¿Cómo gestionar de forma eficaz las vacaciones de los empleados?

Descubre cómo puedes gestionar las vacaciones del personal con facilidad y efectividad. ¡Te damos todas las claves en este post!

La administración de las vacaciones representa uno de los desafíos más complejos para los departamentos de Recursos Humanos: coordinar las ausencias de toda la plantilla, garantizar el cumplimiento normativo y mantener la operatividad del negocio requiere una estrategia bien definida acompañada de una solución de RRHH que optimice el proceso.

La ineficiencia en la gestión del equipo puede desencadenar tensiones que afectan al clima laboral. Es necesario invertir especial atención en periodos de alta demanda como verano o Navidad, cuando la mayoría del equipo desea disfrutar del descanso simultáneamente.

Este artículo ofrece una guía práctica para gestionar las vacaciones de forma eficiente. Abordaremos el marco legal vigente, los procedimientos de cálculo y asignación, las herramientas tecnológicas disponibles y las estrategias para diseñar políticas claras que equilibren las necesidades empresariales con los derechos de las .

¿Qué implica el control de las vacaciones?

Realizar adecuadamente el control de las vacaciones de una empresa implica gestionar de forma correcta los días libres de la plantilla, incluyendo la solicitud, la aprobación y el seguimiento, tanto de los días que ya se han disfrutado como de los que aún quedan pendientes.

La gestión adecuada de las vacaciones de las personas empleadas es tarea tanto de la empresa como de las personas interesadas. Por parte de la empresa, es recomendable:

• Planificar los periodos vacacionales con antelación, teniendo en cuenta las épocas de alta demanda, las necesidades operativas de la compañía y la carga de trabajo.
• Proporcionar a la plantilla y al departamento encargado las herramientas de seguimiento adecuadas para realizar el seguimiento de los días disfrutados y pendientes, con un software de RRHH específico que integre el registro horario digital. Además, teniendo en cuenta la previsión del cambio de normativa en 2026, se recomienda que la solución de RRHH con registro horario digital se integre con la nómina.
• Comunicar de forma adecuada el protocolo de solicitud, aprobación y los criterios de concesión de las vacaciones a toda la plantilla.

Además, las personas empleadas deben seguir ciertas buenas prácticas a la hora de solicitar las vacaciones, como conocer la política empresarial al respecto, pedir los días deseados con suficiente tiempo para permitir que la empresa reorganice el personal y el trabajo y asegurarse de recibir la confirmación necesaria por parte del departamento adecuado.

Beneficios del control de las vacaciones

Establecer una política de control y gestión de las vacaciones no solo introduce orden y claridad, sino que sienta las bases para una operación más fluida y previsible, aportando ventajas estratégicas a toda la organización.

Por parte de la empresa, el control de las vacaciones de la plantilla permite no solo cumplir con la legislación vigente en la materia, sino planificar de forma eficiente la carga de trabajo sin renunciar a la productividad.

Para las personas empleadas, disfrutar del descanso planificado ayuda a reducir el estrés y el cansancio, contribuyendo a aumentar tanto la productividad como la creatividad.

¿Qué errores son frecuentes en la gestión de vacaciones? 

Seguro que como responsable en gestión de personas, cada año te marcas como propósito mantener al día las vacaciones del personal, frente a las olas de peticiones puntuales. Sin embargo, es probable cometer errores.  

Una de las prácticas erróneas más frecuentes es, aunque parezca un oxímoron, la antelación excesiva. Debemos tener en cuenta que estamos hablando de vacaciones de personas empleadas con sus circunstancias personales, por lo que es fácil que haya cambios.  

Ante un escenario marcado por la fluctuación, nos quedan dos opciones: ser flexible al cambio manual y que se puedan producir fallos, o contar con una solución de registro y control horario  que asegure una óptima y precisa gestión de las modificaciones.  

Otro de los escollos en la búsqueda de la eficiencia del proceso es la duplicidad de tareas. Por tanto, debemos fijar unos procedimientos claros y eficientes de gestión donde estén implicados tanto las personas responsables como la plantilla solicitante de las vacaciones.  

Y finalmente, un error que, demasiadas veces, se trata de un handicap heredado más que de un error en sí mismo, es el uso de herramienta obsoletas. En este caso, se hace inminente apostar por la innovación que aporta una solución integral de gestión del tiempo para planificar las vacaciones con efectividad.  

