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Software de nómina: ventajas y desventajas

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Publicado el 16 marzo, 2023 - Modificado el 26 febrero, 2024

Seguro que sabes que un software de nómina puede ayudarte a optimizar la gestión de la nómina. Así que no te puedes perder este post donde descubrirás las principales ventajas.

Un software de nómina puede agilizar hasta un 50% la gestión de la nómina en tu organización. Y es que la gestión eficiente de los procesos asociados va a permitir al equipo de gestión de personas invertir la mitad de tiempo en la gestión de los recibos salariales de las personas empleadas. Además, otra de las grandes ventajas es la reducción de los errores, casi inevitables en una gestión manual. ¿Te gustaría saber más al respecto? ¡Adelante con la lectura! 

¿Qué es un software de nómina? 

Un software de nómina o programa de nóminas, en definitiva, es una herramienta que te va a permitir automatizar el proceso de gestión de la nómina, el cálculo de los salarios de las personas empleadas y la ejecución del pago. Y, por tanto, cumplir con las obligaciones fiscales y laborales de la organización. 

Por otro lado, estos conceptos básicos se ven enriquecidos por programas de nómina cada vez más vinculados a la capa de gestión de personas. De hecho, la tendencia son softwares pensados para poder cubrir las necesidades de gestión de la nómina de una manera integral e interconectada con la gestión del talento. Un ejemplo es el uso del cuadro de mando enfocado al People Analytics con el que cuentan los actuales programas de nómina. Es una manera de extraer la inteligencia de los datos e ir un paso más allá de la gestión de las nóminas.  

Tipos de software de nóminas 

Existen distintos tipos de software de nómina teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 

Programas multipuesto o monopuesto. Es sencillo. En este caso, debemos focalizarnos en el número de personas que lo van a utilizar. 

Programas mononegocio o multinegocio. Este tipo de software lo determina si la gestión de las nóminas está vinculada a un negocio o, desde la misma plataforma, se llevaran las nóminas de más de una organización. 

Por otro lado, teniendo en cuenta la modalidad del software de nómina podemos hacer una clara división entre: 

Software SaaS. En este caso se trata del que se conoce como Software as a Service o software en la nube. Un programa de nóminas en la nube nos ofrece beneficios como el acceso multidispositivo, actualización constante y, por tanto, más seguridad de los datos, reducción de costes en hardware y mucho más. De hecho, ya no se trata de la instalación directa del software en nuestro ordenador, sino que hablamos de licencias de uso. 

Software On Premise. Un programa de nóminas de este tipo está instalado en los servidores y entornos informáticos propios de la empresa Por tanto, necesitaremos más memoria para guardar los datos. Es cierto, que no contaremos con una actualización automatizada, pero sí podremos utilizarlo, aunque no tengamos conexión a Internet. Por el contrario, puede haber algunas funcionalidades a las que no puedas acceder correctamente. 

Procesos de la nómina dentro del software 

Para poder gestionar de manera efectiva los recibos salariales del equipo es necesario contar con procesos que ayuden al departamento de gestión de personas a crear unas rutinas de producción que minimicen errores y sumen eficiencia. 

  • Entrada de los datos. En esta fase inicial es fundamental que el software de nómina de nuestra organización apueste por la filosofía del dato único. Es decir, que el programa de nóminas pueda importar los datos una sola vez y que no sea necesario introducirlos posteriormente en los distintos procesos de gestión. 
  • Procesamiento de los datos. Este es el momento en el que el programa realiza los cálculos salariales teniendo en cuenta distintos factores como impuestos, deducciones, horas extras, etc. Todos aquellos criterios definidos, previamente, según las necesidades de la organización. En este apartado es muy importante que el programa pueda contar de una manera integrada con, por ejemplo, la gestión de gastos de empresa. De esta manera, el software nos permite agilizar el proceso gracias a una enfoque 360º en gestión de Personas único en el mercado. 
  • Creación del recibo salarial. En esta última fase, el programa genera el documento, según la información de la cual dispone, y procede a emitir los pagos.  

