Gestionar correctamente las altas, bajas y modificaciones de personal en la Seguridad Social es una obligación legal que ninguna empresa puede pasar por alto. ¡No te pierdas este post donde te lo explicamos con detalle!
Contratar a una nueva persona empleada, comunicar una baja laboral o actualizar datos de un contrato son operaciones habituales en cualquier organización. Sin embargo, muchas empresas desconocen los detalles del procedimiento administrativo que las acompaña.
En este artículo explicamos paso a paso cómo rellenar cada apartado del modelo TA/2S, cuándo debe presentarse y qué opciones existen para automatizar este proceso mediante herramientas tecnológicas especializadas en gestión de Recursos Humanos.
¿Qué es el modelo TA/2S?
El modelo TA/2S constituye el formulario oficial que las empresas deben presentar ante la Tesorería General de la Seguridad Social para comunicar cualquier cambio en la situación laboral de las personas empleadas. Este documento forma parte del conjunto de modelos TA, que regulan los trámites de tesorería y afiliación al sistema de protección social.
Este modelo se aplica exclusivamente a personal por cuenta ajena o asimilado que esté encuadrado en el Régimen General de la Seguridad Social. Las personas empleadas autónomas deben utilizar un formulario diferente, el modelo TA.521, diseñado específicamente para el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos.
¿Para qué sirve este modelo?
El modelo TA/2S permite formalizar ante la Administración tres tipos de situaciones laborales diferentes. Cada una de ellas requiere aportar información específica y cumplir con plazos concretos de presentación.
En primer lugar, el modelo se utiliza para comunicar altas de personal. Cuando una empresa contrata a una nueva persona, debe incluir en el formulario la declaración de inicio de la relación laboral, los datos personales y profesionales completos, así como la información de la empresa contratante.
En segundo lugar, el documento sirve para notificar bajas laborales. Cuando finaliza una relación contractual, la empresa debe especificar la causa que motiva el cese y la fecha exacta en que se produce.
Finalmente, el modelo TA/2S también se emplea para comunicar variaciones en los datos de la plantilla. Estas modificaciones pueden referirse a cambios en la jornada laboral, transformaciones de contratos temporales en indefinidos, actualizaciones de categoría profesional o cualquier otro dato relevante.
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¿Quién debe presentar el TA/2S?
La responsabilidad de cumplimentar y presentar el modelo TA/2S recae sobre la empresa empleadora o, en su caso, las personas autónomas que contratan personal. El departamento de Recursos Humanos o la persona responsable de gestión laboral debe encargarse de recopilar toda la información necesaria y tramitar el documento dentro de los plazos legales establecidos.
No obstante, existen situaciones excepcionales en las que puede ser la propia persona empleada quien presente el modelo. En estos casos, debe utilizarse una variante específica del formulario, el modelo TA.2/T, que requiere que se explique detalladamente por qué se realiza personalmente el trámite.
¿Qué datos contiene el modelo?
Puesto que se utiliza para comunicar la información del personal a la Seguridad Social, el TA/2S debe incluir la información de la persona empleada a la que se refiere (nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social…), detalles delcontrato laboral y las posibles modificaciones sobre el mismo, datos de la empresa o autónomo que contrata y motivo de la presentación del formulario (alta, baja o variación de datos).
TA/2 simplificado vs otros modelos TA/2
Dentro del conjunto de modelos TA/2, existen diferentes versiones que se adaptan a situaciones específicas.
El modelo TA/2S estándar es el más utilizado, ya que sirve para comunicar altas, bajas y variaciones de datos en situaciones generales. Este formulario requiere completar cuatro casillas principales con información detallada sobre la persona empleada, la solicitud, la empresa y los datos laborales.
Por su parte, el modelo TA/2S simplificado se ha diseñado exclusivamente para notificar bajas laborales. Su principal ventaja radica en que solicita menos información que el modelo estándar, lo que agiliza el proceso cuando únicamente se necesita comunicar una finalización de contrato.
Existe también el modelo TA/2T, que se utiliza cuando es la propia persona empleada quien presenta la solicitud. Este formulario exige explicar de forma muy detallada las razones por las que no es la empresa quien realiza el trámite.
