La gestión de las nóminas es una de las tareas mensuales en la gestión de personas. ¿Por qué es tan importante? ¿Cómo puedo optimizar el proceso? Respondemos a tus preguntas en este interesante post. ¡Adelante con la lectura!
La gestión de las nóminas de las personas empleadas es una parte fundamental del trabajo del departamento de Recursos Humanos y engloba toda la información relacionada con las personas que trabajan en una empresa, desde sus datos personales hasta la información acerca de su salario, tanto fijo como variable, así como posibles bonus o finiquitos.
Además de los detalles técnicos que, evidentemente, son la base de la óptima gestión de la nómina, se debe tener en cuenta la vertiente no salarial. Es decir, la recompensa justa e igualitaria de un desempeño laboral. Por este motivo, aunque es una tarea mecánica y altamente automatizada en las empresas, es de suma importancia en la gestión de los Recursos Humanos. ¿Quieres saber más sobre ello? ¡Sigue leyendo!
¿Qué entendemos por gestión de nóminas?
La gestión de la nómina, tal y como comentábamos, es en esencia gestión de personas. Los departamentos de gestión de personas son conscientes de la complejidad que entraña la creación y la gestión de las nóminas. Por este motivo, buscan en los softwares de nómina y Recursos Humanos un aliado que les ayude a optimizar el proceso. Y es que la automatización permite prevenir errores, realizar acciones masivas como altas y bajas, obtener reportes y mucho más. En definitiva, agilizar el proceso reduciendo el tiempo invertido y costes.
Otra de las opciones en la que confían los expertos en gestión de personas es el outsoucing de nóminas. De esta manera, se externaliza todo el proceso de gestión de la nómina con el objetivo de poder focalizarse en las personas. Pero sí es fundamental tener en cuenta que una de las bases de un servicio de outsourcing de nómina eficiente es la comunicación entre proveedor y empresa. De hecho, contar con un portal que permita la comunicación es sinónimo de comunicación fluida y de control sobre la gestión de la nómina.
¿Qué debe incluir la nómina?
Para poder crear la nómina de una persona, es obligatorio conocer, al menos, los siguientes datos acerca de la misma:
- Tipo de contrato
- Antigüedad en la empresa
- Categoría
- Posibles horas extra trabajadas
- Posibles deducciones
Además, la nómina debe incluir obligatoriamente el cálculo de las bases de cotización, uno de los apartados más complicados de la misma, ya que es distinto para cada persona trabajadora en función de sus circunstancias. En todas las nóminas deben aparecer:
- Base de cotización por contingencias comunes (BCCC), que se refiere a las circunstancias no laborales (es decir, ni accidente de trabajo ni enfermedad) por las que una persona trabajadora no puede desempeñar su labor.
- Base de cotización por contingencias profesionales (BCCP): se refiere a las contingencias por enfermedad laboral o accidente de trabajo y también incluye el cómputo de horas extra.
- Base sujeta a la retención de IRPF: que puede variar en función del tipo de contrato, la antigüedad, el sector de la empresa, etc.
Altas y bajas de las personas empleadas
Es responsabilidad de los gestores de la nómina realizar las altas y bajas de las personas empleadas que así lo requieran, ya sea porque se trata de su primer puesto de trabajo y entran a formar parte del Sistema Nacional de la Seguridad Social, porque han causado una baja temporal por enfermedad o accidente laboral o por una baja definitiva entre otros ejemplos.
En este caso lo óptimo es contar con un software de Nómina y Recursos Humanos que te permita realizar esta altas y bajas de manera masiva o individual con un enlace con los Organismos Oficiales. ¿Sabías que nuestra solución Epsilon RH te permite hacerlo?
Fallos comunes en la creación de nóminas
Un proceso tan común y frecuente como es la creación y gestión de nóminas suele llevar aparejados una serie de fallos que, no por frecuentes y fáciles de subsanar, son menos importantes. Conocerlos y tenerlos en cuenta es la mejor forma de evitarlos.
- Falta de antelación: planificarse adecuadamente para realizar todas las gestiones con antelación es la mejor forma de evitar cometer errores y atrasos salariales.
- No tener en cuenta todas las variables posibles, que pueden provocar cambios sustanciales en la nómina.
- No disponer de un sistema para realizar los cálculos de forma correcta: es crucial tenerlo para no cometer errores que pueden afectar enormemente a la nómina y ser muy complejos de solventar.
- No disponer del personal de administración suficiente para la carga de trabajo existente.
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Nóminas y Ley de Igualdad y Transparencia
Uno de los objetivos principales de la Ley de Igualdad es acabar con la brecha salarial, lo que hace referencia explícitamente a la Igualdad Retributiva, es decir, combatir la discriminación de la mujer en el mundo laboral. Para conseguirlo, son obligatorias acciones como:
- Justificación de la retribución de las nóminas.
- Posibilidad de recuperar los ingresos perdidos en caso de error.
- Multas para las empresas que no cumplan la normativa.
Aspectos importantes en la gestión de nóminas
Para realizar una correcta gestión de las nóminas, es necesario conocer ciertos conceptos fundamentales en este aspecto.
Ficheros SEPA
Son los ficheros, sujetos a la normativa SEPA, que hacen referencia a las remesas bancarias para realizar pagos o recibir cobros. Dentro de los ficheros SEPA, podemos distinguir entre CORE, B2B y COR1.
Conceptos retributivos abonados
Los ficheros de Conceptos retribuidos abonados o CRA sirven para comunicar a la Tesorería General de la Seguridad Social los conceptos retributivos que reciben las personas trabajadoras de tu empresa.
Los seguros sociales son los pagos que realiza la empresa, en su propio nombre y en el de las personas que trabajan para ella, a la Seguridad Social y cuyo importe depende de variables como el salario o la base de cotización.
Informe de datos de cotización
Se trata de un documento resumen de toda la información que la Seguridad Social guarda de una persona en activo y se puede descargar desde el apartado Informes de la web de la TGSS.
Consejos en la gestión de nóminas
Para realizar una correcta gestión de las nóminas de las personas empleadas es indispensable tener en cuenta:
- Procura gestionar toda la documentación con la suficiente antelación.
- Sé lo más riguroso que puedas con respecto a los detalles, especialmente en todo lo que se refiere a los datos personales de las personas empleadas.
- Los cambios y modificaciones en la normativa pueden afectar enormemente a tu trabajo y cómo lo realizas: mantente al día de la legislación vigente, así como de impuestos, bonificaciones y cualquier otra circunstancia que pueda afectarte. En caso de que optes por un servicio de outsourcing comprueba que pueda ofrecerte este asesoramiento legal.
Finalmente recuerda que contar un partner experto en gestión de la nómina, como Grupo Castilla, puede ser la solución que necesitas. Con una propuesta única en el mercado de software y servicios especializados en gestión de personas podemos acompañarte en tu deseo de optimizar todo el ciclo de nómina de la plantilla. ¡Contacta con nuestro personal experto sin compromiso!