¿Qué dice la ley acerca de las vacaciones?

Para saber cuál es el marco normativo en España al respecto, debemos remitirnos a la regla general Art. 38 del Estatuto de los Trabajadores que señala que deberán concederse como mínimo 30 días naturales de vacaciones a las personas empleadas en el período de un año. Por otro lado, se debe considerar lo que marque el convenio colectivo, sea sectorial, territorial o de empresa. 

De hecho, el periodo de disfrute se fijará de común acuerdo entre la persona empresaria y la persona empleada conforme con lo dispuesto en los convenios colectivos.

¿Qué excepciones y particularidades existen?

La aplicación de la normativa presenta situaciones específicas que requieren un tratamiento diferenciado.

• Finalización de contrato: cuando la relación laboral se extingue sin haber disfrutado la totalidad de las vacaciones, estas deben compensarse económicamente. El cálculo se realiza mediante la fórmula (Salario bruto mensual / 30) × días pendientes. Esta compensación se abona en el finiquito junto con las demás percepciones.
• Baja por maternidad o IT: si el periodo vacacional coincide con incapacidad temporal, maternidad, paternidad o lactancia, los días afectados no se computan como vacaciones. La persona empleada tiene derecho a disfrutarlas posteriormente, incluso tras finalizar el año natural, dentro de los 18 meses siguientes.
• Vacaciones no disfrutadas: con carácter general, las vacaciones deben disfrutarse durante el año natural en que se generan. Los días no disfrutados se pierden a 31 de diciembre, sin derecho a compensación económica ni traslado al ejercicio siguiente, salvo causa justificada ajena a la voluntad del trabajador.
• Impacto de los ERTE: en los ERTE de suspensión total, los periodos sin prestación de servicios no computan para vacaciones. En los ERTE de reducción de jornada, el devengo se produce proporcionalmente al tiempo efectivamente trabajado.

Diferencia entre días naturales y días laborables

La distinción entre días naturales y días laborables puede generar confusiones, aunque son conceptos muy diferentes: los días naturales incluyen todos los días del calendario, incorporando sábados, domingos y festivos.

Los 30 días naturales corresponden, aproximadamente, a 22 días laborables, aunque esta cifra puede variar según cómo se distribuyan los festivos. Los convenios colectivos pueden establecer el cómputo en días laborables, pero nunca en cuantía inferior a lo que resulte de convertir los 30 días naturales.

¿Puede una persona acumular sus vacaciones si no las gasta?

Por regla general, las vacaciones no son acumulables y deben disfrutarse en el periodo del año al que corresponden. No obstante, según el convenio colectivo, podría alargarse un poco más el tiempo, hasta principios del siguiente año. Asimismo, el Estatuto de los Trabajadores establece lo siguiente:

Cómo se calculan los días de vacaciones

El cálculo de las vacaciones se ajusta en función del tipo de jornada y características del puesto: 

• Personas a tiempo completo: les corresponde 30 días naturales o 22 días hábiles de vacaciones al año. O lo que es lo mismo: 2,5 o 1,8 días de vacaciones por mes trabajado, respectivamente.  
• Personas a tiempo parcial: tienen derecho a los mismos días de vacaciones que las personas empleadas a jornada completa.  
• Personas de fin de semana: tienen derecho a disfrutar de los mismos días de vacaciones, 30 días naturales (contando los sábados y los domingos).  
• Personal empleado público: dispone de 22 días hábiles de vacaciones anuales, o los que correspondan proporcionalmente en atención al tiempo trabajado.  

Cabe destacar que el cálculo puede variar en función de la fecha de incorporación. Es decir, si una persona empleada se incorpora en medio del año, por ejemplo, es necesario calcular cuántos días le corresponden. Para ello, hay que dividir los 30 o 22 días (según lo que establezca el convenio) entre los meses del año (12) y multiplicar el resultado por los meses que restan para finalizarlo. Así, por ejemplo, si la persona empieza a trabajar el 1 de abril, quedaría así:  

30/12*7= 17,5 días naturales de vacaciones. 

22/12*7= 12,8 días hábiles de vacaciones.   

*Si el resultado contiene decimales, se suele redondear al alza.  

Para facilitar este proceso tan variable, resulta muy útil digitalizarlo a través de un software de RRHH y, así, conseguir una gestión tan ágil como eficiente de los periodos vacacionales y las ausencias de la plantilla. 

