Registrar la jornada es obligatorio para toda empresa en España desde 2019. La herramienta elegida determina si ese registro se sostiene ante una inspección o se convierte en un problema de cumplimiento.
Todas las empresas que operan en España están obligadas a dejar constancia de las horas que trabaja su plantilla desde 2019. Ahora mismo, la decisión clave que deben tomar es cómo se va a gestionar el fichaje en el trabajo de su plantilla.
Antes de comparar herramientas conviene saber qué exige la ley y qué debe ofrecer un software de fichaje, para que la decisión se tome con criterio técnico.
Qué es un software de fichaje de personas empleadas y cómo funciona
Un software de fichaje para personas empleadas es una aplicación que registra de forma automática las horas de entrada y salida de cada persona trabajadora y guarda ese dato de manera segura y no manipulable. Sustituye a las hojas de papel y a los archivos de Excel por un sistema único, con el mismo formato para toda la plantilla y con trazabilidad completa.
La persona empleada marca el inicio y el fin de su jornada desde el móvil, el ordenador, un terminal o una tarjeta, y el sistema deja constancia con fecha y hora exactas. A partir de ahí, la herramienta calcula las horas trabajadas, detecta las horas extra y genera los informes exigibles ante una inspección.
Además del registro puro, la mayoría de soluciones añaden gestión de pausas, vacaciones y ausencias, planificación de turnos y, en las más completas, la conexión directa con la nómina.
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Comparativa: los mejores softwares de ficha de empleados en 2026
Estas son cuatro de las soluciones de gestión del tiempo más relevantes del mercado español. Cada una responde a un perfil de organización distinto, de modo que la comparación no consiste en identificar la mejor en abstracto, sino la que se ajusta al tamaño, a los convenios de aplicación y a los procesos de cada empresa.
| Software | Fuerte en | Ideal para |
|---|---|---|
| Grupo Castilla | Nómina (motor de nómina propio), gestión del tiempo y portal de la persona empleada integrado. | Empresa mediana y grande y administración pública. Con solvencia demostrada durante más de 45 años. |
| Factorial HR | Facilidad de uso. | Pymes que quieren un all-in-one sencillo |
| Sesame HR | Fichaje multidispositivo, turnos y tiempo real. | Organizaciones con turnos rotativos y varios centros de trabajo, habituales en distribución, hostelería y logística. |
| Bizneo HR | Amplio catálogo de módulos. | Departamentos de RRHH que prefieren componer su arquitectura de manera modular. |
Grupo Castilla
Una suite 360º que integra nómina, control horario, portal del empleado y gestión del talento, posicionándola como una opción de referencia cuando el cumplimiento normativo y la integración con la nómina son factores clave en la decisión.
Gracias a la política del dato único, el registro de jornada, las ausencias y la nómina quedan conectados sin duplicidades ni necesidad de exportar ficheros entre sistemas. Desde el portal Emplower, cada persona empleada gestiona su día a día: consulta su saldo, solicita días y hace seguimiento del estado de sus peticiones.
Factorial HR
Factorial destaca por su facilidad de uso, su imagen de marca y la amplitud de funciones, del fichaje a la gestión de vacaciones y documentos. No está integrada en nómina nativa, se integra con terceros.
Sesame HR
Sesame HR ofrece fichaje desde app, web o QR, con control en tiempo real de quién está activo, en pausa o en teletrabajo. Es una buena elección cuando la prioridad es la asistencia y los turnos, aunque la integración de nómina es básica y con terceros.
Bizneo HR
Bizneo HR es una suite modular con un amplio catálogo de módulos que permite una adaptación personalizada.
¿Es obligatorio fichar? La ley de registro horario en 2026
Registrar la jornada laboral es obligatorio en España para todas las empresas desde 2019, cuando entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019. La norma obliga a llevar un registro diario que incluya el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora.
¿Qué exige la ley hoy?
El registro debe ser fiable, objetivo y accesible, y la empresa tiene que conservarlo durante cuatro años a disposición de la plantilla, sus representantes y la Inspección de Trabajo.
La ley actual todavía admite papel, Excel o sistemas digitales, siempre que el método sea fiable y no manipulable, aunque en la práctica se sostienen mal ante una inspección, porque son fáciles de editar a posteriori.
La organización y la documentación del registro deben acordarse mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa y, en su defecto, corresponde a la empresa decidirlas previa consulta con la representación legal de las personas trabajadoras.
En organizaciones con comité de empresa o con varios convenios de aplicación, eso implica que el sistema elegido debe poder reflejar lo pactado en cada ámbito, en lugar de imponer un único modelo de jornada a toda la plantilla.
El registro de jornada en el sector público
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores alcanza a todo el personal laboral, incluido el que presta servicios en las administraciones públicas. El personal funcionario, en cambio, se rige por su propia normativa de jornada, de modo que un mismo organismo pueden convivir dos regímenes distintos dentro de la misma plantilla.
Las personas empleadas públicas deben registrar en el sistema de control horario de su centro todas las entradas y salidas, aunque pueden flexibilizar hasta una o dos horas del horario fijo por motivos de conciliación, con lo que el sistema no se limita a registrar: también debe distinguir qué parte de la jornada es fija, cuál es flexible y cómo se compensan los saldos a lo largo del periodo de cómputo.
