Te explicamos las claves de la ley, las sanciones por incumplimiento y las soluciones para implantar un sistema de control horario efectivo en 2026.
¿Sabías que el 30% de los trabajadores en España aún no registra su jornada por falta de una herramienta adecuada? Esta realidad cambiará definitivamente en 2026 con una nueva ley que impondrá la digitalización obligatoria de todos los sistemas de control horario. Aunque el registro es obligatorio desde 2019, alrededor del 35% de autónomos y pymes siguen usando papel u hojas de cálculo, métodos que quedarán expresamente prohibidos.
Como especialistas en tecnología y RRHH, en Grupo Castilla te ofrecemos una guía completa sobre las exigencias de esta ley. Te explicamos los requisitos técnicos que deberán cumplir los nuevos sistemas digitales y las graves sanciones por incumplimiento, que pueden alcanzar hasta 10.000€ por trabajador afectado.
¿Qué establece la nueva ley de control horario 2026?
La nueva ley de control horario introduce cambios sustanciales en la forma de registrar la jornada laboral en España. Esta normativa establece exigencias específicas que todas las organizaciones deberán cumplir.
Obligación universal sin excepciones
La nueva normativa afectará a todas las empresas españolas, independientemente de su tamaño o sector. Tanto pymes como grandes corporaciones deberán adaptarse a este nuevo marco regulatorio, sin que existan excepciones basadas en características específicas del negocio.
La obligación se extiende a la totalidad de personas trabajadoras, sin importar su categoría profesional o las características de su puesto. Las empresas deben implementar el registro para todo tipo de personal: móvil, comercial, temporal o en teletrabajo.
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Prohibición absoluta de métodos manuales
A partir de 2026, únicamente serán válidos los sistemas digitales de control horario. Los métodos tradicionales como firmas manuscritas, hojas de cálculo o registros en papel quedarán expresamente prohibidos. El objetivo es garantizar un registro objetivo, fiable y accesible que impida manipulaciones posteriores, asegurando la inalterabilidad y trazabilidad técnica de los datos.
Registro exhaustivo de la jornada completa
El sistema debe permitir el registro de la jornada de forma precisa, con la hora y minuto exactos de inicio y finalización de jornada. Debe incluir todas las pausas, tanto obligatorias como voluntarias, identificando de manera desagregada si las horas son ordinarias, extraordinarias o complementarias. Para el teletrabajo, será necesario distinguir entre trabajo presencial y a distancia y en todos los casos será obligatorio registrar posibles desplazamientos.
Transparencia total en tiempo real
Las personas trabajadoras podrán acceder inmediatamente a su registro y obtener una copia. La Inspección de Trabajo tendrá acceso remoto en tiempo real a estos datos, sin necesidad de preparación previa por parte de la empresa. Todos los registros deberán conservarse durante cuatro años, permaneciendo disponibles para trabajadores, representantes e inspección.
Tecnología
Una vez descartados los medios manuales, para cumplir con la normativa de registro horario es imprescindible el uso de apps, software, terminales en el centro de trabajo y, puntualmente (solo en casos aprobados), geolocalización.
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¿Qué requisitos deben cumplir los sistemas de control horario digital?
Los sistemas digitales de control horario deben cumplir estrictos requisitos técnicos para garantizar el cumplimiento efectivo de la nueva normativa. Estos estándares no solo aseguran la fiabilidad y validez legal de los registros, sino que protegen tanto a la empresa como a las personas trabajadoras.
Identificación única del trabajador
Cada sistema debe implementar mecanismos de autenticación inequívocos que identifiquen a cada persona trabajadora de manera individual. Las opciones válidas incluyen usuarios y contraseñas individuales, tokens digitales o identificación biométrica opcional.
La normativa es tajante: prohíbe expresamente las credenciales compartidas. Cada registro debe vincularse directamente a la identidad de quien ficha, evitando suplantaciones y garantizando la autenticidad de cada marcaje. Esta medida resulta fundamental para la validez legal de los datos.
Sellado temporal automático
El sello de tiempo debe generarse automáticamente por el servidor, nunca por el dispositivo local. Este requisito técnico documenta con precisión el momento exacto en que se inicia, pausa y finaliza la jornada laboral.
Una característica esencial es que el sistema debe funcionar sin conexión a internet, guardando los datos localmente y sincronizándolos automáticamente al recuperar la red. Esta funcionalidad resulta especialmente importante para trabajadores móviles o en ubicaciones con conectividad limitada.
