¿Sabes cómo se calcula y aplica el complemento IT en una nómina? Te lo explicamos paso a paso para garantizar su correcto cálculo y evitar errores comunes.
Cuando una persona trabajadora se encuentra en situación de baja temporal por enfermedad o accidente, la prestación económica que percibe de la Seguridad Social puede no alcanzar su retribución habitual.
En estos casos, los complementos de Incapacidad Temporal (IT) constituyen una herramienta fundamental de protección económica que permite mantener el poder adquisitivo de la plantilla durante los períodos de incapacidad temporal.
Para los departamentos de recursos humanos, conocer en detalle el funcionamiento, cálculo y aplicación de estos complementos resulta imprescindible para garantizar tanto el cumplimiento normativo como el bienestar del equipo.
¿Qué es el complemento de incapacidad temporal?
El complemento de incapacidad temporal (IT) es una prestación económica adicional que las empresas abonan a la plantilla en situación de baja temporal y cuyo objetivo es cubrir la diferencia existente entre la prestación económica mínima garantizada por la Seguridad Social y el salario que la persona trabajadora percibía antes de la incapacidad.
De esta forma, se atenúa el impacto económico que supone una baja temporal, favoreciendo la recuperación de la persona trabajadora sin la presión adicional de una merma significativa en sus ingresos.
Este complemento no constituye una obligación legal establecida en el Estatuto de los Trabajadores ni en la Ley General de la Seguridad Social, sino que se trata de una mejora voluntaria que puede surgir por dos vías: mediante negociación colectiva (recogida en el convenio colectivo aplicable) o por decisión unilateral de la empresa, como beneficio adicional para su plantilla.
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Aspectos clave del complemento IT
Como ya hemos mencionado, el complemento IT sirve para complementar la prestación que recibe la persona trabajadora de baja médica y su origen está, o bien en el convenio colectivo o bien en una mejora voluntaria por parte de la empresa.
El cálculo del importe de este complemento se basa en la base reguladora del mes inmediatamente anterior al que se produce la baja y debe aparecer desglosado en la nómina de la persona que lo percibe.
En cuanto a su duración, pueden existir límites temporales de aplicación, independientes a la duración de la baja.
Diferencias del complemento según su origen
La naturaleza jurídica del complemento IT varía sustancialmente según su origen, lo que determina importantes consecuencias prácticas.
Cuando el complemento se establece mediante convenio colectivo de empresa, ya sea territorial o sectorial, adquiere carácter normativo y vinculante, por lo que la empresa está obligada a abonarlo en los términos exactos recogidos en el convenio, sin posibilidad de modificación unilateral.
El convenio debe especificar aspectos esenciales como el porcentaje a complementar, la duración máxima del complemento, el tipo de contingencia cubierta (común o profesional), y las condiciones para su percepción.
Por el contrario, cuando el complemento constituye una mejora voluntaria empresarial, carece de carácter normativo. La empresa decide libremente establecerlo como beneficio adicional, pero puede generar un derecho adquirido si se aplica de manera continuada y generalizada. En este caso, la empresa tiene mayor margen para modificar o suprimir el complemento, aunque debe respetar los derechos consolidados y los principios generales del derecho laboral.
Esta distinción cobra especial relevancia en situaciones de extinción de la relación laboral o modificación de condiciones, donde la jurisprudencia ha establecido criterios diferentes según el origen del complemento.
Cómo calcular el complemento de incapacidad temporal paso a paso
El cálculo del complemento IT requiere seguir un procedimiento sistemático que garantice la correcta aplicación de la normativa convencional. El primer paso consiste en obtener la base reguladora diaria. Para ello, se divide la base de cotización por contingencias comunes del mes anterior a la baja entre el número de días de dicho mes. Por ejemplo, si la base de cotización del mes anterior es de 2.100 euros y el mes tiene 30 días, la base reguladora diaria será de 70 euros.
El segundo paso implica determinar el porcentaje que abona la Seguridad Social según el tipo de contingencia y el número de días transcurridos. Habitualmente, las bajas se regulan de la siguiente forma:
| Contingencias comunes | Contingencias profesionales | |
|---|---|---|
| Días 1 al 3 | No hay prestación pública | 75% de la base reguladora desde el día siguiente al de la baja |
| Días 4 al 20 | La prestación es del 60% de la base reguladora | 75% de la base reguladora desde el día siguiente al de la baja |
| Día 21 en adelante | La prestación es del 75% de la base reguladora | 75% de la base reguladora desde el día siguiente al de la baja |
Si la persona trabajadora lleva 25 días de baja por enfermedad común, la Seguridad Social abona el 75% de la base reguladora desde el día veintiuno. En nuestro ejemplo, esto supone 52,50 euros diarios.