Fórmula de cálculo para contratos inferiores al año

Las personas que no completan un año natural trabajado en la empresa también tienen derecho a vacaciones, de forma proporcional al tiempo que hayan trabajado. La fórmula es:

(Número de días trabajados × 30) / 365.

Por ejemplo, una persona que trabaja 3 meses completos (90 días):

(90 × 30) / 365 = 7,4 días, que se redondean a 7 días.

Alternativamente: 3 meses × 2,5 = 7,5 días.

Si trabaja de abril a diciembre (275 días):

 (275 × 30) / 365 = 22,6 días, redondeados a 23 días.

Derecho vacacional en contratos a tiempo parcial

Las personas con contratos a tiempo parcial disfrutan del mismo número de días que quienes trabajan a jornada completa: 30 días naturales independientemente de las horas contratadas.

La diferencia radica en la retribución durante las vacaciones, proporcional a la jornada. Si la jornada ha variado durante el año, la duración se mantiene en 30 días y el salario vacacional se ajusta al coeficiente medio del año.

¿Qué sistemas existen para la gestión de vacaciones de tus personas empleadas?

Debemos tener en cuenta que la gestión de vacaciones, lo idóneo es que se pueda realizar mediante una solución HCM que ofrezca la posibilidad del registro horario. De esta manera, se cumple con la normativa vigente y se optimiza todo el proceso.

A pesar de ello, todavía hay organizaciones que gestionan las vacaciones mediante sistemas hoy obsoletos como las plantillas de Excel.

¿Qué características debe tener un software de control de vacaciones?

La principal característica que debería tener es capacidad de adaptación. Es decir, que el software tenga la flexibilidad de poder ir creciendo en función de las necesidades de la organización y de la ampliación de la plantilla. 

Por otro lado, es importante que la herramienta escogida cumpla con unos estándares de accesibilidad. En este sentido, es importante que el sistema de control y gestión de vacaciones sea Cloud, ya que así se garantiza una disponibilidad 24/7. 

Para terminar, teniendo en cuenta el valor de la sincronización en la coordinación de los calendarios, un software de control horario también debería ofrecer una información 100% actualizada automáticamente, lo cual es más factible si se trata de un sistema alojado en la nube.

Ventajas de usar un software específico para la gestión de las vacaciones

• Optimización de la organización del personal. Contar con un software permite tener todo el proceso digitalizado y vinculado a una cadena de supervisión automática, lo cual minimiza la probabilidad de error. 
• Mejora del clima laboral. Una gestión de las vacaciones eficiente hace que la plantilla perciba un interés por el merecido descanso de las personas empleadas y que se visibilice como una gestión transparente. Casi como una consecuencia natural de esta ventaja, se consigue mejorar el ambiente de trabajo. Por tanto, es un proceso que conlleva muchas implicaciones y puede potenciar el compromiso laboral o erosionarlo. 
• Accesibilidad. Otra de las grandes ventajas, en este caso, más enfocada a los beneficios técnicos, es la alta disponibilidad. Es decir, la posibilidad de poder solicitar, revisar y gestionar de una manera sencilla las ausencias aporta tranquilidad y seguridad, tanto desde el punto de vista de la persona empleada como de la responsable. Mantener los datos y los tempos bajo control es una labor indispensable para conseguir una gestión de vacaciones eficiente.

Elementos clave del control de las vacaciones

Para llevar un control correcto de las vacaciones de las personas empleadas, se debe tener en cuenta:

• Conocimiento de la legislación vigente, desde el Estatuto de los Trabajadores, la norma fundamental, que fija la duración mínima de las vacaciones y la antelación con la que la empresa debe comunicarlas a la persona.
• Política de la empresa: además de las especificaciones legales, la empresa debe decidir el método de solicitud y aprobación de las vacaciones, cuáles son los periodos de alta demanda en los que no se pueden coger y cómo planificarlas para evitar problemas en el centro de trabajo.
• Solicitud y aprobación: la solicitud debe partir de la persona empleada y la empresa debe concederlas, siempre y cuando se cumplan los requisitos legales y la solicitud no interfiera con las necesidades de la empresa.
• Registro especial, incluyendo fecha en la que la persona comenzó a trabajar en la empresa, fecha de principio y fin de las vacaciones y días disfrutados y restantes en cada periodo.

