Fichar en el trabajo: cuándo es obligatorio y cómo hacerlo 

El registro horario de las personas empleadas es una actividad esencial para cumplir con la legislación vigente, además de garantizar la transparencia y el cumplimiento de la jornada laboral. En este artículo, te explicamos la importancia de fichar en el trabajo, cuándo es obligatorio hacerlo y las diversas formas con las que puedes cumplir con la normativa de registro horario de la plantilla.

Ley acerca del registro horario de las personas empleadas  

La obligación de llevar un registro horario de las personas empleadas está regulada por el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo.  

En la normativa de registro de la jornada laboral se establece el deber de controlar y registrar las horas de entrada y salida de las personas empleadas en las empresas y del personal laboral de las Administraciones Públicas. El objetivo de reducir la precariedad laboral y evitar situaciones fraudulentas, especialmente en lo que se refiere a incumplimientos de la jornada y horas extra no remuneradas.   

¿En qué casos es obligatorio fichar en el trabajo?  

La legislación vigente estipula que deben fichar en el trabajo todas las personas trabajadoras de empresas que desarrollen sus actividades en el territorio nacional, así como las personas que trabajen en el extranjero para empresas españolas, con independencia de que sea a jornada completa o a jornada parcial.  

Lo mismo aplica, evidentemente, a las personas en situación de teletrabajo, ya sea de forma temporal o indefinida, y tanto si es a jornada completa como si es en un régimen mixto presencial y teletrabajo. En estos casos el fichaje debe hacerse mediante un software específico, que puede estar instalado en el equipo de trabajo, en la nube, de forma online o, incluso, mediante el teléfono móvil.

La responsabilidad de la persona empleada al fichar 

Si bien la empresa es la responsable última de implementar el sistema y conservar los registros, la persona empleada también tiene una serie de obligaciones y consecuencias derivadas de su interacción con el sistema de fichaje. Un uso correcto por parte de toda la plantilla es la clave para que el registro sea fiable y útil para ambas partes. 

En el contexto del fichaje de la jornada laboral, la persona empleada tiene la obligación de: 

• Utilizar el sistema de forma fiel y correcta, sin delegar esta tarea en otra persona de la plantilla. 

• Respetar las normas de uso establecidas, siguiendo los procedimientos internos de la empresa para el uso del sistema (por ejemplo, no compartir claves personales, proteger los dispositivos de fichaje, etc.). 

• No manipular o alterar los registros: cualquier acción destinada a falsificar la hora de entrada o salida constituye una falta grave. 

• Comunicar incidencias a su supervisor o al departamento de RRHH sobre cualquier incidencia técnica o error en el registro, para su corrección a tiempo. 

El incumplimiento de estas obligaciones por parte del trabajador puede ser considerado una falta, con diferentes grados de severidad, cuyas consecuencias pueden conllevar sanciones disciplinarias (incluyendo la posibilidad de despido) y alcanzar responsabilidades civiles o penales en casos extremos.  

Excepciones al registro horario 

Aunque la obligación del registro de jornada es general para todas las personas empleadas por cuenta ajena, la ley y la jurisprudencia han reconocido excepciones muy concretas, aunque es fundamental actuar con prudencia, ya que la presunción es siempre a favor del registro. 

• Alta dirección y puestos de confianza: no se refiere a cualquier puesto directivo, sino a aquellos que ejercen poderes propios de la titularidad de la empresa, con autonomía y sin subordinación, como miembros del consejo de administración o directores generales con poder de decisión estratégica. No afecta a mandos intermedios o jefaturas de departamento. 

• Personas con horario flexible y autónomo en la gestión de su jornada: para que sea aplicable, deben cumplirse simultáneamente estas condiciones: autonomía real (la persona empleada tiene libertad total para fijar su horario de entrada y salida), retribución acorde (su salario no está vinculado a las horas trabajadas, sino al cumplimiento de objetivos), ausencia de control directivo (la empresa no ejerce ningún control sobre su horario, solo sobre los resultados). 

• Personas empleadas a disposición: aquellas cuya jornada no es de presencia continuada, sino que permanecen en su domicilio o lugar determinado a la espera de una actuación profesional (ej., algunos guardias de seguridad, médicos de guardia) deben registrar el tiempo de actuación efectiva, no el de disponibilidad. 

Ten en cuenta que el teletrabajo no está exento, sino que el registro es igualmente obligatorio. En este caso, la recomendación es utilizar sistemas de control por actividad o resultados que respeten el derecho a la desconexión digital, pero la empresa debe poder justificar la jornada realizada. 