El tercer paso requiere consultar el convenio colectivo para determinar hasta qué porcentaje se complementa el salario. Supongamos que el convenio establece complementar hasta el 100% del salario a partir del día veintiuno. En este caso, la empresa debe abonar la diferencia entre el 100% (70 euros) y lo que paga la Seguridad Social (52,50 euros), lo que resulta en un complemento de 17,50 euros diarios.
Para calcular el importe total del complemento en la nómina, se multiplica el complemento diario por el número de días en que corresponde abonar dicho complemento. Si en el mes de nómina la persona trabajadora ha estado de baja durante 10 días con derecho a complemento, el importe total será de 175 euros.
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Cómo se refleja el complemento IT en la nómina
El complemento debe aparecer desglosado en la nómina de la persona trabajadora como concepto independiente, generalmente bajo denominaciones como «Complemento IT», «Complemento por Incapacidad Temporal» o «Complemento enfermedad». Esta separación permite identificar claramente la parte de la retribución que corresponde a la prestación de la Seguridad Social y la que aporta la empresa como complemento.
Un aspecto técnico relevante es que el complemento IT no cotiza a la Seguridad Social, dado que la persona trabajadora ya cotiza por el 100% de su base reguladora durante el período de incapacidad temporal. El complemento se considera una mejora de las prestaciones de Seguridad Social y, por tanto, está exento de cotización. Sin embargo, sí tributa a efectos del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF), por lo que se incluye en la base sujeta a retención.
Esta particularidad fiscal puede generar cierta confusión, ya que el complemento suma al bruto total de la nómina pero no incrementa la base de cotización del mes. Contar con un software de nómina facilita que se aplique correctamente este tratamiento diferenciado y evita posibles errores de cálculo con consecuencias negativas para la empresa y la persona empleada.
¿Quién abona el complemento IT?
La responsabilidad del pago del complemento IT recae exclusivamente sobre la empresa, independientemente de quién abone la prestación de incapacidad temporal de la Seguridad Social. Este es un aspecto que genera confusión frecuentemente, ya que la prestación de IT puede ser abonada mediante diferentes mecanismos.
En el caso de enfermedad común o accidente no laboral, la empresa abona la prestación mediante pago delegado desde el cuarto día hasta el decimoquinto día de baja. A partir del decimosexto día, la Seguridad Social o la mutua colaboradora asume el pago directo de la prestación. Sin embargo, el complemento IT establecido en convenio o por mejora voluntaria corre siempre a cargo de la empresa durante todo el período en que resulte aplicable.
Para accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, la mutua colaboradora con la Seguridad Social abona la prestación desde el día siguiente al accidente. La empresa solo asume el salario íntegro del día del accidente. No obstante, el complemento IT que pueda establecer el convenio colectivo será siempre responsabilidad de la empresa.
Este sistema de pagos debe reflejarse correctamente en la nómina, diferenciando claramente las prestaciones a cargo de la Seguridad Social o mutua y los complementos a cargo de la empresa.
Duración y límites temporales del complemento de incapacidad temporal
La duración del complemento IT constituye uno de los aspectos más variables de su regulación, ya que depende enteramente de lo establecido en el convenio colectivo o en la política empresarial cuando se trata de mejora voluntaria.
Algunos convenios establecen límites temporales expresos. Por ejemplo, pueden disponer que el complemento se abone durante un máximo de seis meses, doce meses o dieciocho meses desde el inicio de la baja, independientemente de que la incapacidad temporal se prolongue más allá de dicho período. Esta limitación temporal ofrece previsibilidad a la empresa sobre el coste máximo del complemento.
Otros convenios establecen límites anuales acumulativos. En estos casos, se fija un número máximo de días de complemento por año natural (por ejemplo, 60 o 90 días), independientemente del número de procesos de IT que sufra la persona trabajadora. Una vez agotado este límite, la empresa deja de abonar el complemento aunque se produzcan nuevas bajas durante el mismo año.
Existen también convenios que no establecen ninguna limitación temporal, disponiendo simplemente que el complemento se abonará «durante la situación de incapacidad temporal» o «mientras dure la baja». Esta fórmula genera mayores obligaciones para la empresa, que debe mantener el complemento incluso en bajas de muy larga duración.
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¿Qué ocurre con el complemento IT tras la extinción de la relación laboral?
Una de las cuestiones más complejas en materia de complementos IT se plantea cuando la relación laboral se extingue mientras la persona trabajadora se encuentra de baja con derecho a complemento. La doctrina jurisprudencial ha clarificado este aspecto mediante pronunciamientos relevantes.