Trazabilidad e inmutabilidad de los datos
La nueva ley introduce el principio de inmutabilidad, prohibiendo alteraciones sin rastro digital. Cualquier modificación posterior debe generar automáticamente un registro completo que documente:
- Quién realizó el cambio
- Cuándo se efectuó la modificación
- Qué valor se modificó
Este histórico completo de versiones debe conservarse junto al registro original durante cuatro años, proporcionando una trazabilidad absoluta de todos los cambios realizados.
Acceso remoto y exportación verificable
Los sistemas deben garantizar acceso telemático inmediato tanto a las personas trabajadoras como a la Inspección de Trabajo. La exportación de datos debe realizarse en formatos verificables (.pdf o .csv auditados), facilitando la generación de informes oficiales instantáneos cuando sean requeridos.
Esta capacidad de acceso remoto elimina la necesidad de preparación previa por parte de la empresa durante las inspecciones laborales.
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Cumplimiento con RGPD y LOPDGDD
El tratamiento de datos de control horario se basa en el cumplimiento de obligaciones legales (artículo 6.1.c del RGPD), sin requerir consentimiento adicional del trabajador. Los sistemas deben implementar:
- Cifrado de datos y control de accesos riguroso
- Almacenamiento en servidores ubicados dentro de la Unión Europea
- Recopilación limitada a la información estrictamente necesaria
La protección de datos personales debe equilibrarse con las obligaciones de registro, evitando usos indebidos o excesivos de la información recopilada.
Obligaciones clave para las empresas
La adaptación a la nueva normativa de control horario establece responsabilidades específicas para las empresas españolas. Conocerlas resulta esencial para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento normativo efectivo.
Implantar un sistema homologado
A partir de la entrada en vigor de la ley en 2026, todas las empresas deberán implementar sistemas digitales certificados que garanticen la inmutabilidad y trazabilidad del registro. Estos sistemas deben identificar unívocamente a cada persona trabajadora mediante usuario, PIN o tarjeta. Es obligatorio que el sistema funcione sin conexión, guardando datos localmente y sincronizándolos al recuperar la red.
Formar a la plantilla en su uso
Las organizaciones tienen la responsabilidad de informar y capacitar a su personal sobre el uso correcto del sistema de fichaje. Esto implica proporcionar instrucciones claras y formación específica, así como ofrecer un método accesible para todas las personas trabajadoras, incluidas aquellas sin acceso digital constante.
Registrar horas extra y su compensación
Una novedad importante es la obligación de reflejar todas las horas extraordinarias y especificar su compensación. El sistema debe indicar si cada hora extra se abona mediante retribución salarial o se compensa con descanso equivalente. La persona trabajadora deberá firmar electrónicamente esta compensación.
Conservar los datos durante 4 años
La normativa obliga a mantener los registros durante cuatro años en formato electrónico. Durante este período, los datos deben almacenarse de manera segura, cifrada y en servidores con sede en la Unión Europea.
Permitir acceso al personal y sus representantes
El sistema debe garantizar que cada persona trabajadora pueda consultar sus fichajes en cualquier momento. Los representantes legales podrán revisar los registros globales para verificar el cumplimiento colectivo.
Ventajas de implementar un sistema digital de control horario
Más allá del cumplimiento normativo, un sistema digital de control horario aporta beneficios estratégicos que optimizan la gestión empresarial y mejoran la eficiencia organizacional.
Cumplimiento normativo y reducción de sanciones
Un sistema digital facilita el cumplimiento normativo, ya que permite el acceso inmediato a la información durante inspecciones laborales. Se evitan las sanciones que pueden alcanzar hasta los 10.000 € por persona trabajadora afectada. La trazabilidad e inmutabilidad de los registros proporcionan seguridad jurídica ante posibles reclamaciones, convirtiéndose en evidencia verificable en caso de disputas laborales.
Optimización de turnos y recursos humanos
El análisis detallado de horas trabajadas permite optimizar la distribución de personal y ajustar flujos de trabajo. La visibilidad en tiempo real facilita identificar patrones de trabajo, momentos de mayor productividad y detectar solapamientos innecesarios. Los sistemas modernos permiten configurar turnos automáticos según disponibilidad y reglas de la empresa, reduciendo conflictos horarios y mejorando la planificación de plantilla.