Por otro lado, en el caso de los viajes de trabajo, aunque no se registre la jornada de forma convencional, la empresa sí debe poder llevar un control de los periodos de trabajo efectivo durante el viaje, especialmente si se realizan fuera del horario laboral habitual. 

En estos casos, las app de fichaje en el teléfono móvil (siempre y cuando respeten la intimidad y la privacidad de la persona empleada), especialmente cuando tienen opciones de geolocalización, que permiten conocer la ubicación GPS desde la que se realiza el fichaje, algo fundamental en puestos con ruta, como comerciales y repartidores. 

Para evitar el uso directo de la ubicación GPS, una opción muy válida es instalar códigos QR físicos en ubicaciones fijas (vehículos de empresa, sedes de clientes, oficinas). El empleado escanea el QR para fichar, registrando la ubicación de forma indirecta y menos intrusiva. 

Cómo cumplir la normativa de registro horario de las personas trabajadoras  

Existen distintas formas de registrar el horario de entrada y salida de las personas empleadas y la empresa puede elegir una u otra en función de sus circunstancias y necesidades.  

Es fundamental que se garantice la conservación del archivo durante, al menos, los 4 años que marca el Estatuto de los Trabajadores. Aunque no se especifica un soporte concreto, la norma exige que sea accesible, inalterable y que permita su consulta y descarga.  

Asimismo, los registros deben ser inviolables y estar a disposición del personal empleado, de sus representantes sindicales y de la Inspección de Trabajo. El derecho de las personas empleadas a acceder a sus propios registros es fundamental y está amparado por la ley de protección de datos (RGPD y LOPDGDD) y por la propia normativa laboral, que establece que todas las personas tienen derecho a solicitar y obtener una copia de sus registros horarios personales.  

Esto puede hacerse mediante la vía habitual (un portal o aplicación que la empresa pone a disposición de su personal) o mediante la vía formal por escrito, dirigida al departamento de Recursos Humanos. En este caso, la empresa tiene un plazo de un mes para facilitar la información.   

Las personas empleadas tienen derecho a acceder a todos los datos que le conciernen: fechas, horas de entrada y salida, horas extra realizadas, descansos computados y cualquier incidencia registrada. 

¿Qué métodos de fichaje existen? 

Elegir la solución adecuada es clave para garantizar el cumplimiento legal, la eficiencia operativa y la satisfacción de las personas empleadas. Existen diversas tecnologías, cada una con sus ventajas y aplicaciones ideales. A continuación, te presentamos una clasificación de los métodos más utilizados. 

Sistemas de fichaje por biometría 

Estos sistemas identifican a la persona empleada mediante una característica física única, eliminando por completo fraudes como los fichajes entre compañeros. 

El fichaje con huella digital u otros sistemas biométricos, como el reconocimiento facial o de las venas de la mano, garantiza una identificación precisa de las personas empleadas. Es altamente fiable y difícil de manipular, aunque resulta poco apropiado en aquellas empresas en las que una parte importante de la plantilla no trabaja de forma presencial.   

Sin embargo, y de acuerdo con la nueva directriz de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), fichar con huella dactilar u otro sistema biométrico ha dejado de considerarse legal, al darse un “tratamiento de alto riesgo que incluye categorías especiales de datos”. Así lo establece en su Guía sobre la utilización de datos biométricos para el control de presencia y acceso. En su lugar, insta a utilizar métodos para fichar en el trabajo que sean menos invasivos, y que respeten la privacidad y la legalidad.   

Ante este nuevo escenario, interesa contar con terminales de fichaje duales, como los que ofrece Grupo Castilla, los cuales, más allá del registro biométrico, incorporan tarjetas NFC para poder seguir fichando con normalidad, en adaptación a la nueva normativa de la AEPD.    

Sistemas de fichaje con credencial 

En este tipo de sistemas, la persona empleada utiliza un objeto personal para identificarse ante el dispositivo de fichaje. 

Las tarjetas deslizantes o tarjetas magnéticas son una forma física y tangible de llevar a cabo el registro horario. Este método tradicional consiste en que las personas empleadas deslizan sus tarjetas en una máquina instalada en la entrada de la empresa para registrar su hora de llegada y salida. Además, pueden utilizarse tarjetas de proximidad o RFID, muy populares, rápidas y, además, permiten integrar otros accesos (como puertas), aunque conllevan el riesgo de que se pueda prestar o perder. 