Para el colectivo específico de empleadas y empleados de hogar, la Seguridad Social ha habilitado el modelo TA2S-0138, que mantiene la misma estructura que el TA/2S estándar pero incorpora algunos campos adicionales adaptados a las particularidades de este régimen especial.
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Cómo se rellena el modelo TA/2S
El formulario TA/2S se estructura en cuatro bloques diferenciados que deben cumplimentarse con letras mayúsculas o a máquina. Es fundamental no realizar tachaduras ni correcciones que puedan invalidar el documento. Las casillas con fondo gris oscuro están reservadas para uso exclusivo de la Administración.
Datos del trabajador
La casilla 1 del modelo recoge la información personal de la persona empleada. Debe figurar el nombre completo, los apellidos, el número de afiliación a la Seguridad Social y la fecha de nacimiento.
En la subcasilla 1.1 se indica el grado de discapacidad cuando corresponda. La subcasilla 1.2 debe incluir el número del documento identificativo (DNI, NIE o pasaporte). Adicionalmente, en la subcasilla 1.3 puede anotarse un número de teléfono móvil para recibir confirmaciones por SMS.
Datos relativos a la solicitud
La casilla 2 requiere especificar el tipo de trámite que se está realizando. Se debe marcar con una X si se trata de un alta, una baja o una variación de datos, indicando al lado la fecha de efectos del cambio.
La casilla 2.1 solo se cumplimenta cuando el inicio o la finalización de una situación de inactividad comprende un mes natural completo o más. En la casilla 2.2 se especifica el motivo concreto del alta, la baja o la modificación mediante los códigos establecidos por la Seguridad Social.
Datos de la empresa solicitante
La casilla 3 recoge la información de la organización que presenta el modelo. Debe figurar el nombre o razón social completa de la empresa, el domicilio social y el Código de Cuenta de Cotización (CCC), que identifica de manera única a la empresa ante la Seguridad Social.
También debe indicarse el régimen o sistema especial al que pertenecerá la persona empleada. Aunque el modelo TA/2S se utiliza para el Régimen General, existen colectivos con regímenes especiales, como artistas o profesionales taurinos.
Datos laborales y de la Seguridad Social
La casilla 4 constituye el apartado más extenso del formulario. Aquí se detallan todos los aspectos relativos al contrato de trabajo. Los campos principales incluyen el tipo de contrato y su duración, el grupo de cotización según la categoría profesional, la jornada laboral en caso de contratos a tiempo parcial, y el convenio colectivo de aplicación.
También deben especificarse situaciones especiales como sustituciones de personal, exclusiones de cotización, bonificaciones aplicables o circunstancias particulares que afecten a la relación laboral (permisos de maternidad o paternidad, incapacidad temporal, excedencias, etc.).
Una vez completadas todas las casillas, el modelo debe ser firmado por la persona empleada cuando se trate de un alta y siempre por la representación de la empresa, acompañando la firma con el sello social.
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¿Cómo se presenta este modelo?
La presentación del modelo TA/2S debe realizarse de forma telemática a través del Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos), que permite el intercambio de información con la Seguridad Social de forma ágil y segura.
Para acceder al Sistema RED es necesario disponer de certificado digital, estar registrado en la plataforma Cl@ve o contar con un usuario y contraseña previamente establecidos.
Plazos de presentación
Los plazos para presentar el modelo TA/2S varían según el tipo de trámite. Para las altas de personal, el modelo debe presentarse antes del inicio de la relación laboral. La normativa permite realizar el trámite con hasta 60 días naturales de antelación.
En cambio, las bajas laborales y las variaciones de datos deben comunicarse en un plazo de tres días naturales desde que se produce la finalización de la relación laboral o desde que se hace efectiva la modificación.
¿Es obligatorio presentar el TA/2S?
La presentación del modelo TA/2S constituye una obligación legal para todas las empresas que contraten personal por cuenta ajena. El incumplimiento de esta obligación, ya sea por no presentar el modelo o por hacerlo fuera de plazo, puede acarrear sanciones económicas que oscilan entre los 3.126 y los 10.000 euros.
Además de las sanciones económicas, la falta de presentación del modelo genera inseguridad jurídica para la persona empleada, que no puede acceder a prestaciones como la asistencia sanitaria, las bajas por enfermedad o las prestaciones por desempleo.