Automatización de procesos administrativos
La integración con sistemas de nóminas elimina errores manuales y automatiza el cálculo salarial. El registro preciso de horas extraordinarias, complementos y ausencias facilita su procesamiento automático, liberando al departamento de RRHH de tareas repetitivas. Se reduce el tiempo dedicado a gestiones administrativas y se minimizan errores en los pagos.
Análisis de productividad y toma de decisiones
Los informes automáticos generados permiten visualizar claramente dónde se dedica el tiempo y dónde realizar mejoras. Este análisis ayuda a:
- Identificar tareas que absorben demasiado tiempo
- Detectar patrones de trabajo poco eficientes
- Redistribuir esfuerzos y ajustar plantillas para maximizar la productividad
- Disponer de datos objetivos sobre el tiempo trabajado facilita la toma de decisiones estratégicas en la gestión de personas y contribuye al crecimiento sostenible de la organización.
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Transparencia en la jornada laboral
Un control horario adecuado fomenta la transparencia en las relaciones laborales. Cuando existe un registro claro y preciso del tiempo trabajado, la confianza entre empresa y plantilla aumenta significativamente, ya que ambos tendrán constancia exacta de las horas dedicadas a la actividad profesional.
Esta transparencia reduce los posibles conflictos relacionados con el tiempo de trabajo y las compensaciones, creando un ambiente laboral más equilibrado y agradable.
Prevención de abusos y horas no pagadas
Según datos del Instituto Nacional de Estadística, en el primer trimestre de 2025, medio millón de personas trabajadoras en España no cobraron sus horas extraordinarias. La nueva ley busca acabar con estas «horas extra invisibles».
Un sistema de registro eficaz permite llevar un control preciso de las horas extras realizadas, asegurando que se compensen adecuadamente según lo establecido en los convenios laborales, garantizando que todas las horas trabajadas sean registradas y retribuidas.
Seguridad jurídica para empresa y plantilla
El registro horario actúa como evidencia ante posibles disputas laborales, protegiendo a la empresa ante reclamaciones infundadas. Para las personas trabajadoras, un registro preciso permite establecer la base retributiva para el cálculo de horas extraordinarias, evitando manipulaciones que podrían resultar en pagos insuficientes.
Además, no llevar un registro adecuado puede acarrear multas de entre 751 y 7.500 euros, así como posibles reclamaciones retroactivas de horas extra no registradas.
Sanciones por incumplimiento, ¿qué ocurre si la empresa no cumple?
¿Qué ocurre si tu empresa no cumple con la nueva normativa de control horario? Las consecuencias económicas y legales son significativas. La normativa establece un sistema de sanciones graduado en tres niveles según la gravedad del incumplimiento:
- Infracciones leves: por cometer errores menores en los registros o no facilitar información a las personas trabajadoras. Las multas pueden llegar hasta 750 euros.
- Infracciones graves: por ausencia de registro, uso de sistemas inadecuados o no computar horas extras. Las sanciones oscilan entre 751 y 7.500 euros.
- Infracciones muy graves: la manipulación deliberada, la falsificación de datos y el impago reiterado de horas extra pueden castigarse con multas de hasta 10.000 euros por persona trabajadora.
Una característica fundamental del régimen sancionador es que las multas se aplican por cada persona trabajadora afectada, no de forma global para la empresa, lo que multiplica exponencialmente el impacto económico, especialmente en organizaciones con plantillas numerosas o incumplimientos generalizados.
Prepárate antes de la entrada en vigor de la ley
La digitalización del control horario no es solo una obligación legal: representa una oportunidad para modernizar la gestión de personas en tu organización. Los sistemas digitales que exige la nueva normativa van más allá del simple cumplimiento. Ofrecen una visión completa del tiempo de trabajo que permite optimizar recursos, mejorar la planificación y, sobre todo, construir relaciones laborales más transparentes y justas.
La implementación efectiva de estas soluciones requiere planificación. No se trata únicamente de instalar un software, sino de adaptar procesos internos, formar a la plantilla y establecer nuevas rutinas que aprovechen al máximo las capacidades de estos sistemas.
¿Necesitas orientación sobre cómo implementar un sistema de control horario que optimice tu gestión de personas? En Grupo Castilla combinamos nuestro conocimiento especializado con soluciones tecnológicas avanzadas para ofrecerte el apoyo que necesitas. Nuestro equipo de experto puede ayudarte a diseñar e implementar una estrategia que no solo cumpla con la nueva legislación, sino que potencie la eficiencia de tu departamento de RRHH.
