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Registro retributivo: ¿qué empresas están obligadas?

registro retributivo

Publicado el 30 junio, 2022

¿Te gustaría saber más sobre el Registro Retributivo? Descubre todos los detalles en este post

Si tu empresa está en pleno proceso de realización de un Plan de Igualdad o debe empezar, seguro que te han surgido dudas relacionadas con el registro retributivo. No te preocupes, a continuación, te explicamos todo lo que necesitas saber sobre ello. ¡Adelante con la lectura! 

¿Qué es el registro retributivo o salarial?  

Podríamos definir el registro retributivo o salarial como el documento o conjunto de documentos que, al menos, recojan los valores medios de los salarios, los complementos salariales y las percepciones extrasalariales de su plantilla, desagregados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor.

Este registro tiene como objetivo garantizar la transparencia en la configuración de las percepciones, de manera fiel y actualizada, y facilitar el acceso a la información retributiva de las empresas. Independientemente de su tamaño, mediante la elaboración documentada de los datos promediados y desglosados. 

La norma establece que un trabajo tendrá igual valor que otro cuando serán iguales: 

  • Las condiciones educativas, profesionales o de formación exigidas para su ejercicio. 
  • Los factores estrictamente relacionados con su desempeño. 
  • Las condiciones laborales en las que dichas actividades se llevan a cabo. 

El Estatuto de los Trabajadores establece que las personas trabajadoras tienen derecho a acceder, a través de la representación legal del personal empleado de la empresa, al registro salarial. Este principio de transparencia, cuando no exista dicha representación legal, se podrá ejercitar de forma directa.

Por tanto, en este caso la información a facilitar se limitará a las diferencias porcentuales que existieran en las retribuciones promediadas de hombres y mujeres, que también deberán estar desagregadas en atención a la naturaleza de la retribución y el sistema de clasificación aplicable. 

registro salarial

¿Qué trabajadores deben figurar en el registro retributivo?  

Deben aparecer en él todas y cada una de las personas que forman la plantilla de la empresa, independientemente de su tipo de contrato, antigüedad y jornada laboral; incluido el personal directivo y los altos cargos.  

Ahora bien, entre otros, pueden darse, determinados casos especiales que suelen dar lugar a dudas. Las resolvemos a continuación: 

DEBERÍAN FIGURAR: 

  • Los trabajadores que causen baja antes de final de año deben aparecer en el registro anual, de igual forma que el resto de la plantilla.  
  • Las personas con las que la empresa tenga una relación de carácter especial también deben figurar, con especial hincapié en el personal directivo.  

NO DEBERÍAN FIGURAR: 

  • Por el contrario, los socios de cooperativas no figuran en el registro retributivo, por tener una relación societaria con la cooperativa y no laboral.  
  • Y del mismo modo, los becarios y cualquier otro tipo de trabajador vinculado con la empresa por una relación no laboral tampoco deben aparecer en el documento. 

¿Cuáles son los plazos del registro retributivo?  

Las empresas tienen la obligación de elaborar el registro retributivo desde el 8 de marzo de 2019 y así mismo, tienen obligación de adaptar su contenido, desde el 14 de abril 2021, a lo previsto en el Real Decreto 902/2020, de 13 de octubre de 2020.  

El periodo temporal de referencia será con carácter general el año natural, sin perjuicio de las modificaciones que fuesen necesarias en caso de alteración sustancial de cualquiera de los elementos que integran el registro, de forma que se garantice la transparencia en la configuración de las percepciones, de manera fiel y actualizada. 

¿El Registro Salarial puede suponer unincumplimientode la RGPDUE? 

Como ya hemos señalado el sistema español de registro retributivo permite el acceso de la representación legal de las personas trabajadoras a la información retributiva desglosada y promediada en todas las empresas. 

La AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), en su guía ‘La protección de datos en el ámbito de las relaciones laborales’ de 18 demayode 2021, ha abordado el tema, indicando que el Registro Salarial es una obligación de carácter legal y, por lo tanto, el tratamiento de los datos no requiere del consentimiento delos trabajadoresy las trabajadoras.   