Las comunidades autónomas y las entidades locales aprueban sus propias instrucciones de jornada, con calendarios, cómputos y permisos que varían de una administración a otra.
Una solución diseñada únicamente para el marco del Estatuto de los Trabajadores resulta insuficiente en cuanto entra en juego el personal funcionario, y obliga a mantener en paralelo un segundo sistema o una hoja de cálculo, que es precisamente lo que la norma persigue evitar.
¿En qué punto está la reforma del registro horario digital?
El Ministerio de Trabajo impulsa una reforma para que el registro pase a ser obligatoriamente digital, personal, no manipulable y accesible en tiempo real para la Inspección. Aunque los ministerios de Trabajo y Economía anunciaron en julio que retomaban la tramitación en septiembre, alcanzada esa fecha la reforma sigue sin estar en vigor.
Es decir, hoy sigue siendo válido cualquier sistema fiable, aunque el próximo cambio normativo posiblemente deje fuera el papel y la hoja de cálculo. Anticiparse con una solución digital evitará tener que cambiar de sistema con prisas cuando la reforma del registro horario digital se apruebe definitivamente.
No cumplir con el registro de jornada se considera una infracción grave y puede acarrear sanciones de entre 751 y 7.500 euros por infracción y centro de trabajo según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social; el borrador de reforma pretende que la sanción se aplique por cada persona afectada. Puedes revisar en detalle las obligaciones y multas de la ley de control horario antes de decidir.
Al elegir el método hay un límite legal: la AEPD considera la huella dactilar y otros datos biométricos como categoría especial de datos y ha restringido su uso para el simple control horario. Por eso las opciones recomendables pasan por la app, el PIN, el código QR o la tarjeta NFC, no por la huella.
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Métodos de fichaje: del móvil a la tarjeta NFC
Un buen software de fichaje no te obliga a un único método, sino que se adapta a cómo trabaja tu plantilla, tanto si está en oficina como en remoto o en movimiento. Estos son los métodos más habituales:
- App móvil con geolocalización: ideal para equipos en remoto o que se desplazan; registra dónde se ficha solo en el momento de marcar.
- Ordenador o navegador web: el más cómodo para puestos de oficina.
- Código QR: útil para fichar desde un punto común sin instalar nada.
- Tarjeta NFC: acercar la tarjeta a un lector, habitual en entornos industriales o de turnos.
- Terminal o reloj de marcaje: el sistema clásico para centros con mucho volumen de fichajes.
- PIN personal: una alternativa sencilla y respetuosa con la privacidad frente a la biometría.
Sobre la geolocalización, conviene recordar que el sistema solo registra la ubicación en el instante en que la persona ficha, nunca hace un seguimiento continuo, y requiere informar y contar con el consentimiento adecuado conforme al RGPD. Si buena parte de tu equipo trabaja fuera, merece la pena revisar cómo funciona el fichaje en el trabajo con el móvil.
Cómo elegir el mejor software de fichaje
Antes de comparar marcas, ten claros los criterios que de verdad importan a la hora de elegir. Estos son los que deberían pesar en tu decisión:
- Cumplimiento legal: registros no manipulables, conservación durante cuatro años y acceso para la Inspección.
- Multiconvenio y multicentro: capacidad de aplicar calendarios, cómputos y reglas de jornada distintos por convenio, centro o colectivo sin duplicar sistemas.
- Doble régimen laboral y funcionarial: en el sector público, la solución debe contemplar tanto el marco del Estatuto de los Trabajadores como la normativa de jornada aplicable al personal funcionario.
- Multidispositivo: que permita fichar desde varios métodos según el perfil de cada persona empleada.
- Gestión del tiempo completa: ausencias, vacaciones, turnos y horas extra en el mismo sitio.
- Informes para inspección: exportables y claros, con horas ordinarias y extraordinarias diferenciadas.
- Privacidad y RGPD: datos cifrados, servidores fiables y métodos de fichaje respetuosos con la normativa de protección de datos.
- Requisitos de contratación pública: conformidad con el Esquema Nacional de Seguridad (Real Decreto 311/2022) e inscripción en el Registro Oficial de Licitadores y Empresas Clasificadas del Sector Público, exigibles para contratar con una administración conforme a la Ley 9/2017 de Contratos del Sector Público.
- Soporte y escalabilidad: atención en castellano y una solución dimensionada para plantillas de cientos o miles de personas.
Sin embargo, el mayor ahorro llega cuando el fichaje no vive aislado. Si se integra con tu programa de nóminas y con el Portal de la Persona Empleada, las horas registradas alimentan directamente el cálculo de la nómina y cada persona consulta sus datos sin pasar por RRHH. Eso reduce errores y libera horas de gestión cada mes.
Grupo Castilla: fichaje integrado en una suite de RRHH con IA
Grupo Castilla lleva más de 45 años desarrollando software de RRHH en España y da servicio a más de 4.200 clientes. Nuestro software de control horario y presencia va integrado en una suite de RRHH completa.
En cuanto al fichaje en sí, admite todos los métodos anteriores, con o sin geolocalización. Y ese registro se integra directamente con el programa de nóminas, de modo que las horas trabajadas alimentan el cálculo salarial sin dobles introducciones de datos.
Al estar desarrollado en España, el sistema cumple el Real Decreto-ley 8/2019 y está preparado para la reforma del registro digital: registros inmutables, custodia durante cuatro años e interoperabilidad con la Inspección de Trabajo.
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