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Cómo gestionar y digitalizar las notas de gasto

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Publicado el 9 febrero, 2022

Realizar y gestionar una nota de gastos de manera manual conlleva una gran inversión de tiempo y dinero, tanto a la compañía como al personal empleado. Por este motivo, cada vez más compañías apuestan por soluciones que les permitan automatizar íntegramente el proceso, para poder ahorrar tiempo administrativo y evitar errores fruto de la gestión manual.    

Qué son las notas de gasto 

Las notas de gasto son un documento (digital o en papel) que permite a las personas empleadas contabilizar aquellos gastos que han efectuado en el marco de su actividad laboral. Los gastos más frecuentes en movilidad son: dietas, alojamiento y transporte 

En algunos de los casos, es la persona empleada quien pone el dinero de su bolsillo, por lo que, hasta que no completa la nota de gastos y el departamento de recursos humanos o administración no verifica la procedencia de los mismos, cotejando el importe con los tiques presentados, la compañía no podrá proceder a reembolsar el dinero.  

Este proceso implica que la persona empleada tenga que guardar todos los tiques y facturas recibidas de los gastos efectuados para poder presentarlos, además de custodiarlos durante mínimo 4 años, por si Hacienda los solicita. Esto puede dar pie a complicaciones de última hora como la pérdida de esta documentación o incluso su deterioración de la documentación.

¿Qué debe contener una nota de gastos?

Cada empresa puede tener sus propias especificaciones, pero hay algunos campos que por regla general deberán mostrarse en la nota de gastos: 

  • Nombre del proveedor. 
  • Concepto del importe. 
  • Importe total. 
  • Fecha del pago.  

¿Cuáles son los pasos a seguir en la realización y aprobación de una nota de gastos?

La persona empleada debe redactar la nota de gastos dejando constancia de cada uno de los gastos efectuados en relación con su actividad laboral. Una vez realizada la nota de gastos, el departamento de RRHH, Administración o un auditor externo debe comprobar la veracidad de estos gastos y que se ajusten a la política de gastos de la compañía 

Por último, cuando se da el visto bueno a cada uno de los gastos reportados, estos se deben incorporar a la contabilidad de la empresa, introduciendo cada importe en el sistema de gestión contable que la compañía utilice. Posteriormente, la empresa ya podrá devolver el importe total a su persona empleada.  

hombre gestionando gastos de empresa

Por qué debemos mejorar la gestión de las notas de gastos

Tradicionalmente, las notas de gastos se han realizado en papel o en un documento Excel, posibilitando un aumento del fraude interno (intencionado o no). El personal empleado, a la hora de rellenar esta nota de gastos, puede inflarla a propósito o bien equivocarse y apuntar un mismo importe dos veces o incluso confundir un número con otro; errores fáciles de cometer pero que pueden salirle muy caros a la empresa.  

Además, se establece que, de media, las personas empleadas tardan 20 minutos en completar solamente una nota de gastos, por no hablar del tiempo que invierte el departamento de personas en comprobar cada uno de los importes y en la incorporación de estos datos en los sistemas de gestión contable de la compañía y en las nóminas de la plantilla.  

Asimismo, uno de los puntos más importantes en todo este proceso es la comprobación de la política de gastos. El departamento administrativo o de RRHH debe verificar que todos los gastos emitidos se han efectuado de acuerdo con la política de gastos de la empresa. 

Son estos los principales motivos por los que cada vez más empresas se decantan por una solución que les permita digitalizar en su totalidad todo este proceso: desde el reporte del gasto hasta su contabilización y liquidación.

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Beneficios de la digitalización de las notas de gasto 

Una solución que automatice íntegramente el proceso de gestión de las notas de gasto, permitirá a la compañía contar con múltiples beneficios: 

  • Reducción de errores: Contar con una herramienta que digitalice la gestión de notas de gastos, logrará reducir errores que pueden producirse a la hora de teclear el importe de los gastos a mano, minimizando, a su vez, el fraude interno. 
  • Supervisión más ágil: Que el proceso de gestión de notas de gasto esté digitalizado permite a los responsables supervisar, aprobar y denegar un gasto con mayor agilidad, teniendo acceso a esta información en tiempo real.  
  • Cumplimiento de la política de gastos de empresa: Esta comprobación puede hacerse de forma mucho más eficiente con una solución que digitalice íntegramente el proceso de gestión de las notas de gasto, lo que permite detectar con mucha más facilidad y, al momento, aquellos gastos que no cumplen con la política de la compañía.  
  • Establecer límites de gasto: Una de las grandes ventajas que permiten las soluciones tecnológicas de gestión de notas de gastos es el hecho de establecer límites y restricciones por tipo de gasto, por lo que se tiene mucho más control y visibilidad de los pagos efectuados por los empleados.  
  • Disminución del tiempo administrativo: Que una herramienta digitalice todo el proceso de gestión de notas de gasto, permite al departamento de recursos humanos dedicar su jornada laboral a tareas y procesos que sean de más valor para la compañía.  
  • Integración: Las soluciones innovadoras de gestión de notas de gasto suelen poder integrarse con otros softwares de gestión (ERP, RRHH…) para poder maximizar la automatización de procesos.  

De esta manera, la compañía puede mejorar el rendimiento en la gestión de notas de gasto, reduciendo el fraude interno, y consiguiendo un pleno control y visibilidad en cada punto del proceso: desde el reporte y pago del gasto hasta la contabilización del importe y su introducción automática en la nómina del personal empleado.  

Cómo gestionar las notas de gasto con Epsilon RH y Tickelia  

Tickelia es una solución para la gestión de notas de gastos y viajes de empresa que logra automatizar todo este proceso prescindiendo del papel, de las tareas manuales, de las pérdidas de tiempo y de los posibles fraudes.  

Con Tickelia, el personal usuario puede reportar sencillamente cualquier tipo de gasto; solamente tiene que hacer una fotografía del tique y subirla a la App de la solución. De esta manera, el empleado no tendrá que teclear manualmente la información del gasto, ya que la tecnología OCR+ICR de Tickelia permite capturar hasta 18 campos del tique y cuenta, además, con la homologación de la Agencia Tributaria para que el usuario pueda deshacerse del original en papel.   

Asimismo, para maximizar la automatización de procesos, Tickelia se integra con Epsilon RH, una solución integral de nómina y RRHH, lo que permitirá digitalizar completamente el proceso de gestión y liquidación de gastos de empresa. 

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¿Cómo se integra Tickelia con Epsilon RH? 

Una vez el personal empleado ha reportado los gastos de empresa mediante la App de Tickelia, llegan los datos al departamento de recursos humanos para proceder a cerrar la liquidación de los mismos. En este momento, se establecen las equivalencias entre los tipos de gastos que figuran en Tickelia y los conceptos salariales en Epsilon RH.  

A continuación, se hace una importación de la liquidación de gastos vía webservice al buzón de incidencias de Epsilon RH, introduciendo las incidencias al personal trabajador. De modo que, cuando llega el momento de cerrar la nómina, las incidencias aparecen automáticamente en el recibo salarial, evitando la intervención manual por parte del departamento de RRHH o de Administración.  

De esta manera, la compañía puede automatizar íntegramente el proceso que va desde el reporte de gastos hasta la liquidación de estos importes en la nómina de la plantilla, prescindiendo de tareas manuales y de inversiones de tiempo innecesarias. 

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Un artículo de:
Gemma Mondéjar
Marketing junior en el departamento de Marketing de Inology

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