También indica que es un registro donde deben figurar datos disociados y no datos personales, ni tampoco información que permita identificar a una persona, pues en dicho registro no ha de constar el salario de cada persona trabajadora, sino los “valores medios”.

Por este motivo, no aplica la ejecución de los derechos ARCO por parte del personal empleado (derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición, mediante los que una persona física puede ejercer control sobre sus datos personales), pues no se produce un tratamiento de datos personales. 

En resumen, como regla general, no se tratan datos de carácter personal y no existe incumplimiento de la RGPDUE.

La pequeña empresa como excepción  

Ahora bien, puede ocurrir también que, en aquellas empresas u organizaciones con un reducido número de personas empleadas, al elaborar el registro salarial, se pueda identificar ese dato salarial de manera individual. Por lo tanto, la premisa del datodesasociadoya no se da y pasa a ser personal. 

En este caso, la AEPD también se manifiesta indicando que hay que tener en cuenta diversos aspectos y aplicar medidas de control. Por tanto, el registro salarial debe contar con las medidas de seguridad establecidas para el tratamiento de datos de carácter personal. Estas deben ser lasmedidas basadasen el análisis de riesgos conforme al RGPD. 

La persona empleadora en este caso sí debiera informar a la persona trabajadora del tratamiento de los datos para el registro salarial. 

Los representantes de los trabajadores estarían obligados a respectar la confidencialidad de dicha información. 

También se ha aconsejado en estos casos, eliminar el dato de salario promediado, que es individual, manteniendo los datos porcentuales en el registro, de igual manera que cuando se facilita el dato ante la solicitud individual de una persona empleada. Obviamente la justificación de la ausencia del dato deberá ser en base a la personalización del dato y al cumplimiento del RGPD.   

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¿Qué empresas están obligadas a disponer de registro retributivo?  

Todas las empresas conforme al artículo 28.2 del Estatuto de los Trabajadores, con independencia de su tamaño, están obligadas a elaborar un registro retributivo. Es indiferente que la empresa solo tenga personal de un único sexo, o solo esté compuesta de una única persona trabajadora.

Al personal laboral al servicio de las Administraciones Públicas le resultará de aplicación, respecto del registro retributivo, de acuerdo con las peculiaridades establecidas en su legislación específica. 

Por el contrario, las sociedades cooperativas solo están obligadas a contar con este documento si tienen trabajadores por cuenta ajena y solo se incluirá la información respectiva a estos.  

¿Cuántos registros deben crear las empresas con más de un centro de trabajo? 

La norma dicta que cada empresa debe tener su propio registro retributivo, por lo que es suficiente con un único registro. Aunque, de forma voluntaria, aquellas empresas en las que haya más de un centro de trabajo pueden elaborar uno por cada uno de los centros, según su criterio.  

¿Cuáles son las sanciones por no tener un registro salarial? 

Evidentemente, el incumpliendo de la legalidad conlleva sanciones. Así pues, si se detecta discriminación salarial por cuestión de género, se trataría de una infracción muy grave y la sanción podría alcanzar los 187.515 euros. 

Por otro lado, en caso de un incumplimiento formal de las obligaciones, se podrían aplicar multas de hasta 6.250 euros, ya que se trataría de una infracción grave. 

¿Te gustaría saber más sobre el registro retributivo? Descubre como desde Grupo Castilla, con un tándem perfecto entre tecnología y conocimiento, podemos acompañarte en el proceso para conseguir la Igualdad Retributiva de tu organización. Contacta con nuestro equipo especializado de Consultoría Estratégica y resolvemos todas tus dudas.  

  • Esta orientación es genérica, a título meramente informativo. No se han examinado antecedentes o documentos que pudieran hacer no idónea la respuesta. No debe sujetar sus actos a los criterios o plazos que se hayan expuesto sin la previa consideración y estudio de su caso particular por parte de personal profesional adecuado. Grupo Castilla y el equipo profesional que lo integran declina cualquier responsabilidad por la utilización que pueda hacerse de esta información. 

Un artículo de:
Juan Manuel Fernández
Abogado de la unidad de Talent Services

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