Ambas están prácticamente en desuso hoy en día, porque se estropean con facilidad y han sido sustituidas por tarjetas NFC (contact-less), similares pero con mayor capacidad de almacenamiento de datos. 

Un sistema más sencillo de implementar y de bajo coste es el fichaje mediante código PIN personal, aunque en este caso el riesgo es la posibilidad de que la persona empleada comparta el código con otras personas de la plantilla y les permita fichar en su nombre. 

Sistemas de fichaje en sobremesa 

Estos métodos centralizan el registro de jornada directamente en el ordenador de cada persona empleada, eliminando la necesidad de hardware adicional y facilitando la integración con otras herramientas de gestión. 

Software de registro horario

Sirve tanto para personas que trabajan de forma presencial como para quienes teletrabajan: se trata de soluciones que permiten registrar las horas de entrada y salida de la plantilla. Además de permitir un registro horario eficiente, consistente y no manipulable. Si esta solución es SaaS (Software as a Service), ofrece mayor flexibilidad, accesibilidad 24/7 y seguridad al contar con una actualización constante.

Sistemas de fichaje móvil 

Este tipo de sistemas constituyen la solución más flexible para equipos que no trabajan en una sede fija. Con la creciente tendencia al teletrabajo, muchas empresas ponen a disposición de su personal la posibilidad de utilizar aplicaciones móviles para fichar en el trabajo, ya que estas cumplen con todos los requisitos que marca la ley: proporcionan información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori acerca de la jornada laboral de las personas empleadas. Además, facilitan el fichaje con geolocalización. 

Los métodos tradicionales basados en papel y sistemas mecánicos carecen de la seguridad, eficiencia y trazabilidad que exige la normativa actual y su uso conlleva riesgos operativos y legales, por lo que inevitablemente serán reemplazados por soluciones digitales. 

Excel de fichaje  

El uso de hojas de cálculo de Excel era una opción popular en empresas de tamaño pequeño para llevar un registro horario, ya que tampoco necesita de una gran infraestructura y permite una mayor organización y personalización frente a las hojas de firmas para adaptarse a las necesidades de la empresa. Sin embargo, cabe remarcar que, al poder ser manipulado fácilmente, deja de ser un método legal para registrar la jornada.   

Hoja de firmas   

El método tradicional de fichaje implica el uso de hojas de firmas, donde las personas empleadas registran manualmente su hora de entrada y salida. Un método que, también, incumple la normativa vigente.

Cómo implantar un sistema de fichaje en el trabajo paso a paso 

Implementar un sistema de control horario puede parecer una tarea compleja, pero con una metodología estructurada y el apoyo de expertos, el proceso es ágil, ordenado y minimiza las interrupciones en la actividad diaria. En Grupo Castilla te acompañamos en cada paso para garantizar el éxito desde el primer día. 

Fase 1: diagnóstico y planificación 

Esta fase comienza con un análisis inicial, en el que se debe estudiar la estructura de la empresa, los tipos de jornada, los centros de trabajo y los colectivos para recomendar la solución óptima.

A continuación, debe definirse un plan de implantación personalizado, en el que se defina un calendario con hitos claros, asignación de responsables y una estrategia de comunicación para la plantilla. 

Fase 2: configuración y personalización 

Una vez realizado el estudio previo, llega el momento de preparar el sistema, cuando debe configurarse la plataforma con todos los perfiles de personas empleadas, turnos, horarios y reglas de cálculo de horas extra. 

El siguiente paso es la realización de una prueba piloto controlada con un grupo reducido (por ejemplo, el departamento de RRHH) para verificar que todo funciona correctamente antes del despliegue general. 

Fase 3: formación y comunicación al personal 

Antes de generalizar el uso del nuevo sistema, es necesario comunicar a la plantilla la implementación, explicando sus beneficios y garantías, para fomentar una actitud positiva. Además, será necesario realizar formación práctica y específica adaptada a cada tipo de usuario: 

• Para personas empleadas: cómo y cuándo fichar, consultar registros y solucionar incidencias básicas. 

• Para managers y RRHH: cómo supervisar equipos, gestionar ausencias, validar partes de horas y generar informes. 

Fase 4: despliegue y soporte continuo 

Llega el momento crucial, la implantación definitiva del sistema según el plan establecido, con soporte técnico reforzado durante los primeros días para resolver cualquier duda al instante. 

Es recomendable contar con un canal de soporte dedicado, que además se encargue de las actualizaciones del sistema para garantizar su continuo cumplimiento legal. 