La Sentencia del Tribunal Supremo 242/2020, de 12 de marzo, estableció un criterio fundamental: cuando el complemento IT proviene de un convenio colectivo que no establece limitación temporal alguna, la empresa debe continuar abonándolo aunque se extinga la relación laboral.
El razonamiento del Alto Tribunal señala que el complemento está vinculado a la situación de incapacidad temporal y no a la vigencia del contrato de trabajo. Por tanto, si el convenio dispone que se abonará «durante la incapacidad temporal» sin más precisiones, esta obligación subsiste aunque se produzca un despido u otra causa de extinción contractual.
Esta doctrina no es aplicable cuando el complemento constituye una mejora voluntaria empresarial vinculada al salario. En estos casos, la jurisprudencia menor ha considerado que, al extinguirse el contrato, cesa la obligación de abonar salario y, consecuentemente, también el complemento que lo mejora. La diferencia radica en la naturaleza del complemento: normativa (convenio) frente a contractual (mejora voluntaria).
Condiciones de retirada o suspensión del complemento
Aunque el complemento IT constituye un derecho de la persona trabajadora cuando está recogido en convenio colectivo, existen circunstancias específicas que pueden justificar su retirada o suspensión. El reconocimiento de una incapacidad permanente determina automáticamente el fin de la incapacidad temporal y, por tanto, del complemento asociado a esta situación. La persona trabajadora pasará a percibir la pensión correspondiente a su grado de incapacidad.
El fraude o simulación de enfermedad constituye otra causa justificada de retirada. Si se demuestra que la persona trabajadora ha falsificado documentos médicos o simulado una enfermedad inexistente, la empresa puede cesar el abono del complemento sin perjuicio de las acciones disciplinarias o legales que procedan.
El incumplimiento de obligaciones por parte de la persona trabajadora también puede motivar la suspensión del complemento. Por ejemplo, si no acude a reconocimientos médicos obligatorios, no sigue el tratamiento prescrito, o desarrolla actividades incompatibles con su situación de baja, la empresa puede suspender el complemento previa acreditación de estos incumplimientos.
La renegociación del convenio colectivo puede modificar o suprimir el complemento IT para el futuro, aunque debe respetarse el complemento devengado hasta la entrada en vigor del nuevo convenio.
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Errores frecuentes y cómo evitarlos
La gestión de los complementos IT presenta complejidades que pueden derivar en errores con consecuencias económicas y legales. Uno de los errores más frecuentes consiste en no verificar correctamente la existencia y alcance del complemento en el convenio colectivo aplicable. Algunas empresas asumen que no existe obligación de complementar cuando, en realidad, su convenio sectorial o territorial sí lo establece.
La aplicación de porcentajes incorrectos constituye otro error habitual. Algunos departamentos de recursos humanos calculan el complemento sobre bases erróneas o no ajustan los porcentajes a los tramos temporales establecidos en el convenio (primeros días, días intermedios, días finales de la baja).
La falta de diferenciación entre contingencias comunes y profesionales genera también errores significativos. Muchos convenios establecen condiciones distintas según el origen de la IT, y aplicar el mismo tratamiento a todas las bajas puede perjudicar tanto a la empresa (abonando complementos no debidos) como a la persona trabajadora (no abonando complementos a los que tiene derecho).
La no inclusión de las pagas extraordinarias en la base de cálculo del complemento cuando el convenio lo exige expresamente constituye un error que puede generar reclamaciones económicas importantes.
Cómo reclamar un complemento IT no abonado
Cuando una persona trabajadora considera que no se le ha abonado correctamente el complemento IT al que tiene derecho según convenio colectivo, dispone de mecanismos legales para reclamar estas cantidades. El primer paso debe ser siempre la reclamación directa a la empresa, mediante escrito en el que se fundamente el derecho al complemento, se especifiquen las cantidades no abonadas y se solicite su pago.
Si la empresa no atiende esta reclamación o la rechaza, la persona trabajadora puede presentar papeleta de conciliación ante el Servicio de Mediación, Arbitraje y Conciliación (SMAC) correspondiente. Este trámite es preceptivo y gratuito, permitiendo intentar un acuerdo antes de acudir a la vía judicial.
En caso de no alcanzarse acuerdo en conciliación, procede interponer demanda ante el Juzgado de lo Social competente. Es fundamental tener en cuenta el plazo de prescripción: las reclamaciones de cantidad en materia laboral prescriben al año desde que se pudieron reclamar. Por tanto, la persona trabajadora debe actuar con diligencia para no perder su derecho.
La documentación resulta esencial para prosperar en estas reclamaciones: convenio colectivo aplicable, nóminas del período reclamado, partes de baja y confirmación, y cualquier comunicación con la empresa sobre el complemento. Esta documentación permitirá acreditar tanto la existencia del derecho como la cuantía no abonada.
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