¿Cómo escoger un software de nómina? 5 aspectos clave

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En el ámbito de los recursos humanos, la nómina es considerada una tarea delicada y prioritaria. No solo porque cualquier fuga de seguridad o contratiempo en la retribución de tus empleados puede dañar el clima laboral de tu empresa y generar la desconfianza de los trabajadores. Sino también, porque tomar la decisión de automatizar procesos internos de tu departamento de RR.HH. mediante un software de nómina te garantiza la reducción de las tareas administrativas, liberando el tiempo del personal de RR.HH., que podrá centrarse en realizar tareas que generen valor a la compañía.

¿Todavía tienes dudas sobre la importancia de tomar la decisión correcta a la hora de seleccionar tu próximo software de nómina?

Seguro que ya conoces todas las ventajas de contar con una solución para la gestión de la nómina. Ahora bien, si te estás planteando cambiar tu software actual, o bien, estás pensando en adquirir un software de nómina por primera vez, te interesará conocer los 5 aspectos clave que hemos recogido en este post, en los que prestar mayor atención para asegurar el éxito con la elección.

Lo primero que debes buscar en un software de nómina es que sea robusto y fiable. Como ya sabrás, el sistema retributivo está sometido a cambios legales constantes, por eso, no solo es importante escoger un buen software, sino también asegurarte de contar con un partner especializado y solvente capaz de adaptar la aplicación a las últimas novedades con rapidez y eficacia, evitando así posibles reclamaciones y sanciones.

1. Información integrada siempre actualizada

Si realmente quieres optimizar el tiempo, conseguir la implicación y el compromiso de tu equipo de RR.HH., es imprescindible que el software de nómina que selecciones funcione con la filosofía del dato único. Esto quiere decir, que todos los módulos del sistema HCM (Human Capital Management) comparten los mismos datos, de manera que la información se almacena en una única base de datos.

(!) Garantiza la coherencia en el resultado de la nómina y una correcta analítica, eliminando duplicidades y discrepancias en la entrada de datos y, lo que es más importante, evitarás la frustración de tu equipo.

2. Seguridad garantizada

Como ya te adelantábamos en líneas anteriores, la información que aparece en la nómina es muy delicada y, por lo tanto, debe estar muy bien protegida. En este sentido, asegúrate que el software de nómina que vas a escoger se adecúe a las exigencias y niveles de seguridad indicados en la Ley de Protección de Datos.

(!) Lo mejor es que el software permita gestionar múltiples niveles de permisos para acceder a la información, que varíen en función del puesto de trabajo y el cargo que desempeñe cada empleado del departamento de RR.HH.

3. Capacidad de adaptación futura al desarrollo de la organización

Al escoger un software, hay una serie de módulos que son fundamentales para una gestión de nómina estándar, estos son: el cálculo de la nómina; la gestión de contratos; el organigrama, para la gestión de la estructura organizativa; las liquidaciones complementarias, para regularizar cotizaciones incorrectas; el módulo de empleados, para la gestión del expediente personal; y un generador de consultas, que permite extraer listados de datos personalizados según preferencias del usuario.

Ahora bien, ¿te has planteado qué pasará dentro de unos años? ¿Cuáles serán los objetivos estratégicos de tu empresa?

(!) Llegados a este punto, es importante tener en cuenta que el software que elijas te va a acompañar, por lo menos, durante 10 años. Por esta razón, la solución elegida debe adaptarse fácilmente a las necesidades actuales de tu empresa, pero también facilitar el crecimiento y la transformación futuras del departamento, para adaptarse a las nuevas tendencias de RRHH.

Siempre es conveniente poder ampliar la funcionalidad del software de nómina con módulos complementarios, enfocados a desarrollar y potenciar los RR.HH. de la organización. Por poner algunos ejemplos: integrar el control horario con el software HCM permite reflejar cada incidencia en la nómina de los empleados. También puedes aportar valor añadido a la aplicación de nómina incorporando en tu empresa un moderno portal del empleado, permitiendo a los empleados consultar y visualizar cualquier información relacionada con el departamento de RR.HH., como por ejemplo, solicitar una ausencia o la inscripción a un curso de formación, entre otros.

4. Herramientas de medición (HR Analytics)

En otros posts, ya hemos hablado de la importancia de contar con herramientas de Business Intelligence para tomar decisiones estratégicas a partir del análisis de tu plantilla y de los procesos de RRHH realizados en el departamento. Por esta razón, es recomendable que la aplicación de nómina incluya cuadros de mando con KPIs, a partir de los cuales podrás obtener entre otras cosas, el seguimiento presupuestario del coste de personal, configurar tus propios indicadores clave, consultar informes personalizados e, incluso, disponer de la Encuesta Trimestral de Coste Laboral (ETCL) de forma automática.

(!) Ten en cuenta que, en un proceso de cálculo de nómina, el software genera muchísimos datos sobre tu plantilla, de los que podrás extraer interesantes y concluyentes análisis como por ejemplo la desviación presupuestaria, el índice de absentismo y el grado de rotación de los empleados. 

5. Integración con el resto de aplicaciones de la organización y solvencia de la solución

Otro aspecto a tener en cuenta es: la integración del programa de nómina con los distintos ERP y aplicaciones corporativas, con el fin de determinar la correcta optimización de todos los procesos empresariales.

(!) Para el departamento de RR.HH. es fundamental que el software de nómina escogido, asegure que una vez implantado, todos los sistemas estarán interconectados entre sí, evitando la introducción redundante de información y la incoherencia de los datos.

Por último, recuerda que, si quieres llevar a cabo la elección del programa de nóminas con garantía de éxito, además de comprobar que cumple con estos 5 requisitos básicos, asegúrate que seleccionas un proveedor que pueda convertirse en tu partner estratégico de RRHH. Para ello deberá demostrar su solvencia, su especialización, una gran trayectoria y el respaldo de un equipo de consultores senior.