Descubre todo lo que necesitas saber sobre la obligación del registro de jornada: desde la última hora legislativa hasta la elección del sistema que evite sanciones y mejore la productividad.
Descubre todo lo que necesitas saber sobre la obligación del registro de jornada: desde la última hora legislativa hasta la elección del sistema que evite sanciones y mejore la productividad.
Aunque la nueva legislación sobre el control horario digital se encuentra todavía en tramitación, en este artículo te contamos cómo transformar este nuevo requisito legal en una oportunidad para optimizar procesos, proteger a tu empresa de sanciones que pueden ser realmente altas y fomentar un clima de transparencia y confianza.
¿Qué es el control horario digital y por qué es obligatorio?
La obligación del control horario digital encuentra su origen en el Real Decreto-Ley 8/2019, de 8 de marzo, una normativa que supuso un punto de inflexión en las relaciones laborales en España. Su aprobación respondió a una necesidad urgente: luchar contra la precariedad laboral y la opacidad en la gestión de la jornada.
Los objetivos clave de esta ley son fundamentales para entender su alcance:
- Transparencia: garantizar que tanto la empresa como las personas empleadas conozcan con exactitud las horas efectivamente trabajadas.
- Control de horas extra: poner freno a las horas extraordinarias no registradas y, por tanto, no remuneradas, una práctica que la ley buscaba erradicar.
- Seguridad jurídica: crear un marco claro que proteja los derechos de las personas empleadas y ofrezca certeza a las empresas sobre cómo cumplir, reduciendo conflictos y litigios.
En esencia, la norma convirtió el registro de la jornada en una herramienta de equilibrio, más allá de un simple trámite burocrático.
Última hora: ¿qué pasa con la nueva reforma digital?
Durante 2025, se anunció con fuerza una reforma del registro horario digital que prometía mayor trazabilidad, interoperabilidad de sistemas y un control más estricto. Sin embargo, la situación actual, a finales de año, es de paralización.
El proyecto se encuentra en un «punto muerto» debido a desavenencias técnicas entre ministerios, principalmente sobre aspectos críticos como la interoperabilidad de los sistemas (cómo se conectarán las diferentes plataformas con la Administración) y la seguridad de los datos en un posible acceso remoto de la Inspección de Trabajo. Esto hace que la entrada en vigor prevista para inicios de 2026 sea ahora muy incierta, pudiendo retrasarse incluso a 2027.
Inspección de Trabajo ya no acepta papel o Excel
Este retraso legislativo es, para muchas empresas, una trampa peligrosa. Es crucial entender que, aunque la nueva reforma esté paralizada, la ley actual (la de 2019) sigue plenamente vigente y en aplicación.
La Inspección de Trabajo no está esperando a la nueva norma para actuar. Su criterio, consolidado a través de numerosas actuaciones y respaldado por sentencias, es claro y estricto: exige sistemas de registro que sean «objetivos, fiables e inalterables». Este criterio penaliza directamente los métodos manuales.
Por ejemplo, un registro en papel es susceptible de pérdida, manipulación y carece de trazabilidad, es decir, una hoja firmada por toda la plantilla con la misma letra o con horarios idénticos día tras día carece de validez ante una inspección.
Por su parte, un archivo de Excel, que por su propia naturaleza es editable y sin un registro de cambios auditado, no garantiza la inalterabilidad. La Inspección considera que la empresa debe probar que esos datos no han sido modificados, una carga probatoria casi imposible de cumplir.
Confundir el retraso de la reforma con una licencia para no digitalizarse es, por tanto, el error más costoso que puede cometer una empresa hoy.
Requisitos legales del control horario
Para cumplir con la ley y superar con éxito una inspección, tu sistema de control horario debe satisfacer estos requisitos legales no negociables:
- Fiabilidad e inalterabilidad: el sistema debe proporcionar información «fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori», tal como exige el RDL 8/2019. Una vez registrado un fichaje, no debe poder ser alterado sin dejar un rastro o traza que identifique el cambio, el autor y el momento.
