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La organización por procesos aplicada a RRHH como fórmula de éxito

Publicado el 28 noviembre, 2018

Antecedentes 

Considerado por séptimo año consecutivo el puerto más rentable de España, la Autoridad Portuaria de Cartagena (APC) es uno de los organismos públicos del sector portuario con mayor volumen de tráfico de mercancías en el ámbito nacional. En pleno auge de incremento de operadores de cruceros en el puerto cartaginés, con unos registros espléndidos en movimientos turísticos que, solo durante el año 2017, atrajeron a la ciudad millones de turistas procedentes de más de cien nacionalidades distintas, mantener la organización es un factor realmente complejo sin las herramientas necesarias.    

La entidad precisaba optimizar sus políticas de Recursos Humanos y, a su vez, asegurar en todo momento, el cumplimiento de las peculiaridades legislativas y organizativas del sector.

En primera instancia, detectaron una necesidad latente de cambio en relación con el proveedor de nómina, puesto que la herramienta estaba poco adaptada a las necesidades de un sector tan complejo como el portuario. Los diferentes procesos departamentales no estaban integrados ni automatizados, cosa que dificultaba el trabajo que, en muchos casos, se hacía manualmente.

Decididos a contemplar un cambio de proveedor, iniciaron una fase de benchmark en la que, aconsejados por otros puertos, conocieron a Grupo Castilla. La idea inicial era, solamente, cambiar la nómina. No obstante, después de analizar sus servicios y valorar la oferta presentada, se plantearon abordar un proyecto integral de RRHH.

Llegados a este punto, fueron varios los factores que influyeron en la decisión; así como la necesidad de abordar un cambio en el modelo de negocio, la digitalización de los procesos en la gestión de RR. HH. y un reenfoque estratégico en los puestos de trabajo. Además, se detectó que la gestión de los RR. HH. en la autoridad portuaria debía ir más allá de la gestión de nóminas, cosa que decantó la balanza, por la solución de Grupo Castilla, integrando en el mismo proyecto tanto la consultoría estratégica como la solución de software.

Solución

La respuesta a la problemática tenía nombre y apellidos: un cambio hacia una organización por procesos. Grupo Castilla detectó que, para completar la transformación del modelo de negocio, desde el negocio de los gráneles de mercancía genérica hacia los cruceros, no bastaba con integrar una nueva herramienta de trabajo en RRHH, sino que era necesario realizar una consultoría estratégica para rediseñar la organización de la APC, enfocándola hacia procesos.

evaluacion del desempeño

Para el correcto desarrollo y ejecución del nuevo organigrama por procesos, primero se desmenuzó cada uno de ellos, detallando sus funciones y tareas, que, posteriormente, se asignaron a cada unidad organizativa responsable. De hecho, basándose en este análisis, se identificaron dos grandes bloques funcionales: infraestructura y explotación. Cabe destacar que, en esta fase, el gran compromiso e implicación por parte del equipo directivo de la APC, fue clave para facilitar el proceso.

El siguiente paso, fue crear relaciones entre procesos, puesto que las áreas no podían seguir trabajando de manera independiente, con una organización funcional. Además, este aislamiento conllevaba una gran falta de comunicación entre departamentos. Se consensuó una fórmula entre Grupo Castilla y la APC, basada en la reagrupación de funciones y tareas en bloques funcionales para optimizar así las sinergias operativas potenciales, derivadas del trabajo colaborativo; concluyendo en una redefinición de los puestos de trabajo.

Finalmente, se evaluaron los perfiles de los empleados para determinar el ajuste persona-puesto, lo cual obligó a un análisis y mejora de las políticas de RR. HH. en materia de formación, carreras y empleabilidad.

Todas estas fases y tareas fueron gestionadas mediante la implantación de un software HCM, desplegando los módulos de nómina y del área de talento (control de presencia, portal del empleado, competencias y formación…).

Beneficios

Alfredo Fresneda, director de RR. HH. de la Autoridad Portuaria de Cartagena, afirma que “contar con un equipo de consultores de RR. HH. especializado en el sector portuario ha sido de gran ayuda para llevar a cabo la transformación deseada inicialmente”. En esta línea, en cuanto a beneficios tangibles obtenidos, se han registrado los siguientes:

  • Mejora de la comunicación, relación entre las personas y la colaboración interdepartamental, mediante la transformación y generación de valor.
  • Mejor adecuación de los trabajadores a sus puestos de trabajo, apostando por el desarrollo y las carreras profesionales. Digitalización y automatización de la operativa diaria mediante un software de gestión integral
  • Análisis de resultados en tiempo real mediante Cuadro de Mando (HR Analytics), consiguiendo una visión global de la organización.
  • Optimización de recursos, traduciéndose en una reducción de los costes operativos y de gestión.

“El beneficio no ha sido solo por el cambio de software, sino que, al ir acompañado de un servicio de consultoría de RR.HH. nos ha permitido empezar por un cambio de organigrama y una evaluación de los puestos de trabajo, consiguiendo un conocimiento de cada puesto y una mejora en la estructura organizativa”. Alfredo Fresneda, director de RRHH de la APC.

Factores claves del éxito

No hay nada que caiga del cielo y, mucho menos, el éxito. Por ello, el caso de la Autoridad Portuaria de Cartagena ha sido posible gracias a la combinación de dos factores determinantes; la predisposición y cambio de mentalidad, por parte de la organización, y el hecho de contar con un proveedor solvente en el que la ayuda, el soporte y la experiencia de Grupo Castilla han sido elementos clave para el éxito del proyecto.


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