La transformación digital ha revolucionado la gestión de las vacaciones. Las herramientas tecnológicas especializadas automatizan procesos, reducen la carga administrativa y mejoran la transparencia.

Software especializado en gestión de ausencias

Las plataformas especializadas, como la solución de registro horario de Grupo Castilla, incorporan funcionalidades diseñadas específicamente para administrar vacaciones, permisos y ausencias de forma integrada, permitiendo automatizar el flujo de aprobación de solicitudes, eliminando intercambios de correos y acelerando decisiones. La persona empleada presenta su solicitud mediante formulario digital, que se dirige automáticamente al responsable para validación.

Los calendarios compartidos en tiempo real ofrecen visibilidad sobre las ausencias planificadas, facilitando la coordinación y detectando conflictos de cobertura. El cálculo automático del saldo elimina errores y proporciona información actualizada.

Las capacidades de reporting permiten generar informes sobre el uso de vacaciones por departamento, detectar acumulaciones excesivas o identificar periodos de alta concentración de ausencias.

Integración con el resto de los procesos de Recursos Humanos

La gestión de vacaciones debe integrarse con otros procesos de RRHH para maximizar la eficiencia y garantizar coherencia en los datos.

La integración con el sistema de nóminas resulta esencial para el cálculo correcto de retribuciones durante las vacaciones y la liquidación de días no disfrutados. El traspaso automático elimina transcripciones manuales y reduce errores. La conexión con los sistemas de control horario permite verificar el tiempo efectivamente trabajado, base del cálculo proporcional.

La desconexión digital durante el periodo vacacional

El derecho a la desconexión digital durante las vacaciones, reconocido por la Ley Orgánica 3/2018, es esencial para garantizar el descanso efectivo de las personas empleadas.

Salvo situaciones excepcionales de urgencia justificada, la persona empleada no tiene obligación de atender llamadas, responder correos ni atender instrucciones de la empresa durante sus vacaciones.

La vulneración de este derecho puede acarrear sanciones de hasta 7.500 euros. Las organizaciones deben establecer protocolos efectivos: configurar mensajes automáticos de ausencia, comunicar las fechas con antelación a equipos y clientes y designar personas sustitutas para asuntos urgentes.

Es recomendable incluir en la política de vacaciones cláusulas específicas sobre desconexión digital, explicitando el compromiso de no contactar con personas en periodo de descanso.

Resolución de conflictos en la gestión de las vacaciones

A pesar de contar con políticas claras, pueden surgir conflictos. Disponer de mecanismos efectivos de resolución contribuye a mantener un clima laboral positivo incluso en el caso de que existan discrepancias entre la persona empleada y la empresa, o entre varias personas de la plantilla.

El primer nivel debe situarse en el diálogo directo entre la persona empleada y su responsable. Muchos desacuerdos se resuelven mediante comunicación abierta, buscando alternativas que satisfagan ambas partes.

Cuando el diálogo no prospera, la intervención del departamento de RRHH como mediador neutral puede facilitar el acuerdo. Si existe representación de las personas empleadas, pueden intervenir como interlocutores.

En última instancia, cuando no se alcanza acuerdo, la jurisdicción social debe dirimir la controversia. Los tribunales determinarán las fechas de disfrute y su decisión será ejecutiva.

La mejor estrategia es la prevención: políticas claras, comunicación interna transparente, aplicación coherente de criterios y sensibilización sobre la importancia del descanso minimizan las disputas antes de que ocurran.

En Grupo Castilla te ofrecemos la posibilidad de optimizar al máximo el control de las vacaciones. Con nuestra solución integral puedes acceder a funcionalidades como:

• Registro de fichaje multicanal.
• Configuración de calendarios y workflows.
• Gestión de la presencia efectiva. 
• Obtención de reportes sobre absentismo a través de la tecnología HR Analytics.

Además, nuestra solución permite integrar el control de presencia y ausencia con la gestión de la nómina y Emplower, el portal de la persona empleada de Grupo Castilla. 

¿Quieres agilizar la gestión de las vacaciones y ausencias en tu empresa? ¡Solicita una demo de nuestro software de control horario a nuestro personal experto! Agiliza la planificación de calendarios y cubre las posiciones con efectividad para favorecer la organización de tareas y mantener viva la productividad.

Un artículo de:
Redacción
Equipo de Marketing de Grupo Castilla

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