- Trazabilidad completa: es obligatorio el registro diario del horario concreto de inicio y finalización de la jornada. Además, aunque las pausas predeterminadas y globales no siempre requieren registro explícito, el sistema debe estar capacitado para registrar aquellas que no lo sean, ofreciendo una trazabilidad completa de la jornada efectiva.
- Conservación y acceso: los registros deben conservarse durante un mínimo de cuatro años y estar disponibles, de forma inmediata, para tres actores: la propia persona empleada, sus representantes legales o sindicales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
- Respeto a la privacidad (RGPD): el sistema debe garantizar la protección de datos personales. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sido tajante: el uso de datos biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial) para el mero control horario ya no se considera lícito, por existir alternativas menos invasivas. Su uso solo podría justificarse en entornos de seguridad extrema y como control de acceso, no de jornada.
- Información previa: la empresa tiene la obligación de informar a la plantilla con antelación sobre su jornada laboral concreta y sobre el sistema y procedimiento establecido para su registro.
- Registro de horas extra: debe existir un control mensual de las horas extraordinarias realizadas. Al final de cada mes, los representantes de las personas empleadas tiene derecho a acceder a este cómputo.
Tipos de sistemas de control horario: del papel a la nube
Elegir el sistema adecuado es la decisión operativa más importante que tendrás que tomar. Analizamos las opciones desde las más arriesgadas hasta las óptimas.
El papel y los libros de registro, además de ser poco eficientes y nada sostenibles, no garantizan la inviolabilidad exigida por ley. Su custodia y conservación durante 4 años son problemáticas y son el primer objetivo de sanción en una inspección.
Las hojas de Excel, aunque en apariencia sean un soporte digital, son fácilmente editables, sin trazabilidad de cambios. No superan el test de «inalterabilidad» y, por tanto, conllevan un riesgo alto de sanción igual que el papel.
Los lectores de tarjeta (NFC, con/sin PIN) y terminales / kioskos (tablets) son soluciones válidas para entornos 100% presenciales. Ofrecen más seguridad que el papel, aunque requieren realizar una inversión en hardware y no cubren las necesidades de teletrabajo.
Finalmente, los sistemas biométricos (huella, facial) han sido expresamente prohibidos para el control horario por considerarlos desproporcionados. Su uso puede acarrear graves sanciones por incumplimiento de la protección de datos, independientemente de la normativa laboral.
La mejor solución es, por tanto, utilizar un software que represente la solución más segura, eficiente y adaptada al presente, como el ofrecido por Grupo Castilla, permite:
- Fichar desde cualquier lugar y dispositivo (ordenador, móvil), por lo que es ideal para el teletrabajo, el trabajo híbrido y los y las personas empleadas móviles.
- Trazabilidad y seguridad total, ya que cada acción queda registrada con sello de tiempo y usuario.
- Integración nativa con la gestión de ausencias, vacaciones y, crucialmente, con la nómina.
- Geolocalización opcional y conforme al RGPD, útil para trabajos en campo, donde puede configurarse como un requisito solo en el momento de fichar, respetando la privacidad de la persona empleada.
Te interesa:
Cómo fichar en el trabajo con el móvil
Beneficios estratégicos del control horario digital: más allá del cumplimiento legal
Permite analizar cargas de trabajo y distribuir tareas de manera más equitativa y eficiente; elimina el tedioso trabajo manual de recopilar hojas, calcular horas extra y gestionar ausencias; minimiza el riesgo de sanciones por incumplimiento y de conflictos laborales derivados de discrepancias horarias, y facilita la organización de turnos, coberturas y planificación de proyectos con datos reales.
Por otro lado, es recomendable que el control horario esté integrado con la nómina. De hecho, la solución de control horario de Grupo Castilla se integra de manera nativa, asegurando que el salario corresponde exactamente a la jornada trabajada y actúa como una fuente de verdad incontestable, reduciendo conflictos y fomentando un clima de equidad.
Finalmente, para las personas empleadas, el nuevo registro horario permite que dispongan de un acceso inmediato a su registro, pudiendo verificar sus horas trabajadas y extras en cualquier momento; asegura que todas sus horas sean remuneradas; facilita el ejercicio del derecho a la desconexión digital, al quedar claramente delimitada la jornada, y facilita la autogestión, ya que estos sistemas suelen permitir la solicitud de vacaciones, ausencias o justificantes directamente desde la misma plataforma.