Ventajas de un software de nómina 

Con toda la información relatada, seguro que has detectado algunas de las principales ventajas de apostar por un software de nómina. A continuación, descubrirás algunos de los beneficios clave, así que no puedes dejar de leer ahora. ¿No te parece?  

Reducción de costes 

Una de las ventajas más inmediatas es la reducción de costes. Y es que si el software de nómina elegido permite una gestión integral podemos discontinuar el uso de otras plataformas. Además, si se trata de un software en modalidad SaaS se reducirá la inversión en hardware, ya que solo es indispensable contar con la licencia de uso y conexión a internet. 

Optimización de tiempos 

Un programa de nóminas que da respuesta a las necesidades de tu organización de manera óptima te va a permitir ganar agilidad en los procesos. Una agilidad que es sinónimo de rapidez y, en definitiva, eficiencia. 

Reducción de errores 

El uso de un software conlleva de manera intrínseca la digitalización de procesos. Por tanto, dicha digitalización permite eliminar el margen de errores que pueden producirse por una gestión manual. Además, el hecho de digitalizar la gestión, mejora el control sobre la información y los datos. 

Automatización de procesos 

Los procesos en la gestión permiten mejorar los resultados y acercarse con paso firme a los objetivos. Si sumamos la automatización a la ecuación, ello nos permite reducir los recursos y tiempo destinados a una tarea concreta. 

Cumplimiento de la legislación 

Es muy importante definir en tu software de nómina los requisitos para que la gestión de la nómina cumpla con la legislación. Un ejemplo, puede ser la adaptación de las retenciones de IRPF en los recibos salariales de las personas empleadas. Gracias a contar con un programa de nóminas puedes dar una rápida respuesta a este tipo de cambios en la legislación. 

Automatización de reportes

Finalmente, otra de las grandes ventajas de contar con un aliado en la gestión como un programa de nóminas, es que, además, el software disponga de un cuadro de mando con tecnología People Analytics. Que es la posibilidad de acceder a información estratégica en tiempo real, como hemos explicado anteriormente. Con estos reportes, la gestión de la nómina hace un salto cualitativo hacia la gestión de personas. 

profesionales en la oficina software de nómina

Desventajas

Aunque es cierto que contar con una herramienta como un software de nómina conlleva muchas ventajas, como hemos visto, sí podemos apuntar algunas desventajas. 

Inversión de tiempo previa a la elección 

Antes de dar un salto hay veces que se debe parar y retroceder para coger impulso. En este caso, es necesario dedicar el tiempo necesario para escoger qué proveedor puede ofrecer la mejor solución a tus necesidades. Es decir, un software de nómina que sea flexible y escalable. Por tanto, que siempre dé respuesta a la gestión de la nómina que necesita tu organización. 

Adaptación a las necesidades del negocio

Una vez seleccionado el programa adecuado, llega el momento de la implementación. Se debe tener en cuenta que la gestión de la nómina es un proceso complejo en el cual hay múltiples factores para tener en cuenta. Por tanto, es vital contar con un proveedor que acompañe a tu organización en todo momento. 

Curva de aprendizaje 

Incorporar una nueva plataforma en la gestión de la nómina necesita un periodo de aprendizaje por parte de tu equipo. Por tanto, será decisiva la tolerancia al cambio de las nuevas personas usuarias. 

Cómo elegir el mejor software de nóminas para tu empresa 

Para poder elegir el software más adecuado debemos tener presente que es necesario un proceso de autoconocimiento de las necesidades de nuestra organización de manera previa. Además, debemos tener en cuenta qué modalidad, SaaS u On Premise, es más beneficiosa. Finalmente, contar con un software que ofrezca una gestión integral es vital si el objetivo del cambio a un nuevo software es la optimización de procesos. 

¿Te gustaría obtener más información al respecto? ¡Contacta con nuestro personal experto! Con más de 40 años en la gestión de la nómina y los Recursos Humanos, Grupo Castilla puede ofrecerte el software que se adapte mejor a tus necesidades. ¿Hablamos? 


Un artículo de:
Olga Tomàs Gonzalvo
Content Specialist en Grupo Castilla

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