Castilla.
¿Las indemnizaciones por despido y los bonus tienen retención del IRPF?
En principio, las indemnizaciones por despido están exentas de tributación por IRPF siempre y cuando se ajusten a los importes que el Estatuto de los Trabajadores define para cada tipo de contrato o haya sido fijada mediante sentencia judicial.
Por su parte, los bonus y otras retribuciones variables sí están sujetos a retención del IRPF. Estos ingresos adicionales se suman al salario ordinario de la persona empleada y se gravan según los tramos impositivos establecidos por la legislación vigente.
¿En qué casos se aplica la retención mínima del 2% de IRPF?
La retención mínima del 2% de IRPF se aplica únicamente en casos específicos, como las personas empleadas que reciben rentas muy bajas o en situaciones excepcionales que lo justifiquen:
- Contratos temporales, con duración inferior a un año.
- Contratos de prácticas y convenios de becarios.
- Determinadas actividades agrícolas, ganaderas y forestales.
¿Cuál es la retención de los trabajadores extranjeros no residentes?
Las personas empleadas extranjeras no residentes no tributan por el IRPF, sino por el IRNR (Impuesto sobre la Renta de No Residentes) que es del 24%, excepto en los casos en los que la residencia de la persona esté fijada en otro estado miembro de la Unión Europea, Islandia o Noruega, en cuyo caso la retención será del 19%.
Por su parte, si la relación laboral es mediante un contrato de duración determinada de temporada, el tipo impositivo correcto será el reducido del 2%.
¿Necesitas optimizar la gestión de la nómina? En Grupo Castilla sumamos expertise y soluciones innovadoras para ayudarte a realizar las deducciones y retenciones de la nómina cumpliendo la normativa vigente en cada momento. Tan fácil como contar con un buen aliado: nuestro software de RRHH integral que te permite digitalizar todo el proceso. Suena bien, ¿verdad?
Pero si lo que quieres es externalizar las retenciones y todos los trámites relacionados con los recibos salariales, apostar por el outsourcing de nómina te sumará mucho más tiempo. Nuestros expertos se encargan de cubrir todo el ciclo de nómina en tu empresa y así, tú podrás enfocarte a tareas de mayor valor estratégico que fomenten al crecimiento de tu mayor activo: las personas.