Te interesa:
Sistema de control de presencia: ventajas y beneficios
¿Se puede usar el control horario para medir el desempeño? Límites y buenas prácticas
Esta es una pregunta delicada y frecuente. La respuesta requiere matices y un enfoque responsable desde el área de RRHH.
Es fundamental distinguir entre productividad y control horario: este mide el cumplimiento de la jornada pactada (presencia), no la calidad del trabajo, la creatividad, el logro de objetivos o el trabajo en equipo. Una persona puede ser muy puntual y poco productiva, y viceversa.
Sin embargo, los datos del control horario sí pueden ser útiles como indicador contextual o de apoyo:
- Identificar patrones: detectar casos de absentismo o impuntualidad crónica no justificada que puedan requerir una conversación o actuación.
- Analizar distribución de la carga: en sistemas avanzados, si las personas empleadas asignan horas a proyectos, se puede analizar cómo se distribuye el esfuerzo entre tareas o clientes.
- Dato complementario: puede ser un punto de referencia dentro de un sistema de evaluación 360º más amplio, que incluya objetivos (OKRs/KPIs), evaluaciones de competencias y feedback.
Sanciones por incumplimiento: un riesgo real y muy costoso
Las sanciones, recogidas en la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), son elevadas y se clasifican por gravedad:
- Infracciones leves, como no informar adecuadamente sobre el sistema de registro: multas de 70 a 750 euros.
- Infracciones graves, como carecer de registro, tener un sistema invalidado como papel/Excel o no registrar las horas extra: multas de 751 a 7.500 euros. Esta es la sanción más común por no tener un sistema digital fiable.
- Infracciones muy graves, como superar el límite anual de 80 horas extra sin que ello derive en un cambio de contrato y no abonar las horas extra: multas de 7.501 hasta 225.018 euros.
Además, existe un riesgo adicional en materia de protección de datos. El uso de sistemas no seguros o la exposición indebida de registros (como una hoja de papel a la vista de todos) puede conllevar sanciones de la AEPD, independientes y adicionales a las laborales.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir usando papel o Excel mientras se aclara la reforma?
No. Es un riesgo altísimo. La Inspección aplica la ley actual y sanciona estos métodos por no ser fiables ni inalterables. La digitalización no puede esperar.
¿Cuánto tiempo debo guardar los registros?
Mínimo 4 años desde el momento de su creación. Deben estar accesibles durante todo ese periodo.
¿Qué pasa si un empleado se niega a fichar?
La responsabilidad última es siempre de la empresa. La negativa a fichar puede constituir una falta disciplinaria de la persona empleada, pero si la Inspección no encuentra registros, la sanción recaerá sobre la empresa. Se debe establecer un procedimiento claro, comunicarlo y actuar de forma escalonada (amonestación, sanción) ante negativas reiteradas.
¿Cómo se registran las pausas y el teletrabajo?
Para pausas no predeterminadas y para el teletrabajo, la solución óptima es un software en la nube. La persona empleada ficha su entrada, salida y pausas desde su ordenador o teléfono, con total trazabilidad. La geolocalización, si se usa, debe ser transparente y conforme al RGPD.
¿El sistema debe integrarse con la nómina?
No es un requisito legal explícito, pero es altamente recomendable por eficiencia y para garantizar la absoluta coherencia entre horas trabajadas y salario pagado. Es el camino hacia la excelencia en la gestión.
¿Puedo despedir a un empleado por no fichar?
La negativa continuada e injustificada a cumplir con una obligación contractual (fichar) puede ser considerada una falta grave. Sin embargo, se debe seguir un procedimiento disciplinario riguroso: comunicación por escrito de la obligación, amonestaciones previas y demostración de que la medida de despido es proporcional y justificada. Se recomienda siempre contar con asesoramiento legal especializado.
¿Te gustaría saber más información sobre cómo prepararte para el nuevo control horario digital? ¡Contacta con nuestro equipo experto sin compromiso! ¡Te ayudamos a implementar la opción que mejor se adapte a tus necesidades!