Para asegurarte de que todo transcurre sin errores importantes y el nuevo sistema se despliega de forma correcta, toma nota de las siguientes buenas prácticas: 

• Comunica siempre: transmite el sistema como una herramienta de transparencia y equidad, no solo de control. Esto es clave para la aceptación. 

• Designa una persona o departamento responsable del sistema que sea el punto de referencia para dudas internas. 

• Establece un protocolo de incidencias para que las personas empleadas reporten olvidos o errores (por ejemplo, mediante un formulario interno que quede registrado). 

• Audita periódicamente los informes de forma regular para detectar patrones o desviaciones y corregirlos a tiempo. 

• Evita el error clave, la falta de formación. Una persona empleada que no sabe usar el sistema, no lo usará bien. 

¿Qué debe cumplir un sistema de registro de jornada según la ley ?

La normativa vigente exige que el registro horario de la plantilla cumpla con una serie de requisitos concretos para que sea válido ante una inspección de trabajo y proteja los derechos de las personas empleadas. Una solución como el de Grupo Castilla está diseñada para garantizar el cumplimiento de todos ellos de forma automática y segura. 

• Identificación individual y veraz: el sistema debe permitir identificar de forma unívoca al trabajador que realiza el registro, evitando suplantaciones. 

• Registro de jornada diaria y real: debe reflejar con exactitud la hora de inicio y finalización de la jornada cada día, no solo el total de horas mensuales. Además, debe registrar la jornada real trabajada, incluyendo las horas extraordinarias, que se anotarán de forma separada y diferenciada. 

• Inmediatez y horario concreto: el registro debe realizarse en el momento mismo de la entrada y la salida.

• Accesibilidad y disponibilidad: la información debe ser accesible. Los representantes de las personas empleadas y estas mismas tienen derecho a consultar los registros.  

• Conservación durante 4 años: la empresa está obligada a guardar los registros horarios de los últimos cuatro años, a disposición de la Inspección de Trabajo, las personas empleadas y sus representantes. 

• Integridad e inalterabilidad: es crucial que los registros estén protegidos contra modificaciones, manipulaciones o falsificaciones, tanto por parte de la persona empleada como de la empresa.

Ventajas de los sistemas de control de fichaje  

La correcta implementación de un sistema de control de fichaje facilita el cumplimiento de la legislación vigente, como hemos podido leer anteriormente, y permite a la empresa conocer más y mejor a su plantilla, registrando las horas efectivas trabajadas por cada una de sus personas empleadas. Además, conlleva otras ventajas:   

Accesibilidad  

El acceso a los registros horarios desde cualquier lugar y en cualquier momento, lo que facilita la gestión de la información de las personas empleadas, incluyendo aquellas que trabajan fuera del centro principal de la empresa, como comerciales o transportistas, y las personas en situación de teletrabajo.   

Fiabilidad y precisión  

Los métodos de registro digital son altamente precisos y evitan la manipulación de las entradas y salidas, lo que contribuye a un mejor conocimiento de las horas de trabajo efectivas del personal.   

Flexibilidad y personalización  

La amplia variedad de sistemas para fichar en el trabajo existentes permite que las empresas puedan elegir cuál es que mejor se adapta a sus necesidades específicas, lo que a su vez genera una mayor flexibilidad en la gestión del tiempo laboral.   

Cumplimiento normativo  

El uso de sistemas de control de fichaje, si garantizan el cumplimiento de la legislación vigente, reducen el riesgo de sanciones.  

Optimización de recursos y productividad 

El fichaje de las personas empleadas y el análisis posterior del mismo proporciona datos objetivos para analizar la productividad real, distribuir las cargas de trabajo de forma equitativa e identificar posibles ineficiencias en los procesos. 

Integración con la nómina  

Se recomienda la integración de la solución de registro horario con la nómina para optimizar el proceso. Y más teniendo e cuenta los requerimientos de la nueva normativa sobre registro horario prevista para 2026.

Pero los sistemas de fichaje no solo conllevan ventajas para la empresa, sino que tienen consecuencias positivas para las personas empleadas: 

• Cumplimiento de los derechos laborales: la persona empleada tiene la seguridad de que se le paga por toda la jornada realizada, incluyendo las horas extra, y de que se respetan sus periodos de descanso legales. 

• Transparencia y certeza: dispone de una prueba objetiva de su horario real, lo que le protege frente a posibles abusos o malentendidos, al tiempo que fomenta una relación de confianza con la empresa. 

