Principios y claves del Lean Time Management

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En Grupo Castilla ya te hemos hablado de lo peligrosas que son las distracciones y de la necesidad de plantar cara a los ladrones de tiempo con planificación y las adecuadas soluciones de RRHH, pero hoy queremos ir un paso más allá y adentrarnos en los principios que rigen el Lean Time Management, un innovador sistema de gestión del tiempo que suma adeptos día tras día. Conociendo a fondo su significado y sus propuestas, os permitirá ayudar a los empleados a recuperar el control y, así, mejorar sus tasas de productividad.

¿Qué es el Lean Time Management?

Estas tres palabras inglesas, que podríamos traducir como gestión eficaz del tiempo, hacen referencia al plan o proceso que una compañía puede poner en marcha para eliminar al máximo las pérdidas de tiempo de sus trabajadores, así como las acciones que no le generan valor. Identificadas estas distracciones, la empresa al completo, guiada desde el departamento de RRHH, puede empezar a focalizar su atención en las actividades y propuestas que aportan valor añadido.

Se ha puesto de moda en los últimos años, pero hay que reconocer que el Lean Time Management no es tan novedoso, se conoce desde hace tiempo como “Gestión Ajustada” y está basado, fundamentalmente, en la filosofía laboral del Just In Time (JIT), que apuesta por los principios de aumentar el valor y minimizar los esfuerzos. Hace ya muchos años que Toyota implantó un sistema de este tipo y desde entonces sirve de ejemplo para muchas compañías, de su sector y de otros, que quieren gestionar de manera más eficaz su tiempo y el de sus empleados.

Claves del Lean Time Management

Implantar un sistema de Lean Time Management en nuestra empresa puede ser más sencillo de lo que pensamos, siempre y cuando sigamos los siguientes pasos y tengamos paciencia a la hora de exigir resultados. Ya se sabe: los cambios organizacionales llevan su tiempo, pero si están bien hechos, siempre merecen la pena.

1. Identificar las acciones que consumen recursos y no aportan nada positivo a la empresa.

Como siempre, toda modificación comienza con una fase de observación y análisis de nuestro entorno. En este caso, se trata de conocer a fondo a nuestros trabajadores, saber qué hacen y cómo lo hacen para entender por qué dedicamos tanto tiempo a acciones que, a priori, requieren menos. Hay distintas herramientas de software de RRHH que pueden ayudarte a objetivar y cuantificar esta primera fase, dos aspectos fundamentales para poder involucrar a todos los trabajadores en el cambio.

2. Eliminar dichas distracciones, excluyéndolas de todos los procesos de trabajo de la empresa.

Una vez detectadas las fugas de tiempo, hay que pensar soluciones para combatirlas. De hecho, lo ideal sería encontrar la manera de convertir las acciones que restan valor en otras que suman. Por ejemplo, si en la fase de análisis detectamos que el uso de las redes sociales roba mucho tiempo a nuestros trabajadores, hay que intentar concienciarles de las consecuencias negativas que tiene para ellos estar enganchados a Facebook, Twitter e Instagram. Pero también aprovechar la coyuntura para fomentar un uso profesional de las mismas.

3. Comprobar resultados y practicar ajustes que vayan dinamizando nuestra nueva forma de actuar.

A veces, sobre el papel vemos claras las soluciones a nuestros problemas, pero una vez aplicadas nos damos cuenta de que no funcionan como nos gustaría. Es importante que, desde el primer momento, seamos conscientes de ese margen de error y que no nos obcequemos en implantar medidas que no surten el efecto deseado. Para saber si hemos acertado o no, lo deseable es esperar entre dos semanas y un mes antes de valorar los resultados y plantear posibles ajustes.

4. Continuar midiendo y ajustando hasta alcanzar los resultados deseados

Tener que hacer ajustes sobre ajustes una y otra vez no es un fracaso, sino todo lo contrario. Poco a poco, iremos conociendo mejor nuestra forma de trabajar y, con paciencia y esfuerzo, lograremos gestionar nuestro tiempo de una manera mucho más eficaz. Como decíamos al principio del artículo, la paciencia es clave. Y también la transparencia y la comunicación con los empleados, que deben ser parte activa del cambio desde el principio hasta el fin.