¿Sabes que tus trabajadores emplean el 25% de su tiempo en reuniones? ¡Evítalo!

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¿Te acuerdas de cuando hablábamos de los ladrones del tiempo en este blog y de lo importante que era ser capaz de mantener sus conductas a raya? Las reuniones, junto al uso del Whatsapp y otras redes sociales, eran uno de los más peligrosos. Vale, estamos de acuerdo: en ocasiones son necesarias, pero ¿no tienes la sensación de que, a veces, se nos va de las manos? Según un estudio publicado recientemente por la compañía británica eShare, un trabajador dedica, a lo largo de su carrera laboral, un total de 11.470 horas para prepararse o reunirse con sus compañeros de trabajo y sus superiores. ¡Diez años! ¿De verdad es necesario dedicar el 25% del tiempo de trabajo a algo así?

Desde el Grupo Castilla creemos que no, pero además estamos convencidos de que la mayoría de las compañías no son conscientes del tiempo que pierden sus trabajadores en este tipo de encuentros. Si nos sigues desde hace tiempo, probablemente ya tengas implementado en tu organización un módulo de gestión del tiempo, con el que podrás saber –en apenas un minuto– las horas semanales que dedican tus empleados a reunirse. Para que puedas comparar con el resto de empresas, déjanos decirte que los trabajadores asisten, de media, a 3,7 reuniones cada semana, invirtiendo una hora y nueve minutos en la preparación de cada una de ellas y una hora y 22 minutos en la reunión propiamente dicha. ¿Se cumple la estadística con tus empleados?

Aunque las cifras fueran –ojalá– significativamente menores, ¡no te relajes! Tras realizar una extensa encuesta entre ejecutivos, la compañía de software colaborativo Atlassian asegura que el 91% de los trabajadores que acuden a una reunión reconocer estar distraídos durante una parte de la misma y el 73% aprovecha para hacer otras cosas en ella. Incluso el 39% se ha dormido en algún momento. Por eso, si revisas la política de reuniones de tu compañía seguro que detectas algún patrón repetitivo e innecesario. Eliminándolo conseguirás optimizar el rendimiento de tus empleados y, al mismo tiempo, hacerles sentir más liberados porque –según Atlassian– el 45% de los empleados se sienten agobiados con tantas reuniones semanales.

Para poner fin al problema, te damos algunas claves que te permitirán reducir la duración y la frecuencia de estas citas profesionales, así como hacerlas mucho más productivas. ¿Te atreves a ponerlas en marcha?

Reúnete única y exclusivamente cuando sea necesario

Olvídate de las reuniones semanales o diarias para poneros al día del trabajo porque, en la mayoría de los casos, no son necesarias. Piensa si realmente no puedes solucionar esos temas a través de una visita corta a la mesa de tus subordinados que no les obligue a abandonar su puesto de trabajo.

Colócalas al principio de la jornada

Muchas empresas dejan las reuniones para el final de la jornada laboral porque creen que hay mayores tiempos muertos en ella, pero lo cierto es que, a esas horas, los trabajadores están cansados y sólo piensan en irse a casa. Si quieres que las reuniones sean productivas, necesitas que los trabajadores estén concentrados porque, así, solucionaréis cualquier problema en menos tiempo.

Planifica el contenido

Las reuniones no son para improvisar. Tú y el resto de miembros que participen en ella deben llevar los temas preparados de antemano para poder llegar a un consenso más rápidamente y cumplir los tiempos marcados. Elaborar un documento con los temas a tratar y el orden de los mismos puede ayudar a la hora de evitar dispersiones. En base a ellos, calcula la duración de la reunión e intenta ceñirte a sus tiempos. Si lo prefieres, puedes dejar abierta la hora de salida, pero entonces debes fijar el fin de la reunión en base a unos objetivos.

Exige puntualidad

Aunque huyas de los horarios, el comienzo de la reunión tiene que estar muy claro y ser respetado por todos los trabajadores que participen en ella.