• Autogestión y acceso a la información: con un sistema digital, la persona empleada puede consultar sus registros en cualquier momento, llevar un control de su tiempo y gestionar sus ausencias o vacaciones de forma más sencilla. 

• Conciliación y ordenación del tiempo de trabajo: un registro claro ayuda a delimitar la jornada, facilitando la desconexión digital y contribuyendo a una mejor conciliación de la vida laboral y personal. 

• Seguridad jurídica: en caso de una inspección o disputa, el registro es la prueba más sólida para defender sus derechos. 

Sanciones por incumplimiento del registro horario 

La obligatoriedad del registro de la jornada no es una mera formalidad. Su incumplimiento, tanto por la falta de registro como por hacerlo de forma incorrecta o fraudulenta, conlleva sanciones económicas graves para la empresa, que se clasifican en función de la gravedad de la infracción. 

• Infracciones leves (hasta 625 €): por llevar el registro de forma irregular o con defectos de forma que no impliquen privación de derechos, o bien por no notificar a los representantes de los trabajadores la implementación del sistema (aunque este requisito ha sido objeto de debate jurisprudencial). 

• Infracciones graves (de 626 € a 6.250 €): por no tener implementado ningún sistema de registro horario (esta es la infracción más común y fácilmente detectable en una inspección); por la falta de conservación de los registros durante el período legal de 4 años o porque el sistema no permita conocer el horario concreto de inicio y fin de cada día. 

• Infracciones muy graves (de 6.251 € a 187.515 €): por la manipulación, falsificación o alteración de los registros para ocultar horas extra no pagadas; la obstrucción a la labor inspectora, negándose a facilitar los registros, o que el incumplimiento sea valorado como discriminación o vulneración de derechos fundamentales. 

Además, existen ciertas condiciones que, la  empresa, debe conocer. La primera de ellas es la presunción de veracidad, por la que si una persona empleada denuncia que realiza horas extras no registradas ni pagadas, y la empresa no puede presentar el registro, la autoridad laboral tenderá a dar por válidas las afirmaciones del empleado. La carga de la prueba recae sobre la empresa. 

Por otro lado, además de la multa por no registrar, la empresa se enfrentará a la obligación de abonar todas las horas extra no pagadas que se demuestren, con los intereses correspondientes. 

Finalmente, en el caso de contratas y subcontratas, la empresa principal puede ser responsable solidaria de las sanciones por el incumplimiento impuestas a sus contratistas. 

¿Qué sucede si mis personas empleadas se olvidan de fichar?  

Aunque la responsabilidad de fichar la entrada y salida del trabajo es de las personas empleadas, es la empresa quien debe conservar y dar cuenta de sus registros, por lo que será también quien enfrente posibles sanciones en el caso de olvidos recurrentes o incumplimiento de la obligación de fichar por parte de la plantilla. Ante una inspección de trabajo, la empresa puede enfrentarse a multas que oscilan entre los 60€ y los 187.515€ en función de la gravedad del incumplimiento.    

Por eso, nuestra recomendación es poner a disposición de la plantilla un sistema de fichaje cómodo y de fácil acceso, como la solución de registro horario de Grupo Castilla, que reduzca el riesgo de olvidos por parte del personal y las posibles sanciones por errores en el registro horario.   

Como ya hemos explicado, fichar en el trabajo es una práctica esencial para cumplir con la normativa laboral y garantizar la transparencia en la gestión del tiempo de las personas empleadas. Existen diversas opciones para llevar a cabo este registro, desde métodos tradicionales hasta soluciones tecnológicas avanzadas y la elección depende de las necesidades específicas de tu empresa, aunque la adopción de un software de registro horario como el que pone a tu disposición Grupo Castilla conlleva numerosas ventajas.    

Por qué la solución de registro horario de Grupo Castilla 

La solución de registro horario de Grupo Castilla te permite cumplir con la normativa de registro horario, ausencia y presencia, incorporando funcionalidades como las siguientes: 

• Configuración de calendarios laborales y workflows. 
• Registro de fichaje multicanal (geoposicionamiento, QR, tarjeta NFC…).
• Control de presencia e introducción y gestión de ausencias. 
• Gestión de incidencias y control de accesos. 

Además, se trata de una solución que se integra perfectamente con otras herramientas, como la solución de nómina y el Portal de la Persona Empleada de Grupo Castilla, favoreciendo la comunicación interna y el acceso a KPIs clave en RRHH con HR Analytics para analizar el absentismo y evaluar el desempeño. 

Un artículo de:
Redacción
Equipo de Marketing de Grupo Castilla

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