En el vibrante escenario de la educación superior, la Universidade da Coruña (UDC) se erige como un faro de conocimiento desde su fundación en 1989. Con sus campus situados en A Coruña y Ferrol, esta institución pública se compromete fervientemente con la generación, gestión y difusión de la cultura y el saber científico, tecnológico y profesional. Su esencia radica en el impulso de la investigación y la enseñanza como pilares fundamentales.
Desde 2005, la Universidad confía en Grupo Castilla para optimizar la gestión de su nómina y RRHH. Una colaboración que ha perdurado durante 19 años. Actualmente, con Epsilon RH, administran la nómina de 2.800 personas empleadas. Además, han fortalecido la gestión de personas gracias a las amplias funcionalidades ofrecidas por la solución.
Por qué Epsilon RH
En los primeros años de su fundación, la UDC contaba con una solución de RRHH muy antigua y la gestión externalizada de la nómina. En aquel momento detectaron que necesitaban una solución de gestión de personas actualizada y que respondiera a sus necesidades. Además, querían recuperar la gestión de la nómina in house con una solución integral.
En 2004 después de la experiencia fallida con otro proveedor y con un cambio de gobierno en la Universidad se apostó por la innovación, por Epsilon RH de Grupo Castilla.
“Fue decisivo que la empresa que hasta aquel momento se había ocupado de la externalización de la nómina terminó formando parte de Oesía, partner de Grupo Castilla. Entonces los mismos consultores, experimentados en la gestión de las particularidades de nuestra nómina, nos recomendaron Epsilon RH y creímos que, definitivamente, esto era una garantía”, explica Jesús Barreira, responsable del Área de Operaciones y Administración Electrónica del Servicio de Informática y Comunicaciones de la UDC. Además, Barreira añade: “gracias a la estrecha colaboración y profesionalidad del equipo de consultores de Grupo Castilla en enero de 2005 pudimos generar la primera nómina con la nueva solución”.
La flexibilidad, nuestra garantía
La Universidad es una administración muy compleja. Por una parte, consta de una plantilla clásica, basada en una RPT similar a una empresa privada o ayuntamiento, lo que se conoce como PAS (Personal de Administración y Servicios) formada por unas 800 personas empleadas. Por otra parte, existe el personal docente e investigador, con sus peculiaridades, que aúna 1.500 personas. “Epsilon RH, gracias a su flexibilidad, ha ayudado a la UDC a gestionar necesidades específicas fruto de la complejidad de la gestión de personas en la institución como pueden ser los quinquenios, sexenios y otros complementos autonómicos del personal docente”, explica Barreira.
Digitalización y optimización de procesos
Durante estos años Grupo Castilla y Epsilon RH ha acompañado a la UDC en su camino en la transformación digital y prueba de ello es la digitalización de la nómina. Además, Jesús Barreira, pone especial foco en el portal del empleado: “la gestión de ausencias generaba miles de papeles que después se tenían que mecanizar con el riesgo de posibles errores en el proceso”. Y añade: “en cambio ahora es un trámite que realizamos de manera 100% digital. Es un procedimiento desatendido que supone que la jerarquía de responsables pueda validar optimizando mucho el proceso. Para nosotros es una herramienta fundamental con la que realizamos el registro horario y gestionamos más de treinta tipos de ausencias.”
En relación con el nuevo portal del empleado Emplower e Grupo Castilla subraya que “el hecho de que sea web responsive y accesible desde varios dispositivos nos parece muy atractivo. Por tanto, estoy seguro de que, aunque el actual portal es muy robusto en cuanto a funcionalidades, ganaremos en usabilidad con la actualización.”
La integración a través de web services un plus competitivo
Lo que la UDC demanda cada vez más a sus proveedores es más APIs de servicios y menos soluciones a medida. “Preferimos tener la posibilidad de consultar la información de nuestros sistemas de información o hacer modificaciones sobre sus datos a partir de servicios web desde de webs más centralizadas de la universidad”, subraya Barreira.
Un ejemplo es el amplio catálogo de web services de Epsilon RH. “La capa de servicios la hemos utilizado sobre todo en sincronización de nuestros usuarios tanto para la autentificación como, lo que es más importante, la autorización”, remarca Barreira. Y añade: “tenemos, por ejemplo, automatizado el proceso por el cual cuando un usuario nuestro sale de un servicio de RRHH o entra en él, automáticamente se le asigna una serie de roles que le dan acceso a un perfil concreto dentro de Epsilon RH. Esto lo conseguimos gracias a los servicios web de alta y modificación de usuarios de la solución de Grupo Castilla”.
Un alto grado de satisfacción
Desde la UDC el acompañamiento y la expertise de los profesionales de Grupo Castilla ha sido un factor decisivo de confianza. Según Jesús Barreira: “estamos satisfechos con la solución por dos cuestiones. Por la propia herramienta y por el personal que está detrás de ella. Tanto a nivel técnico como a nivel de consultoría funcional, el grado de satisfacción es alto.”
Y es que el responsable de Operaciones y Administración Electrónica afirma que “sin duda recomendamos Epsilon RH de Grupo Castilla. Es una solución muy completa, que se adapta a las particularidades de cada administración. Es una herramienta fiable en la gestión de personas y, especialmente, en la gestión de la nómina. Tiene un buen rendimiento y no nos ha dado ningún gran problema. Además, es un producto estandarizado con lo que la implementación es más fácil y, en definitiva, viable”.
Desde Grupo Castilla contamos con un equipo que roza los 400 profesionales que acompañan a nuestros clientes en la consecución de sus objetivos, porque su satisfacción es nuestra prioridad.
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