¿En qué perdemos el tiempo?

gestion del tiempo rrhh

Los temidos “ladrones de tiempo” se esconden en cualquier lugar, entre notificaciones de Whatsapp o avisos del email, y ponen en jaque la productividad de los trabajadores, que llegamos al final de nuestra jornada con la sensación de no haber aprovechado bien el tiempo. Muchas veces, ni siquiera nosotros mismos sabemos explicar por qué cada vez hay más trabajo acumulado sobre nuestras mesas. Y, así, es complicado encontrar soluciones para mejorar nuestro rendimiento.

Desde el departamento de Recursos Humanos podemos ayudar a retomar el control sobre el tiempo. Sin duda, es el recurso más valioso de los trabajadores y, por ende, también de la empresa, así que su gestión es clave a la hora de mejorar las tasas de productividad. Identificar qué comportamientos generan mayores pérdidas de concentración es el primer paso para reducirlas. Los últimos estudios sobre productividad en el trabajo demuestran que las principales distracciones durante la jornada laboral tienen que ver con las interrupciones, la navegación en internet, el uso del correo electrónico y las reuniones improductivas entre distintos departamentos.

Por eso, lo ideal es que, antes de tomar medidas para mejorar el rendimiento de la plantilla, dediques un tiempo a recopilar la mayor la información objetiva posible sobre los siguientes comportamientos:

• Número de interrupciones diarias a las que hacen frente los empleados.
• Horas que consumen delante del correo electrónico y franjas horarias más acusadas.
• Tiempo que emplean en la sala de reuniones a lo largo de una semana o un mes.

Con estos datos, te será sencillo identificar los principales “ladrones de tiempo” que acechan a los trabajadores de tu empresa, así como los momentos en los que su presencia es más notable. Una vez que tengas esta información, toca buscar medidas alternativas para combatir las principales distracciones. Pero ¡cuidado! no debes hacerlo solo. Cambiar hábitos y rutinas, tanto de los empleados como de una organización, requiere la colaboración de todas las partes.

Intenta motivar a la gente y hacerles partícipes de las nuevas medidas, no se trata de controlar su forma de trabajar, sino de darles las herramientas necesarias para que aprendan a gestionar de manera consciente el tiempo que pasan en el trabajo. Además, no olvides que tú también puedes mejorar tus niveles de concentración y rendimiento. 

Estas son las claves para conseguirlo:

1. Las tareas más difíciles, siempre las primeras.

Afrontar cuanto antes lo más complicado siempre trae consigo importantes beneficios, ya que al inicio de la jornada, tus niveles de concentración son mejores y tienes más energía.

2. Planifica el uso del correo electrónico.

En algunos puestos de trabajo se reciben muchos correos electrónicos a lo largo del día. Unos son más importantes que otros, pero todos hay que leerlos. Si no quieres pasarte el día consultando la bandeja de entrada de tu email, limita su uso y dedica unas horas concretas para consultarlo.

3. Desactiva las notificaciones del Smartphone.

No hace falta que apagues el teléfono, pero puedes silenciar las notificaciones de tus principales redes sociales para que los avisos no te distraigan y te hagan perder el hilo de lo que estabas haciendo.

4. Organiza tu día y tus prioridades.

Antes de empezar la jornada laboral, dedica unos minutos a organizar tu día e identificar las tareas más urgentes e importantes. Haz una lista de todo lo que debes hacer en función de su importancia y ve tachando las tareas completadas para que seas consciente de lo que has conseguido y de lo que te queda.

5. Reduce el número de reuniones.

Si eres tú el encargado de poner las reuniones de tu departamento, piensa cuáles son realmente n y busca alternativas para las demás. Gracias a la tecnología, cada día es más fácil trabajar en red con herramientas que fomentan el trabajo en equipo.