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Certificado de retenciones: ¿quién lo solicita y cuándo se emite? 

certificado de retenciones de la plantilla

Publicado el 23 marzo, 2023 - Modificado el 13 noviembre, 2023

El certificado de retenciones a cuenta del IRPF es un documento muy importante tanto para las empresas como para las personas empleadas, ya que contiene información clave para presentar la Declaración de la Renta. En este post analizamos su importancia y te contamos todo lo que necesitas saber acerca del mismo. 

Durante el periodo de la declaración de la Renta, el certificado de retenciones gana popularidad, ya que las personas empleadas lo necesitan. Seguro que cada año este trámite forma parte de tus tareas en el departamento de gestión de personas. Sigue leyendo y descubre el qué y el cómo del certificado de retenciones. 

¿Qué es el certificado de retenciones? 

Se trata del documento en el que se recogen todas las retenciones del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) que la empresa realiza en nombre de sus personas empleadas y clientes.  

  Una retención a cuenta es un dinero que deja de percibir la persona que cobra la nómina o factura y que la empresa que retiene paga en su nombre a Hacienda.  

  El certificado de retenciones es el documento que justifica que la empresa ha ingresado esas cantidades, así como el importe de estas, a lo largo del año fiscal.  

¿Para qué sirve el certificado de retenciones? 

Es el documento que permite que las personas empleadas, ya sean empleadas por cuenta ajena o autónomos, puedan realizar correctamente la Declaración de la Renta, ya que contiene la información sobre el IRPF que han pagado durante el año (mediante las retenciones practicadas por la empresa en sus nóminas o a sí mismos en sus facturas, en el caso de los autónomos).   

Con el certificado de retenciones se puede calcular si la persona ha ingresado más IRPF del que le corresponde, en cuyo caso la declaración le saldrá a devolver; menos, en cuyo caso tendrá que pagar, o exactamente la cantidad correcta, en cuyo caso el resultado de la declaración será 0.  

¿Quién es el responsable de facilitar el certificado de retenciones?  

Según establece el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas en su artículo 108.3, la obligatoriedad de emisión del certificado de retenciones recae sobre la empresa que realiza las retenciones, con independencia de que la renta haya sido monetaria o en especie.   

Esto quiere decir que, en el caso de personas trabajadoras por cuenta ajena, será la empresa quien deba emitir dicho certificado y facilitárselo a su plantilla, mientras que, en el caso de personas autónomas, serán ellas mismas las responsables de emitirlo. No obstante, cualquier persona física puede descargar su propio certificado desde la sede digital de la Agencia Tributaria.  

En el caso de que el pagador haya sido la Administración Pública, bien por disfrutar de una prestación por desempleo o por haber estado en situación de ERTE, por ejemplo, será necesario solicitar el certificado a través de la página web de la entidad que haya sido pagador durante el año, la Seguridad Social o el Servicio Público de Empleo, según el caso.  

Cuándo se emite el certificado de retenciones  

Puesto que contienen información sobre el IRPF del año inmediatamente anterior a aquel en el que se realiza la Declaración de la Renta y que son necesarios para la misma, los certificados de retenciones suelen estar disponibles y comenzar a emitirse antes de que empiece la campaña de la Renta, habitualmente hacia finales de marzo o primeros de abril de cada año.  

certificado de retenciones en la oficina

Sanciones por no emitirlo 

Como ya hemos visto, todas las empresas están obligadas a entregar a las personas que trabajan para ellas sus correspondientes certificados de retenciones, debidamente firmados y sellados, antes de que comience el plazo de presentación de las declaraciones. Según la Ley General Tributaria, no cumplir con esta obligación está tipificado como infracción leve y puede suponer una sanción de 150 euros por cada certificado no entregado en tiempo y forma.  

​​​¿Dónde se pide el certificado de retenciones? ​​

​​​Entre el 1 y el 31 la persona empleada debe enviar a Hacienda el resumen de las retenciones que la empresa practicó durante el año anterior a su personal empleado y a proveedores, de la siguiente forma:​​ 

  • ​​Si en las declaraciones trimestrales presentaste el modelo 111, el resumen anual se realizará mediante el modelo 190.​ 
  • ​​Si realizaste las declaraciones trimestrales mediante el modelo 115, en enero tendrás que presentar el modelo 180.​ 

​​​Con esa información, la Agencia Tributaria elaborará los certificados de retenciones. Habitualmente, los tendrás ​​disponibles para su descarga unas semanas antes del comienzo de la Campaña de la Renta​​ (finales de marzo o principios de abril), de forma que puedas entregarlos a las personas trabajadoras de tu empresa, tus proveedores o ​​tus​​ arrendatarios antes de que ​​deban​​ presentarlos al hacer sus declaraciones de IRPF.​​​​ 

Certificado de retenciones de alquiler​​

​​​​En el caso ​​de que tu empresa​​ haya sido ​​arrendadora​​ de un piso u oficina durante el ejercicio fiscal, debes facilitar​​l​​e este certificado, en el que consten las retenciones que ha​​s​​ practicado durante el año, al arrendatario ​​para que pueda incluirlo en su Declaración de la Renta​​. ​​ 

​El certificado de retenciones forma parte de los procedimientos anuales que son básicos en la gestión de personas. Por este motivo, es esencial contar con un software de gestión de la Nómina y Recursos Humanos que te permita agilizar este proceso, además de la tranquilidad que ofrece saber que el tratamiento de datos tiene garantías de seguridad. Este es el caso de la solución de nómina y RRHH que te ofrece Grupo Castilla. Además, como especialistas acompañamos a nuestros clientes en el cálculo del proceso de IRPF y de otros modelos fiscales. ¿Quieres saber más sobre sus ventajas? ¡Contacta con nuestro personal experto y resuelve todas tus dudas! 


Un artículo de:
Sergio Pérez
Consultor experto en gestión de la nómina en Grupo Castilla

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